Processo manual: Quais são os riscos de erro humano nas empresas?

As tarefas com processo manual estão mais suscetíveis a erros de natureza humana, que interferem no desempenho dos resultados. Isso porque informações sem acuracidade atrapalham os líderes nas tomadas de decisão e podem levar a ações catastróficas.

Nós da RedFox enxergamos a automação como a melhor saída para conter esse contexto. Existem várias tarefas que podem ser executadas por soluções digitais, diminuindo riscos como o arquivamento e gestão de documentos.

Enquanto muitas empresas ainda trabalham com papéis, por exemplo, há sempre chances de perder informações no manuseio dos documentos. Já em uma empresa em transformação digital, os dados ficam protegidos na nuvem e em sistemas seguros.

Então, para evitar os prejuízos causados pela falha humana, é importante ter meios de identificar os gargalos e corrigi-los. É nesse contexto que desenvolvemos o SmartProcess, uma solução importante para aperfeiçoar os processos e dar visibilidade aos gestores.

Com a nossa solução, a sua empresa consegue corrigir problemas comuns ao processo manual e ainda automatizar tarefas de caráter repetitivo. Confira a seguir alguns tipos de erro humano que podem prejudicar a sua empresa e como a nossa solução pode ajudar!

Falta de atenção

Uma característica da natureza humana é que nós nunca estamos totalmente focados. Por diversos motivos, podemos nos distrair ao executar uma tarefa, causando erros que podem ser identificados tardiamente, quando já prejudicaram o andamento das atividades.

Assim, contar com um sistema de gerenciamento de processos é uma forma interessante de conter esses problemas. No SmartProcess, há algoritmos inteligentes que ajudam a identificar erros nas informações inseridas e solicitam a readequação, evitando que os dados sejam repassados de forma errada no fluxo do processo.

Fadiga ou cansaço

Seja pela complexidade de um trabalho, jornadas de trabalho extensas, excesso de pressão dos gestores, entre outros motivos, o colaborador pode fazer as atividades cansado ou esgotado.

Dessa forma, torna-se muito difícil realizar um trabalho com primazia e qualidade. Com a queda de desempenho, o funcionário fica suscetível a cometer erros e deslizes, prejudicando o andamento dos processos.

As tarefas executadas por meio de soluções digitais estão livres desse contexto, já que a máquina pode funcionar ininterruptamente sem ter a qualidade afetada.

Negligência a informações

Em meio a grandes volumes de dados, o processo manual dificulta a leitura das informações para as tomadas de decisão, principalmente quando as informações estão registradas em papel. Assim, muitos dados podem ser esquecidos ou deixados de lado nas análises.

Enquanto a atividade humana se torna mais complexa para lidar com tanto material, tecnologias como inteligência artificial, big data e analytics presentes no SmartProcess têm potencial para realizar o processamento com mais agilidade.

A ideia é incentivar a digitalização das informações, deixando o papel de lado. Assim, todos os dados ficam disponíveis no sistema para utilização dos algoritmos, gerando relatórios mais completos e consistentes.

Falta de capacitação

Nem todos os funcionários estão capacitados para lidar com o processo manual, tendo um desempenho limitado nas atividades delegadas. Isso pode acontecer devido à falta de cuidado na seleção, realocação indevida ou mal elaborada, acúmulo de função originada de outros cargos, entre outros motivos.

Ter mais atenção ao perfil dos profissionais ou mesmo capacitá-los é uma saída para o problema, mas os erros também podem ser corrigidos – de forma até mais confiável – a partir da automação do processo, utilizando sistemas e plataformas com algoritmos inteligentes para realizar atividades repetitivas e mecanizadas.

Se o SmartProcess tem meios de facilitar essa questão, também traz uma biblioteca digital que pode ser alimentada com materiais de treinamento. Assim, os gestores contam com uma ferramenta otimizada para desenvolver a capacitação da equipe a partir de treinamentos ágeis e com baixo custo.

Outra vantagem é a identificação dos funcionários que precisam atualizar o conhecimento. A partir do acompanhamento das atividades, a solução emite diagnósticos que sinalizam a falta de cumprimento dos padrões, avisando quando um colaborador precisa ser retreinado.

Falta de comprometimento

Outro problema no processo manual originado da má seleção é a escolha de profissionais sem comprometimento com a empresa. Eles tendem a executar as demandas sem o cuidado adequado, caindo em contextos já citados, como a falta de atenção e a negligência aos procedimentos e dados, ou mesmo atrasar as entregas.

A identificação desses profissionais nem sempre é possível na contratação, mas, quanto mais uma empresa automatiza seus processos, maiores são as chances de as entregas serem feitas de acordo com a demanda.

O SmartProcess tem uma funcionalidade que desenha o processo de forma que o usuário execute as tarefas dentro das regras especificadas, ou seja, o sistema garante que a execução de todas as etapas críticas sejam cumpridas, independente do comprometimento do colaborador.

Erros propositais e corrupção do processo

Quão confiáveis os seus profissionais são? Vemos com frequência empresas acusadas de corrupção e caixa dois nos noticiários. Enquanto isso pode de fato ocorrer nas altas gerências, também pode ser premeditado por líderes e gestores de cargos inferiores, com acesso aos processos financeiros.

Esse contexto é mais característico de empresas de grande porte, onde as etapas costumam ser longas e passam pelas mãos de várias pessoas. Ter uma ferramenta digital para rastrear todas as movimentações é uma forma de evitar a corrupção e ações ilegais dentro do seu negócio. No SmartProcess, esse acompanhamento é facilitado por um dashboard de fácil visualização que identifica os responsáveis pelas tarefas.

Se a sua empresa apresenta erros humanos com frequência por ter um processo manual, a nossa solução tem tudo para ajudar a aumentar os resultados do negócio. Entre em contato com a equipe RedFox e converse com um de nossos especialistas sobre o SmartProcess!

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