O que acontece em uma empresa sem processos operacionais?

Quando uma empresa não tem procedimentos padronizados, ela corre o risco de perder o controle sobre a qualidade das atividades que são executadas. Sem os processos operacionais, uma série de problemas pode ocorrer, afetando diretamente os resultados.

Um dos instrumentos para resolver essa questão é o POP (Procedimento Operacional Padrão), documento com os métodos de execução das tarefas críticas dentro da organização. Ele contém a descrição e o passo a passo das atividades de cada processo, sendo muito usado em treinamentos e fluxos de produção.

O objetivo é padronizar as tarefas para garantir sempre os mesmos resultados na operação. Quando falta esse tipo de documentação em uma empresa, cada funcionário pode realizar as atividades de uma maneira diferente, contribuindo para fluxos desorganizados e resultados diferentes.

Pensando nisso, a RedFox desenvolveu o Smart Process, uma plataforma que ajuda a solucionar esses e outros problemas de uma empresa que não tem processos operacionais padronizados. Confira a seguir alguns problemas que ajudamos a resolver!

Desorganização dos processos

A ausência de um POP contribui para processos operacionais desorganizados na empresa. Cada funcionário executa as atividades de uma maneira diferente, podendo gerar ruídos de comunicação entre áreas, dificuldade em encontrar dados e problemas de continuidade nas tarefas.

Imagine ter que retomar o trabalho de outra pessoa e se deparar com dados desatualizados ou bagunçados. Só o fato de ter que se localizar no processo já toma bastante tempo, dificultando a produtividade.

No Smart Process, por exemplo, propomos regras de negócio que permitem realizar a padronização dos processo operacionais, ajudando a manter o fluxo adequado dos processos na sua organização. Dessa forma, é possível chegar a uma menor variabilidade na execução e maior previsibilidade de resultados.

Demora no aprendizado de tarefas

Quando um funcionário é promovido ou entra em uma empresa, ele precisa receber treinamentos para executar as funções do cargo em questão. No processo de adaptação, ele pode ficar perdido ou confuso sobre como executar as atividades, precisando recorrer aos colegas e superiores.

Uma empresa que opera com processos operacionais padronizados consegue gerar insumos para diminuir a curva de aprendizado e a pausa nas atividades no trabalho dos demais funcionários. 

Isso porque o colaborador conta com um documento de apoio apropriado para diminuir a dependência dos colegas. 

Essa é uma das propostas do Smart Process, que traz ferramentas de suporte digital para capacitações das atividades. Com a opção de vídeos tutoriais, há uma otimização nos processos e o colaborador pode se adaptar mais facilmente às novas tarefas.

Falta de treinamentos e readequação de equipe

Quando uma tarefa é executada fora do padrão por diversas vezes, isso pode significar a necessidade de avaliar o desempenho do colaborador e aplicar um retreinamento. No entanto, não ter processos operacionais padronizados limita a visibilidade desse contexto.

O gestor fica sem clareza para identificar quando os funcionários estão fora da curva de excelência. Assim, perde a chance de alinhá-los no processo. Daí a importância de ferramentas para acompanhar e melhorar os procedimentos.

O Smart Process avalia a execução operacional e dispara notificações para alertar sobre a qualidade dos serviços, com gatilhos e insights para avaliar a importância de um retreinamento.

Isenção de responsabilidades

Quando há algum problema nos processos, é comum ver um cenário em que as pessoas fujam da culpa, acusando uns para os outros. A isenção de responsabilidade atrapalha na correção da questão, já que se torna difícil encontrar quem cometeu o deslize e como isso se sucedeu.

Porém, se a sua empresa tem um sistema para os processos operacionais, os gestores conseguem controlar melhor as atividades e atrelá-las a colaboradores específicos.

Dessa forma, eles conseguem encontrar onde ocorrem os gargalos que precisam ser corrigidos ou contornados para seguir com o fluxo dos processos. A atribuição de responsabilidades leva a melhores resultados para alcançar as metas traçadas.

No Smart Process, cada tarefa é registrada individualmente, armazenando em sistema informações como o momento de inclusão da atividade e o usuário responsável pelo input. Assim, a solução permite eliminar a isenção de responsabilidades nos processos.

Relatórios inconsistentes

Entre um processo e outro, os gestores precisam criar relatórios sobre as atividades da equipe. Porém, essa tarefa pode ser complicada quando não há uma formalização de processos operacionais para gerenciar o fluxo.

Nesse contexto, os colaboradores podem presumir que executam as tarefas adequadamente, quando na verdade deveriam realizá-las de outra maneira, por exemplo.

Isso pode levar a relatórios inconsistentes e com maior margem de erro. Logo, a aplicação dos POPs no processo se mostra essencial para garantir a qualidade dos dados apresentados e até a agilidade na produção desse material.

No dashboard gerencial do Smart Process, os gestores conseguem visualizar todas as ações executadas dentro do fluxo do sistema. Além disso, a solução gera relatórios automáticos a partir de gatilhos e ferramentas inteligentes, permitindo acesso em tempo real aos planos de ações e acompanhamento de metas.

Essas são só algumas das várias desvantagens no ecossistema de uma empresa sem formalização dos processos operacionais que podem ser contornadas pelo Smart Process. Para evitar os problemas causados por esse cenário, entre em contato com o team Red e descubra todas as facilidades que a nossa solução inteligente de gestão de processos pode fazer pelo seu negócio!

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