Quais são os principais gargalos na logística hospitalar?

A logística hospitalar afeta todos os setores da instituição

Imagine a seguinte situação: você vai a um hospital, realiza os exames e precisa fazer um tratamento específico. Só que a instituição não tem os medicamentos necessários porque o gestor não se atentou para a logística hospitalar. Então, os remédios ficam em falta e você, como paciente, sai frustrado do atendimento.

Se você não tem o hábito de acompanhar todos os processos da sua instituição, pode acreditar — esse tipo de situação é mais frequente do que você imagina! É muito comum a administração priorizar outras atividades do setor, abrindo espaço para o surgimento de verdadeiros gargalos no controle de medicamentos e outros itens essenciais para o bom funcionamento do sistema.

A logística hospitalar é responsável não só pelo estoque de remédios, mas também pela administração de todos os recursos, como maquinários, finanças, pessoas e informações gerais. Ela deve organizar, coordenar e planejar todas as atividades operadas internamente, garantindo a qualidade no atendimento.

Você sabe quais são os desafios que a má administração desse processo precisa superar? Confira a seguir os principais problemas gerados pela falta de controle da logística hospitalar.

Falta de remédios e itens hospitalares

Já citamos este tipo de gargalo da logística hospitalar no começo deste artigo. Ele se destaca porque, quando pensamos nas atividades do setor, remédios e equipamentos são itens fundamentais em uma instituição de saúde.

Principalmente em casos de urgência e emergência, as operações e cirurgias precisam de medicamentos e suprimentos de saúde como anestesias, seringas, vacinas e muito mais produtos que auxiliam nos cuidados com o paciente. Sem eles, a maioria dos serviços hospitalares se torna inviável.

A logística precisa estar atenta em relação aos estoques para evitar a falta dos insumos mais usados no atendimento. Quanto maior a demanda de um medicamento, maior é a necessidade de reposição.

Carência de profissionais

As pessoas também fazem parte da logística hospitalar. O posicionamento adequado dos profissionais nos turnos é função da gestão administrativa, que precisa garantir a presença de médicos, enfermeiros e demais colaboradores para um atendimento de qualidade.

Neste caso, a falta de profissionais nos turnos prejudica o andamento das atividades e consultas, podendo causar desde o aumento na fila de espera até a inviabilidade de realização de exames e procedimentos.

Por isso, os gestores precisam ficar atentos para as necessidades de pessoal dentro da instituição, acompanhando as jornadas de trabalho e os imprevistos de cada profissional. É importante ter estratégias de segundo plano para casos de faltas e buracos nas agendas, preenchendo os espaços com o voluntarismo de outros profissionais.

Infraestrutura de estoques inadequada

A principal causa para a falta de medicamentos é uma má gestão dos estoques. Isso pode incluir tanto um mau gerenciamento das quantidades como a ausência de uma infraestrutura adequada para realizar esse acompanhamento.

A qualidade do local de armazenamento dos remédios precisa estar de acordo com as especificações. A temperatura e a umidade devem estar adequadas para a conservação química, até porque vários medicamentos precisam ser refrigerados.

Muitos hospitais deixam de controlar essas questões. O resultado? Perda de estoques e prejuízos para a instituição! Mas o pior contexto mesmo é a utilização de um medicamento vencido no tratamento do paciente, o que pode até piorar o quadro de saúde.

Falta de tecnologia apropriada

No exemplo que iniciou este artigo, a falta de remédios poderia facilmente ser substituída pela ausência de equipamentos. O paciente não teria o atendimento adequado para a realização de exames e, pior ainda, não poderia ter um diagnóstico preciso sobre o estado de saúde.

Quando a logística hospitalar é deixada de lado, o controle de todos os insumos fica bagunçado, inclusive a aparelhagem para um atendimento completo. Se uma máquina quebra, pode demorar muito tempo para que ela seja consertada em um ambiente sem controle.

Mas a tecnologia não se resume somente aos equipamentos. Sistemas e softwares são muito importantes para realizar uma boa gestão do fluxo geral. Eles permitem acompanhar todas as informações referentes ao que acontece nas dependências da instituição, como as demandas de consultas, disponibilidade de profissionais, agendas médicas e inclusive o estado de máquinas e estoques de medicamentos.

Todos esses elementos estão ligados à logística hospitalar. Ou seja, um bom sistema de gestão é a chave para controlar os insumos e permitir que a instituição esteja em ordem. Então você deve garantir que as equipes tenham as ferramentas adequadas e estejam alinhadas com a tecnologia disponível no seu hospital.

