A agenda médica é fundamental para o bom funcionamento de uma clínica ou consultório. O preenchimento das vagas e a organização de horários fazem com que tudo se encaminhe nesse ambiente. Por isso, a tarefa de montar a agenda do consultório deve ser realizada com cuidado.

Um gerenciamento desordenado das escalas médicas pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça. Alguns contextos possíveis são o paciente esperar demais, o médico se confundir com os horários e não aparecer, ter mais de um agendamento no mesmo horário ou ter horários vagos por falta de controle.

Você com certeza não vai querer encontrar um desses cenários no seu espaço, não é? Então confira a seguir as nossas dicas para montar uma agenda médica no seu consultório!

Conheça a rotina de trabalho

O primeiro ponto a ser analisado para determinar os horários da sua agenda é conhecer o ritmo de trabalho. Ao saber quanto tempo cada profissional leva para realizar os atendimentos, você consegue estruturar os agendamentos adequadamente, evitando esperas longas.

Imagine que um paciente demorou mais do que o previsto. Se os horários estiverem muito apertados, o ciclo de atendimentos se torna uma bola de neve e o trabalho se torna estressante para os médicos, que precisam acelerar o ritmo para diminuir exaltações.

Justamente por isso, a dica é agendar consultas com certo espaçamento entre elas, até para que o médico tenha tempo de respirar antes de iniciar uma nova consulta. O recomendado é estender 10 minutos além do tempo previsto para o próximo paciente.

A rotina também é importante em casos de médicos que atendem em outros institutos clínicos. Isso vai impactar nas jornadas dentro do consultório e disponibilidade para os pacientes.

Atente-se para o tipo de consulta nas agendas médicas

Ao elaborar a gestão de escala, você precisa levar em conta detalhes como as especialidades e o tipo de consulta. Essas informações são importantes para definir o tempo de atendimento, bem como as necessidades dos pacientes.

As primeiras consultas tendem a demorar mais, já que os pacientes chegam ao consultório com mais dúvidas e ainda começam a se alinhar com os procedimentos. Além disso, o médico precisa entender os sintomas apresentados.

Em relação às especialidades, analise não só a categoria médica, mas se a consulta é um atendimento simples ou se haverá realização de exames. Cada procedimento demanda um período específico dentro da clínica.

Vale se atentar também às tendências para a clínica do futuro, que vai permitir até atendimentos à distância para facilitar as escalas.

Verifique as confirmações das consultas

Para evitar buracos na agenda médica, é muito importante se certificar de que o paciente realmente vai comparecer à consulta. Você pode entrar em contato um dia antes para fazer a confirmação e, em caso de desistência, pode agir para cobrir a vaga com alguém que se interesse no horário.

Sua equipe pode entrar em contato manualmente, mas existem diversas tecnologias para facilitar a apuração, podendo enviar SMS ou lembretes digitais. As confirmações aperfeiçoam as agendas dos médicos, que podem organizar melhor os horários livres e realocar pacientes para preencher os buracos.

Consulte as tecnologias de escalas médicas

Montar sua agenda médica para consultório pode se tornar muito mais fácil quando você conta com as ferramentas adequadas para estruturar as escalas. Além de ajudar na confirmação dos pacientes, como citado anteriormente, você também consegue gerenciar os buracos com melhor visibilidade ao contar com plataformas e sistemas específicos para a tarefa.

As tecnologias de gestão de escalas ajudam a diminuir custos e a elevar o potencial de resultados do instituto médico, já que trazem soluções para reduzir os horários vagos nas agendas. Outra vantagem é que permitem visualizar as agendas de qualquer lugar, tendo acesso aos dados a qualquer momento.

Os próprios médicos conseguem gerenciar as escalas e se prontificar a preencher as vagas livres, deixando menos espaços livres e, consequentemente, gerando mais renda para a instituição.

Com essas nossas dicas para montar sua agenda médica para consultório, os resultados serão muito mais satisfatórios. Não deixe de conferir também como melhorar o controle da contabilidade hospitalar!

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