6 problemas causados pela falta de controle de processos

falta de controle de processos

De acordo com um relatório da KPMG de 2017, muitas empresas têm dificuldade para antecipar resultados . Segundo a pesquisa, apenas 21% dos projetos analisados entregavam benefícios consistentes. Aos demais, cabia problemas como a falta de controle de processos, uma característica que prejudica a identificação das falhas nas atividades do ecossistema corporativo.

Mesmo que cada setor tenha funções específicas, muitas vezes as tarefas se complementam, criando uma relação de interdependência entre as áreas. O trabalho de uma equipe, então impacta diretamente nos resultados da empresa como um todo.

Durante a nossa imersão no mercado, a RedFox identificou uma série de dificuldades comuns a empresas sem um modelo eficaz para melhorar o ecossistema de gestão das organizações.

A partir dessa expertise, selecionamos 6 problemas que podem ser resolvidos com uma solução apropriada para o controle de processos. Confira a seguir!

1. Falta de clareza nas atribuições das áreas

Quando os funcionários têm dificuldade de entender as tarefas, o processo pode travar ou atrasar, tomando mais tempo do que deveria. Esse problema ocorre com frequência em ambientes corporativos desordenados, onde as responsabilidades são confusas.

A falta de clareza acarreta em pessoas fazendo as tarefas que deveriam ser delegadas a outros funcionários e, ainda pior, sem o cuidado próprio do responsável por desempenhar a função. No contexto geral, a empresa acaba por desvalorizar o real potencial dos funcionários, deixando de tê-los nas funções mais adequadas para cada perfil.

Como consequência, os resultados perdem qualidade e estão sujeitos a erros. Isso atrasa as demais etapas do processo e o resultado final.

2. Sobreposição e duplicidade de funções

Além de confusão na execução de tarefas, a falta de controle de processos também pode gerar duplicidade, fazendo com que mais de uma pessoa realize a mesma atividade. Há casos em que esse contexto sequer é identificado pelos gestores.

É comum também o acúmulo de tarefas para um funcionário, enquanto outros que poderiam se ocupar de algumas dessas atividades apresentam ociosidade na cadeia do processo. A sobreposição de funções ou até mesmo nomenclaturas erradas de cargos são resultados desse contexto.

Quando a visão do ecossistema é clara, evita-se a perda de tempo com esse tipo de situação. O tempo dos funcionários é otimizado e os materiais criados são utilizados de maneira inteligente dentro dos processos interconectados.

3. Inexistência de funções vitais para o funcionamento da organização

A falta de visão para a necessidade de funções ausentes no processo é mais um resultado da gestão sem controle. Com isso, caímos novamente na situação em que funcionários realizam tarefas impróprias para o cargo, refletindo na baixa qualidade do produto/serviço.

Identificar gargalos referentes a cargos ausentes ajuda a criar ciclos mais inteligentes e com melhores rendimentos, inserindo os profissionais adequados para a realização das atividades em questão.

Com as ferramentas adequadas, o gestor tem melhor visibilidade dos organogramas de trabalho e pode readequar os processos para que as tarefas estejam nas mãos certas.

4. Elevado número de níveis hierárquicos

Em empresas de grande porte, há um elevado número de níveis hierárquicos, abrindo espaço para vários problemas. Para começar, quanto mais pessoas envolvidas no processo, a tendência é deixá-lo mais demorado e difícil de identificar as falhas, bem como os responsáveis pelo erro.

O resultado é um forte desentendimento entre áreas, que se responsabilizam entre si. Em vez de resolver a questão, os colaboradores perdem tempo em uma discussão para definir de quem é a culpa.

As falhas podem ser resultados de uma quebra de comunicação no meio do caminho ou do famoso telefone sem fio, onde as informações se perdem ou são deturpadas no trajeto. Isso inclui o uso de meios ineficientes de contato, como e-mails que chegam ao destinatário, mas não são lidos.

