De fato, a regra de Pareto quando aplicada a gestão de projetos, demonstra ser uma ferramenta essencial para aumentar a produtividade e obter melhores resultados. 

A lei de Pareto ou regra 80/20, estabelece uma relação estratégica entre causa e efeito, mostrando que 20% dos nossos esforços são responsáveis por 80% dos nossos resultados.

Desse modo, a regra de Pareto é uma importante ferramenta para otimizar o trabalho do gestor, e pode ser aplicada tanto no âmbito profissional quanto no pessoal.

Neste artigo você irá saber em detalhes sobre a regra 80/20, como o princípio de Pareto pode ser aplicado a gestão de negócios e muito mais, acompanhe.

O que é a regra de Pareto?

A princípio muitos acreditam, devido ao nome da ferramenta, que a regra de Pareto foi criada pelo economista, sociólogo e cientista político italiano Vilfredo Pareto.

Mas a lei de Pareto foi formalmente reconhecida em 1940 com os estudos do consultor de negócios e qualidade Joseph Moses Juran, que fez uso das observações de Pareto sobre distribuição de renda em seus trabalhos de gestão de qualidade.

As observações de Pareto em 1897 foram baseadas a partir de um cultivo de ervilhas, o italiano percebeu que apenas 20% das vagens produziam cerca de 80% das ervilhas.

Assim em 1906 Pareto também constatou que ⅘ das terras da itália pertenciam a ⅕ da população, ou seja, novamente o estudioso italiano notou esse padrão em suas observações.

Então, de acordo com as descobertas de Pareto em conjunto com os seus estudos, Juran criou a ferramenta que intitulou de Lei de Pareto, em homenagem ao italiano Vilfredo Pareto.

Portanto, a regra de Pareto afirma que 80% dos resultados tem relação com apenas 20% dos nossos esforços ou ainda que 80% dos problemas tem origem em 20% das causas.

O que chama a atenção na regra 80/20 é a universalidade de aplicações, isto é, a lei de Pareto pode ser usada em análises econômicas, gestão de projetos, aumento de produtividade, tomada de decisões etc. 

Obviamente estamos falando de uma situação ideal, dificilmente as coisas ocorrerão perfeitamente na prática, mas mesmo assim a regra de Pareto nos ajuda em relação a concentração e priorização de soluções para grandes problemas, direcionando o foco para um percentual menor de causas.

Qual a importância da regra de Pareto?

À primeira vista, o princípio de Pareto é muito útil em várias aplicações, tendo grande eficiência na tomada de decisões, pois a regra 80/20 permite avaliar as alternativas de uma decisão importante de forma segmentada.

Por exemplo, quando um gestor precisa tomar uma decisão e há muitas alternativas com consequências diversas, para aplicar a regra de Pareto ele pode listar tais alternativas, começando pelas que exercem maior impacto.

No entanto, a escolha de uma alternativa ou outra vai depender de qual delas é capaz de gerar 20% de esforço e proporcionar 80% dos resultados positivos de um projeto.

Assim, quando um gestor aplica a lei de Pareto ele consegue enxergar os caminhos que levam a uma boa decisão e priorizar a solução que mais se aproxima dos resultados que deseja alcançar, o que evita crises e ajuda a equipe a agir de forma mais assertiva.

Como funciona o princípio de Pareto na gestão de projetos?

Antes de mais nada, a regra 80/20 do princípio de Pareto funciona a partir da coleta de dados, a partir dos dados é possível identificar e metrificar em porcentagem as causas dos sucessos ou fracassos dos projetos.

Assim, em posse dos dados é interessante montar um gráfico em colunas no excel relacionando as causas no eixo horizontal X, a frequência das causas no eixo Y esquerdo e o percentual no eixo Y direito.

Essa análise é bastante importante, pois pode indicar para um gestor onde ele deve alocar os recursos e o esforço da sua equipe para solucionar 20% das causas dos problemas que estão gerando 80% dos resultados ruins.