Uma boa logística hospitalar contribui para a eficiência do fluxo de caixa e para a qualidade no atendimento. Por isso, a sua instituição de saúde precisa contar com um parceiro especializado no fornecimento de tecnologia. Confira por que a RedFox é a melhor opção para realizar a transformação digital da sua instituição de saúde!

Tecnologias que melhoram a qualidade na triagem hospitalar

triagem hospitalar

Coloque-se no lugar do paciente: você definitivamente não gostaria de esperar horas por um atendimento diante de uma urgência grave, certo? Em algum momento no passado, a triagem hospitalar foi uma solução inovadora para resolver essa questão. Hoje, a inovação está nas tecnologias que ajudam a diminuir ainda mais as filas de espera.

As novidades do mercado são grandes aliadas para reduzir ruídos e gargalos no processo. Seja no pronto-atendimento ou no corredor de internação, não dá mais para usar um sistema manual. O paciente quer agilidade.

Se você ainda não investe em tecnologia para melhorar a experiência na sua instituição, está perdendo tempo! Que tal aprender um pouco sobre como as ferramentas disponíveis no mercado podem aprimorar o seu sistema de triagem hospitalar? Confira a seguir!

Sistemas de classificação de risco

Vamos começar pelo básico: num cenário quase inconcebível nas instituições de saúde atualmente é a falta de um sistema eletrônico para a classificação de risco. O pré-atendimento serve para categorizar a urgência, mas a tecnologia ajuda a controlar a chamada.

A maioria dos hospitais utiliza painéis e senhas automatizados para gerenciar a ordem de prioridades. Porém, podemos ver a falta desse cenário em cidades de interior ou em locais muito afastados, onde os avanços tecnológicos ainda não são realidade.

Os sistemas eletrônicos de classificação de risco já encontram opções de melhoria, como a aplicação de algoritmos para nas etapas, mas ainda precisam da gestão de profissionais para enviar as fichas. Vale lembrar que você precisa treinar a equipe para determinar o que realmente é emergência e o que pode ser resolvido em uma consulta agendada.

Aplicativos de check-in

A adoção de aplicativos para notificar a chamada é um passo interessante para melhorar a experiência dos usuários na jornada do paciente. Eles querem mais poder sobre o período de espera, em vez de esperar sem previsão de horário.

No sistema de triagem hospitalar, as senhas seguem a prioridade de atendimento. Com a sequência numérica ignorada na chamada, o paciente acaba confuso sobre quando será chamado.

Os aplicativos de check-in são opções para apresentar uma noção mais precisa da fila, com estimativa de tempo. Então, o paciente consegue administrar a gestão pessoal enquanto aguarda. Ele pode ir o banheiro sem se preocupar ou mesmo ir à padaria para comer algo, de acordo com o caso.

Como esses apps têm acesso às informações cadastrais e ao prontuário eletrônico (PEP), trazem mais uma vantagem.  É possível fazer o check-in ainda em casa, tornando menor o tempo de espera efetivo.

Gestão de leitos

A automatização dos processos também pode beneficiar a gestão de leitos do seu hospital. Os gargalos na comunicação entre as etapas de admissão, atendimento e alta são os principais motivos para a demora nas internações.

Os sistemas de gestão integrados são uma solução indicada para o seu hospital conter esses problemas. Eles reúnem as informações do processo, gerando uma visão instantânea das vagas disponíveis para novas admissões.

Ferramentas de indicadores

Existem várias tecnologias que permitem acompanhar os indicadores da gestão do hospital. Elas permitem monitorar o tempo de espera, classificar pacientes, entender as taxas de admissão e dispensa de alta, entre muitas outras ações gerenciais.

Algumas ferramentas de indicadores são o big data, o business inteligence (BI) e o analytics, que cruzam informações para facilitar as decisões. Essas ferramentas influenciam a triagem hospitalar ao facilitar o acompanhamento dos pacientes, indicando previsões de quando o próximo atendimento ocorrerá.

Sistemas de gestão de escala

Conta simples: quanto mais médicos disponíveis para atendimento, mais rapidamente as filas de espera andam. Mas como assegurar a presença dos profissionais nos turnos? A resposta está nos sistemas de gestão de escalas!

Essas ferramentas auxiliam os gestores a preencherem os buracos nas agendas e a melhorarem a comunicação com os médicos. Quando um deles não consegue realizar o atendimento previsto, outros podem se prontificar a cobrir o horário, já que todos têm uma visão ampla da situação.

