O Princípio de Pareto na gestão de projetos para obter estratégias e resultados eficientes

O Princípio de Pareto na gestão de projetos é uma ferramenta essencial para guiar a produtividade na busca de resultados. Se o termo parece estranho, talvez você já tenha ouvido como a Regra 80/20. O conceito estabelece uma relação estratégica entre causa e consequência.

A relação matemática criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto determinava como 80% da riqueza do país dele estavam concentrados nas mãos de apenas 20% das pessoas. A partir desse estudo, o gestor de qualidade Joseph Moses Juran posteriormente criou o princípio, homenageando Pareto no título.

Mas o que exatamente a regra determina? E como o Princípio de Pareto na gestão de negócios pode ser aplicado?

O que é a Regra 80/20

Oficialmente, a Regra 80/20 implica que 20% dos insumos ou esforços geram uma base de 80% dos resultados. Só que essa relação pode ser aplicada em vários contextos, como os 20% de erro que levam a 80% dos problemas ou os 20% de trabalho que ocupam 80% do tempo de execução.

No dia a dia, podemos aplicar a regra em muitas atividades e situações da vida, mesmo que generalizando as medidas. A proporção pode variar, mas é essa discrepância nas medidas que fazem o princípio tão coerente e relevante.

Como o Princípio de Pareto na gestão de projetos é aplicado?

Se os exemplos anteriores acenderam uma luz na forma como você gerencia os seus projetos, já entendeu como o Princípio de Pareto pode ajudar. Conforme você identifica as relações, pode trabalhar para equilibrá-las e melhorar os resultados dentro do contexto.

As diferenças nas proporções ajudam a ter insights para criar estratégias e planos de ação. Confira a seguir algumas métricas para repensar o modelo de gestão dos negócios.

1. Os 20% de clientes responsáveis por 80% da renda

Quando um alto valor da renda vem de clientes selecionados, vale reavaliar o relacionamento com o restante do portfólio. São clientes que podem ser mais bem trabalhados? Os resultados compensam os esforços concentrados neles?

Se possível, identifique estratégias para estreitar os laços e ampliar os negócios. Para equilibrar com os clientes de ponta, você pode verificar se há algo sendo feito para a carteira principal que não é feita para os demais. Prospectar novos clientes para liberar espaço de clientes sem potencial também é uma plano interessante.

2. Os 20% de tarefas que representam 80% das prioridades

Ao elencar as tarefas do dia, muitas delas podem estar relacionadas a projetos de baixa prioridade, enquanto um número reduzido costuma ter alta relevância. Vale a pena concentrar os esforços nas prioridades mesmo que tarefas menores possam ser executadas com mais agilidade.

3. Os 20% de riscos com 80% dos potenciais de danos

Todo projeto traz riscos para a realização, mas é comum que alguns desses perigos representem mais comprometimento ao processo. Nesse caso, é importante focar os esforços para resolver essas questões, mas sem deixar de dar atenção aos demais riscos.

4. Os 20% de razões para 80% dos erros de escrita nos materiais e sites de empresas

Cerca de 80% dos erros de escrita de uma empresa têm origem em causas similares. Muitas vezes, o autor reformula frases e acaba esquecendo palavras que ficam perdidas ou até tiram o sentido da sentença, bem como os problemas de grafia podem vir da desatenção na digitação.

Outro motivo comum acontece quando um superior decide mudar o conteúdo escrito pelo funcionário e comete erros que o responsável pelo texto não cometeria. Pode acontecer também de o texto estar em um papel, com a letra manuscrita de forma dificilmente legível, dando margem a erros.

5. Os 20% de itens do portfólio que recebem 80% do investimento

Toda empresa tem a sua extensão de produtos e serviços que precisam ser explorados para alcançar mercado. No entanto, apenas uma parte reduzida tende a receber mais investimento, de acordo com a prioridade.

É possível que a falta de investimento em outros itens do portfólio esteja fazendo a sua empresa perder oportunidades por falta de divulgação. O mercado muda constantemente e o público também.

Talvez aquele item esquecido tenha mais relevância do que quando foi colocado de escanteio. Esteja sempre atento a esses fatores e procure repartir melhor a renda para o investimento!

Gostou dos exemplos de como aplicar o Princípio de Pareto na gestão de projetos? Então coloque o conceito em prática, avalie as suas estratégias e veja em quais aspectos os resultados podem ser mais bem distribuídos!

E que tal adotar a Metodologia Ágil na sua equipe para gerar mais resultados? Descubra as vantagens do método e veja como aplicá-lo em grandes empresas!