O mapeamento de processos hospitalares é um planejamento que visa estruturar o sistema da instituição, melhorando a qualidade de atendimento aos pacientes, aumentando a produtividade do corpo clínico, reduzindo a perda de tempo e dinheiro e diversos outros benefícios.
Mas, para que o mapeamento seja útil e traga tais vantagens, é fundamental que ele seja executado com eficiência e eficácia.
Certamente, isto é algo difícil, porque o sistema de saúde é complexo, são várias etapas que se interagem em cadeia. E o cenário se complica ainda mais se não houver uma visão clara de quem é o responsável por cada etapa, pois dificulta o encaixe das ações.
Por isso, a instituição deve saber quais são as boas práticas para realizar o mapeamento dos processos hospitalares de forma assertiva, confira a seguir 4 práticas fundamentais.
Conheça os processos da sua instituição
A princípio, para desenvolver o mapeamento de processos hospitalares, o primeiro passo é entender quais são as etapas do atendimento e como funcionam as atividades da instituição.
Por exemplo, atendimento, manutenção e limpeza, horário de funcionamento, práticas de precificação dos serviços, demanda, remédios disponíveis, entre outros.
Isso é importante porque ter uma visão ampla do negócio é a chave para conectar as demandas dos setores aos profissionais e, assim, reduzir custos.
Então, desenhe um mapa com o passo a passo dos processos.
Dessa forma, você vai conseguir ter mais clareza sobre o início e o fim de cada etapa, entendendo como elas se conectam. Além disso, estudar a jornada do paciente é fundamental para esta missão!
Identifique os responsáveis das etapas para fazer o mapeamento de processos hospitalares
Certamente, cada etapa tem um responsável pela organização das tarefas e coordenação das equipes, concorda comigo?
Sendo assim, esses profissionais precisam garantir que as atividades de cada etapa sejam executadas com maestria, zelando pelos bons resultados.
Portanto, você precisa saber quem está no comando de cada operação dos processos no seu hospital, clínica ou laboratório. E verificar com cada gestor quais são as atividades e determinar os prazos e o tempo de execução para cada tarefa.
Leia: O que é gestão hospitalar? veja as principais funções da gestão
Essa estratégia é importante para o mapeamento de processos hospitalares, porque permite melhorar a gestão do tempo, identificar os principais gargalos da sua instituição e entender os pontos fortes e fracos dos seus processos.
Entenda os riscos que afetam o seu atendimento
De fato, todo processo é passível de erros e falhas, isso é natural. Mas, o que é inadmissível, é não se prevenir aos riscos que podem afetar a qualidade e eficiência do atendimento, aumentar as glosas e outros problemas de gestão.
O mapeamento de processos hospitalares certamente é relevante para evitar esses e outros problemas, pois ele nos dá uma visão ampla sobre os processos da instituição, aumentando a comunicação entre setores e a capacidade de oferecer serviços melhores aos pacientes.
Sendo assim, você deve identificar os pontos fracos dos processos internos da sua instituição, entender as necessidades dos profissionais, estabelecer estratégias e trabalhar em conjunto com eles para realizar uma constante melhoria dos serviços no seu hospital, clínica ou laboratório.
Por isso, reveja periodicamente as práticas adotadas na instituição, avaliando o que atrapalha ou beneficia o tempo de atendimento.
Ao realizar o mapeamento de processos hospitalares verifique as necessidades da infraestrutura
A infraestrutura é crucial para que os profissionais desenvolvam um trabalho de qualidade. Portanto, ferramentas e equipamentos devem estar e ser adequados para o pleno desenvolvimento das suas atividades, logo requer que eles sejam checados com frequência.
Pois, os médicos, a equipe administrativa e os demais colaboradores precisam de materiais como cadeiras, macas, computadores e eletrônicos, mesas, etc. E o espaço físico também deve ser estruturado adequadamente para oferecer conforto aos pacientes.
Tudo isso deve constar no mapeamento de processos hospitalares. Caso contrário, os resultados para a receita da instituição e o conforto e experiência do paciente serão precários.
A infraestrutura faz parte dos processos hospitalares e não deve ser negligenciada. É preciso conferir sempre como está a demanda e disponibilidade dos materiais e equipamentos.
Certamente, isso não precisa ser feito manualmente, os avanços tecnológicos atualmente permitem que você realize esse controle por dispositivos IoT, inteligência artificial, big data e outros aparatos tecnológicos.
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Mas, tenha cuidado com a tecnologia implantada nos sistemas da sua instituição. É preciso garantir que os serviços tecnológicos sejam atualizados e coerentes às necessidades da instituição para conseguir tirar proveito da tecnologia em prol do seu negócio.
As tecnologias oferecem praticidade para os processos, facilitando o acesso a prontuários, resultados de exames e agendamento de consultas, por exemplo.
E para o mapeamento de processos hospitalares, inclusive, a adoção de softwares traz grandes benefícios, porque ajudam a acompanhar o que acontece nos ciclos das tarefas e aumentam o relacionamento entre as equipes.
Um sistema de gestão de escala, por exemplo, permite que os médicos e os gestores trabalhem em conjunto para desenvolver as agendas de atendimento. Como resultado, os buracos nas agendas diminuem, assim como os prejuízos para a instituição em termos financeiros.
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