Na triagem hospitalar, os efeitos do sistema de gestão de escalas aparecem pelas filas mais rápidas e pelo menor tempo de espera.

Se o seu objetivo é aumentar a satisfação dos pacientes e melhorar o atendimento, vai encontrar nas tecnologias apresentadas ótimas oportunidades para acelerar a triagem hospitalar.

Confira também como fazer a transformação digital na administração hospitalar!

Prontuário eletrônico e outras tecnologias para a gestão de clínicas e hospitais

Prontuário eletrônico e outras tecnologias ajudam a gestão de hospitais e clínicas

Soluções como prontuário eletrônico e softwares de gestão de escala são alguns recursos disponíveis para automatizar processos. Porém, não basta simplesmente digitalizar a operação para atender uma tendência de mercado.

Cada modelo de gestão tem gargalos específicos. Por isso, o primeiro passo é identificá-los para, então, buscar as ferramentas que podem ajudar sua instituição.

Quer conhecer as principais tendências para gestão de clínicas e hospitais? Descubra a seguir como o prontuário eletrônico e outras soluções podem beneficiar o trabalho da sua equipe!

Prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico do paciente, também conhecido como PEP, é uma ferramenta de armazenamento e controle dos dados dos pacientes, reunindo-os em um único lugar.

A ferramenta permite ao médico acessar e registrar digitalmente resultados e laudos de exames, anamneses, prescrições de remédios, entre outros. Isso favorece a qualidade dos serviços, pois dá mais praticidade ao acesso dos dados em consultas e exames.

Inclusive, o prontuário eletrônico pode ser acessado de qualquer lugar, sem deixar de lado a segurança e a privacidade no manuseio das informações.

De forma geral, o PEP contribui para diminuir erros, otimizar recursos e aperfeiçoar o atendimento. Até porque mesmo os médicos de outras instituições também conseguem ver o histórico do paciente. Basta ter a permissão de acesso aos dados.

Computação em nuvem

A computação em nuvem está presente de várias formas na gestão hospitalar. No prontuário eletrônico, por exemplo, esse tipo de sistema leva agilidade, praticidade e segurança ao armazenamento de informações.

É por meio da nuvem que médicos e gestores conseguem acessar dados à distância. As informações ficam compartilhadas somente entre os profissionais que têm permissão de acesso.

Além disso, a capacidade de armazenamento pode ser estendida conforme a necessidade. Isso permite que as informações hospitalares fiquem organizadas em um único ambiente digital.

Vale ressaltar ainda que a computação em nuvem gera mais economia do que manter servidores internos, bancos de dados e outras ferramentas de armazenamento na instituição.

Big Data

O big data é uma solução que permite cruzar informações para gerar insights e relatórios valiosos. Na área da saúde, a estratégia favorece a geração de diagnósticos mais precisos e ajuda a acompanhar a saúde dos pacientes.

Para a gestão, também ajuda a identificar formas de redução de custos, comparar a eficiência de equipamentos, encontrar erros nos processos, entre outras ações.

Bulário on-line

Assim como o prontuário eletrônico, existe um espaço digital para consultar bulas e remédios. O bulário on-line facilita a prescrição de receitas e o abastecimento de medicamentos na instituição.

Com isso, os médicos e gestores conseguem identificar os remédios mais adequados para os pacientes. A Anvisa oferece o serviço gratuitamente.

Telemedicina

A telemedicina está em alta nas tendências para a área da saúde, já que permite o atendimento de pacientes à distância. No Brasil, porém, ela ainda está em fase inicial, já que a regulamentação ainda está em discussão.

Entre os benefícios, a telemedicina consegue levar assistência a pessoas que moram em lugares de dificil acesso. Já na gestão de saúde, permite gerenciar as agendas médicas mais eficientes e produtivas.

O atendimento na telemedicina pode ser feito por videoconferências, teleconsultas e até com realização de cirurgias por robôs. Pela ampla opção de serviços, o modelo de atendimento ainda gera polêmicas, mas só tem a somar aos serviços de clínicas e hospitais.

Softwares de gestão

Os softwares de gestão ajudam a equipe administrativa a organizar as estratégias da instituição, como o melhor controle de buracos nas escalas e agendas médicas.

Existem vários tipos de software disponíveis para aprimorar a gestão hospitalar, como ERPs e sistemas para gestão de escalas. Eles trazem eficiência operacional e ajudam a reduzir custos, resolvendo os principais problemas e gargalos administrativos.