Conforme o gestor for se habituando a trabalhar com a regra de Pareto, ele conseguirá identificar com mais facilidade as relações entre uma coisa e outra em um processo de gestão de projetos, permitindo que ele trabalhe o equilíbrio para melhorar os resultados dos projetos.

Como aplicar o princípio de Pareto 80/20 para o sucesso na gestão de projetos

A seguir veja 04 exemplos distintos sobre como aplicar o princípio de Pareto em sua empresa, a fim obter maiores lucros, aumentar a produtividade da equipe e fazer gestão dos riscos, confira.

1. 20% dos clientes são responsáveis por 80% da renda

Bem, quando uma renda alta vem de clientes selecionados, vale reavaliar o relacionamento com o restante da agenda, pois esses clientes não compradores podem ser mais trabalhados? Os resultados compensam os esforços?

De acordo com a regra de Pareto, se os esforços valerem os resultados, defina estratégias para estreitar laços com esses clientes e ampliar os negócios. 

Mas se os esforços não valerem a pena, talvez prospectar novos clientes e eliminar os que não tem potencial, talvez seja uma opção interessante.

2. 20% das tarefas representam 80% das prioridades

Primeiramente, ao elencar as tarefas do dia é provável que muitas delas sejam de baixa prioridade, enquanto que uma quantidade menor de atividades tem maior relevância.

Então mesmo que as tarefas mais prioritárias sejam menores em número e possam ser executadas com mais agilidade, é de suma importância executá-las na primeira hora do dia.

Porque tarefas prioritárias normalmente são atividades com alto impacto nos resultados e com grande potencial de atrapalhar todo o processo, por isso devem ser executadas de acordo com a sua relevância nos resultados.

3. 20% dos riscos possuem 80% de danos consideráveis

Sem dúvida todo projeto traz riscos em sua realização, mas é comum que alguns desses riscos tenham chances maiores que os outros de comprometer o processo. 

Em vista disso, é importante usar a regra de Pareto para definir quais esforços serão necessários para resolver essas questões, a fim de minimizar estes riscos, mas sem deixar de dar atenção aos demais riscos envolvidos no processo.

4. 20% dos itens do portfólio recebem 80% do investimento

Certamente toda empresa tem a sua esteira de produtos e/ou serviços que precisam ser trabalhados para alcançar o mercado. No entanto, de acordo com a prioridade (aceitação de mercado) apenas uma parcela desse portfólio recebe uma porcentagem maior de investimento.

Sendo assim, é possível que a falta de investimento em outros itens do portfólio, pode fazer com que uma organização perca oportunidades por não explorar estes outros produtos ou serviços em sua manga.

O mercado muda constantemente e o público também e se a sua empresa não souber qual é a aceitação de um produto ou serviço no mercado é provável que você esteja com uma mina de ouro guardada em um pote, é preciso avaliar sempre.

Porque mesmo que um produto ou serviço tenha sido jogado para escanteio, porque não deu certo em um dado momento, é preciso voltar e avaliá-lo constantemente, buscando fazer melhorias e testar a sua aceitação no mercado em vários períodos.

É assim que o processo de inovação acontece, um produto ou serviço é recusado diversas vezes até ser melhorado ao ponto de tornar-se um produto ou serviço disruptivo.

Cuidados ao adotar a regra de Pareto

Então como você pode ver, a regra de Pareto pode ser utilizada de diversas maneiras, mas é preciso cautela ao usá-la, pois os resultados podem não ser como o esperado, assim nem sempre a proporção 80/20 trará clareza necessária para tomar uma decisão importante.

Portanto tome cuidado para não confundir os seus 20% com os 20% do vizinho, essa dica aparentemente simples, é realmente eficaz por que norteia a busca por uma solução pautada em informações realistas e pertinentes a realidade da empresa.

Sem dúvida as melhores informações para uma organização obter clareza acerca de uma decisão que precisa ser tomada, são aquelas baseadas em sua própria realidade, seus históricos, análises e testes.

Porque são esses dados que deverão dar rumo às suas estratégias e apontar a melhor alternativa para uma decisão, pois cada empresa tem a sua característica, problemas e objetivos distintos.

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