Como a falta de visão de processos afeta as regras de compliance nas empresas

Desde a criação das Leis Anticorrupção, as empresas passaram a ter mais cuidado com as regras de compliance, buscando aplicar uma série de normas para se adequarem às exigências. Nesse contexto, um dos principais desafios é combater a falta de visão de processos.

O papel do compliance é tornar transparentes as condutas éticas de atuação no mercado, garantindo que as etapas sejam executadas em conformidade. Essa necessidade sempre existiu, mas as leis fizeram com que as empresas procurassem mudar a postura frente às práticas. Assim, elas passaram a levar as regras mais a sério para melhorar os processos.

Para barrar ações e comportamentos duvidosos, os gestores precisam ter controle do fluxo das atividades, identificando as origens e os status das movimentações. Daí a necessidade de eliminar a falta de visão de processos.

Uma empresa precisa olhar para o que acontece dentro do ecossistema, ativando gatilhos e aplicando ferramentas que ajudem a ter controle. Do contrário, vai estar suscetível a riscos de compliance que podem trazer sérios problemas diante da lei.

Vários fatores influenciam nas ameaças para cada organização individualmente, como o setor de atuação, o formato de gestão ou até a concorrência. Porém, alguns são comuns a todo negócio. Confira a seguir quais são esses riscos relacionados à falta de visão de processos!

Exposição de dados

A maior preocupação nas empresas é a violação à privacidade dos dados. Esse problema pode vir de várias frentes, como ataques externos, espionagem e até ação de funcionários mal intencionados.

Para solucionar o problema, o governo chegou à criação da Lei Geral de Proteção de Dados, que exige uma readequação das empresas que utilizam informações confidenciais de clientes e usuários.

As tecnologias de segurança de dados podem ajudar a aplicar o compliance, mas as políticas internas também são necessárias. A instrução e o treinamento adequado dos funcionários são pontos que fortalecem o uso consciente das tecnologias e dos dados.

Fraudes e corrupção

Entram nos riscos de compliance os problemas de fraudes e corrupção, como lavagens e desvios de dinheiro. Essas ações são mais comuns nas grandes empresas com falta de visão de processos, já que a verificação e a identificação das ocorrências são mais difíceis de serem realizadas.

As regras de compliance pedem que haja um controle da execução de processos, barrando qualquer ação mal intencionada. Um ecossistema com maior rastreabilidade das atividades permite perceber atividades suspeitas, diminuindo esse tipo de ocorrência.

Sem visão de processos, a sua empresa pode até se envolver em investigações causadas por parceiros que deixam a questão de lado, abrindo espaço para fraudes nos negócios. Por isso, muitas empresas já exigem aos fornecedores o código de ética para fechar acordo.

Evasão fiscal

O controle dos processos também dificulta a ocorrência de evasão fiscal nas empresas. Embora esse seja muitas vezes um ato premeditado, pode surgir por falta de conhecimento e erros que passam despercebidos.

Os investidores principalmente precisam ter acesso aos dados completos de tributação. Assim, eles conseguem verificar a efetividade dos cálculos e ter mais visibilidade sobre eles.

Para isso, é fundamental que o processo seja transparente, para que as informações sejam acompanhadas com mais facilidade e acessíveis para um cálculo apropriado.

Para evitar a evasão fiscal, é importante realizar vendas sempre com notas, fazer pagamentos de funcionários de acordo com as normas e recolher os impostos.

Falta de foco nas estratégias

Mais um problema da falta de visão de processos é que as estratégias se tornam bagunçadas, com cada pessoa traçando a sua maneira de executar as tarefas sem um objetivo comum. Isso interfere na identificação das etapas e localização das informações.

Quando não há uma integração dos processos, há um problema para acompanhar o que cada pessoa deve fazer no fluxo ou mesmo identificar o que foi feito. Com isso, as informações usadas nas atividades podem estar desatualizadas, devido à falta de rastreabilidade para localizar os dados mais recentes.

Como se pode ver, deixar de lado as boas práticas na visão de processos traz alto potencial de risco para a sua empresa. Por isso, você precisa contar com tecnologias específicas para rastrear o fluxo das atividades.

O SmartProcess é a solução ideal para esse objetivo, com ferramentas que permitem acompanhar as informações e tarefas executadas. Converse com nossos especialistas e saiba mais sobre a evolução da gestão para ampliar a sua visão de processos!

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