Essas são as principais tecnologias disponíveis para a gestão de clínicas e hospitais. Do prontuário eletrônico aos softwares personalizados, a sua instituição encontra oportunidades para aperfeiçoar processos e aumentar a qualidade dos serviços assistenciais.

Na RedFox, estudamos o seu caso e ajudamos a desenvolver as melhores soluções para a sua instituição médica. Confira por que somos a escolha ideal para o seu processo de disrupção e transformação digital!

Entenda como a transformação digital revoluciona a administração hospitalar

A transformação digital se tornou a base para os processos de qualquer empresa e a administração hospitalar também tem muito a ganhar com as aplicação de tecnologias.

Desde o aumento de qualidade no atendimento até o melhor aproveitamento de recursos e pessoal, as soluções digitais são ferramentas estratégicas para evoluir a gestão das instituições de saúde.

No Brasil, muitos pacientes sofrem com atendimentos precários e a falta de planejamento de hospitais, bem como carência de medicamentos e aparelhos. Esse problema estrutural faz parte dos desafios que os setores administrativos tanto lutam para corrigir.

O papel da transformação digital nesse cenário é trazer as ferramentas necessárias para evoluir a qualidade dos serviços, influenciando em todos os setores hospitalares. A revolução dos processos de gestão tem impacto direto na instituição como unidade, pois é o setor administrativo que cuida dos demais processos.

Entenda a seguir alguns desafios da administração hospitalar que a evolução tecnológica ajuda a superar!

Redução de custos

O setor administrativo deve trabalhar em conjunto com as demais áreas para melhorar as necessidades e garantir o melhor aproveitamento dos recursos do hospital. Trabalhar com planilhas e sistemas ultrapassados coloca empecilhos para acompanhar as informações devidamente, o que justifica uma evolução do processo de transformação digital.

Alguns problemas que sistemas e softwares podem resolver são a má administração dos medicamentos e a falta de controle dos equipamentos. Enquanto muitos remédios são desperdiçados nas instituições hospitalares, equipamentos antigos e com problemas geram altos custos de manutenção. Uma melhor administração de informações como essas pode ajudar a reduzir os custos internos.

Evolução da qualidade de serviço

O atendimento em um hospital é a atividade central da instituição, já que é o médico que precisa tratar o paciente. Só que, para que ele consiga realizar um trabalho de qualidade, precisa de uma série de ferramentas de apoio.

Acompanhar o fornecimento de equipamentos e tecnologias é responsabilidade da equipe administrativa. A gestão de escalas também se encaixa no desafio de melhorar a qualidade de atendimento, já que é fundamental garantir a presença dos profissionais nas consultas e exames.

Graças à transformação digital, hoje é possível encontrar soluções preparadas para ajudar no acompanhamento e controle das informações que elevam a qualidade dos atendimentos.

Integração de setores

Cada setor tem impacto em outras áreas da instituição e, assim como empresas podem se unir em projetos para o mercado, os setores internos também precisam trabalhar em conjunto. A integração das informações ajuda a acelerar o atendimento, desde a recepção até a realização de exames, e a transformação digital traz as soluções que alimentam os dados em um sistema integrado.

Existem plataformas próprias para criar um modelo de administração hospitalar bem alinhado, acompanhando os dados de entrada e saída de materiais, prontuários eletrônicos, exames e muito mais. Algumas tarefas, no entanto, são mais bem acompanhadas por um sistema específico, como a gestão de escalas.

Gestão de escalas

A gestão de escalas é um grande desafio nos hospitais e demais instituições de saúde.  Cada profissional tem a sua importância dentro das escalas de horários e preencher os plantões não é uma tarefa fácil.

Trabalhar com pessoas é um grande desafio, porque sempre podem ocorrer imprevistos. Os sistemas de gestão de escalas são uma das revoluções que a transformação digital trouxe para a administração hospitalar.

Além de facilitar a tarefa de remanejamento dos horários, eles permitem que os próprios profissionais tenham melhor controle das escalas pessoais. Assim, a administração hospitalar preenche os buracos tão comuns nos atendimentos e pode deslocar parte dos esforços para outras atividades.

Na RedFox, um exemplo sólido desse tipo de plataforma é o GoShift. O software traz várias funcionalidades para a gestão de escala, como alertas de oportunidades, sincronia entre calendários pessoais e profissionais dos médicos, panorama completo das escalas etc.

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Planilha para gestão de escalas