Esse contexto de fácil perda de informações facilita ainda a ação de colaboradores mal intencionados, com brecha para práticas ilícitas e corrupção no sistema.

5. Falta de integração na estrutura

Sem a visão de processos, o trabalho das áreas correlacionadas é feito de maneira desconexa. A falta de integração na estrutura do processo é um problema sério de gestão, porque leva a retrabalhos, perda de tempo, falha de comunicação e atrasos em tarefas, bem como a perda de informações.

6. Estrutura inadequada aos padrões

Sem um controle de processos adequado, a empresa pode até ter padrões predefinidos, porém as chances de eles não serem cumpridos são grandes. Esse contexto apresenta colaboradores executando tarefas de forma aleatória, contribuindo para resultados inconsistentes e cheios de falha.

A gerência se torna incapaz de resolver os problemas e agir frente aos erros de processo, porque perde a visibilidade sobre as tarefas. Os padrões se tornam meramente triviais, existindo apenas por uma questão de formalidade. Logo, o fluxo dos processos se torna confuso.

Se você se identifica com pelo menos uma parte dessas falhas no ecossistema da sua empresa, é porque realmente precisa melhorar a gestão. Para isso, precisa de ferramentas inteligentes que podem ajudar a desenhar, entender e controlar os processos, garantindo um  melhor gerenciamento e uma maior visibilidade das tarefas e melhora na comunicação.

Que tal conhecer o que o Smart Process tem a oferecer para a sua organização?

Além do BPM: conheça o próximo passo das ferramentas de gestão operacional

BPM

A gestão de processos é uma atividade fundamental para garantir uma operação sustentável e escalável. Existem várias ferramentas que facilitam esse trabalho, como as baseadas em BPM — que apesar de seu potencial, apresenta diversos pontos que podem ser melhorados.

Para quem está por fora do assunto, essa sigla significa Business Process Management, que se traduz numa metodologia de gerenciamento para facilitar processos organizacionais, registrando informações sobre a execução das atividades na empresa. 

Isso permite ao gestor obter insights para as tomadas de decisão e alinhamento de funções, garantindo a evolução da gestão da organização.

Apesar dessa facilidade, a RedFox enxerga que a tecnologia atual nos permite ir muito além desse modelo. As soluções digitais que se pautam na metodologia BPM podem evoluir para ferramentas ainda mais completas, automatizando também os insights para que as tomadas de decisão se tornem mais ágeis.

Vamos falar sobre como desenvolver soluções que vão além da visão de processos do BPM?

Quais são as limitações da gestão de processos e do BPM?

Embora as ferramentas de BPM ajudem a ter uma visão do negócio, elas dificilmente vão além desse propósito. 

A razão é a forma generalizada e estática que as informações são apresentadas por grande parte desse tipo de solução, o que inviabiliza responder questões como o que, onde, quando, por quê, como e por quem o processo é realizado.

Além disso, tal tecnologia demanda a interpretação de dados pelo gestor, tornando a leitura passível ao erro humano.

Para superar esses desafios, a RedFox acredita na implementação de soluções capazes de capturar e analisar grandes volumes de dados, a partir do big data.

Além de insights mais precisos, a aplicação de machine learning e analytics permitem uma análise pormenorizada, viabilizando a melhorar as tomadas de decisão e o desenvolvimento das equipes.

Sem contar que esse direcionamento permite ter visão e gerenciamento  sobre todo o ecossistema, ao passo que as ferramentas BPM se restringem à gestão de processos.

Até porque, para a empresa se tornar mais eficiente, precisa ter uma visão de negócios ágil que maximize receitas e minimize custos.

Dessa forma, é possível evitar problemas na cadeia antes que eles apareçam ou, no mínimo, reduzir os impactos deles. 

Se você tem interesse em entender melhor sobre o assunto, entre em contato com a nossa equipe e descubra como resolver esse cenário na sua empresa!