5 dicas para melhor controle de contabilidade hospitalar

contabilidade hospitalar

O controle de contabilidade hospitalar é uma atividade burocrática é parte fundamental para o bom funcionamento das instituições médicas.  Essa atividade deve ser muito bem executada para que os demais processos possam seguir com eficiência.

A contabilidade está muito além das planilhas e serve principalmente para organizar as finanças e tributações do hospital. Muitos líderes têm dificuldade em mantê-la em dia, o que pode gerar relatórios confusos ou com dados equivocados.

Se você quer dicas para melhorar sua contabilidade hospitalar, está no lugar certo! Veja a seguir algumas estratégias para organizar as finanças da sua instituição.

Separe as contas da clínica das contas pessoais

Essa dica é para os pequenos empreendedores: quando um empresário abre uma organização hospitalar, ele deixa de ser uma pessoa física para se tornar pessoa jurídica. Nesse momento, ele ganha uma serie de responsabilidades que precisam ser bem organizadas para evitar problemas.

Um dos principais erros de gestão na contabilidade hospitalar ocorre quando se mistura as contas da instituição com as contas pessoais, pois isso pode gerar buracos no caixa, impedindo que os balancetes fechem no final do mês.

Quando não tiver como fugir desse tipo de situação, é imprescindível que o destino das finanças seja descrito nos relatórios para entender onde estão os gargalos. Lembre-se de que os dados devem ser verificados com frequência, pelo menos uma vez ao mês para corrigir desvios.

Identifique gargalos para corrigi-los

Misturar as contas jurídicas e pessoais não é o único motivo para os gargalos. Muitas vezes, os procedimentos são realizados de forma irregular, utilizando instrumentos e medicações que não são registrados em sistema ou devido a problemas operacionais, como falhas na gestão de escala e glosa médica.

A equipe responsável pela contabilidade hospitalar precisa ficar atenta para tomar as medidas necessárias no combate aos gargalos. Saber quando se deve modificar processos ajuda a tomar as decisões corretas na instituição, porque contribui para uma maior transparência das contas, organização financeira e combate a fraudes e corrupções que prejudicam o ecossistema do hospital.

Faça o lançamento imediato dos gastos

Uma forma de combater gargalos é instaurar uma cultura de lançamento imediato dos gastos nos registros do hospital. Muitas vezes, remédios e medicações não entram na relação de gastos por falta de inserção, prejudicando os relatórios de custo.

O mesmo deve ser feito caso seja necessário retirar recursos do caixa da instituição. Os valores devem ser repassados e registrados pela contabilidade hospitalar, a fim de serem repostos por meio de descontos nos balancetes. Essas atitudes contribuem para uma análise contábil clara e correta.

Conheça os impostos e tributos cobrados

O responsável pela contabilidade hospitalar deve ficar atento aos tributos orçamentários e governamentais. É comum que uma instituição de saúde esteja sujeita a vários impostos, mas há possibilidade de diminuir esses custos.

Realizar uma análise tributária especializada é uma estratégia importante para rever os custos tributários, entre os quais alguns podem ser diminuídos ou isentados de acordo com a legislação.

Utilize sistemas automatizados de controle financeiro

Hoje é impossível gerenciar as finanças e tributações apenas por meio de planilhas e arquivos físicos. Com as facilidades que a tecnologia disponibiliza, os sistemas automatizados são estratégicos para um melhor controle de contabilidade hospitalar, sendo fundamentais para reduzir erros e custos.

São várias as soluções digitais desenvolvidas especificamente para o setor de saúde, tornando a área financeira mais escalável. A automatização faz parte dos hospitais do futuro, estando em estágio avançado inclusive no presente.

Se a sua instituição ainda não está automatizada, você está perdendo tempo. Consulte as soluções da RedFox para a área médica e contábil para melhorar as atividades do seu centro hospitalar!

Glosa médica e outras causas de perda de faturamento em clínicas e hospitais

Glosa médica

Entre os diferentes fatores que impactam o faturamento em clínicas e hospitais, a glosa médica é uma das mais preocupantes. Mas não é a única.

O trabalho do faturamento envolve a emissão de boletos, duplicatas e notas fiscais, que precisam expressar os valores corretos para determinar o faturamento. O problema é que, como a tarefa encontra uma série de interferências pelo caminho, os registros podem se tornar desalinhados e afetar os resultados das instituições médicas.

Em síntese, quais são os principais problemas e contratempos que causam a perda de faturamento em clínicas e hospitais? Conheça a seguir a glosa médica e outros elementos que precisam de atenção!

Glosa médica

A glosa médica acontece devido a uma falha na comunicação financeira entre instituições médicas e convênios, quando não há pagamento ou ajuste dos valores dos serviços. Ela está relacionada à forma de cobrança, cujos problemas começam em etapas anteriores de um procedimento, surgindo divergências nos valores.

Com isso, os convênios precisam realizar os ajustes necessários para repassar os valores corretos dos serviços utilizados pelos pacientes. A dificuldade dos hospitais em alinhar o faturamento surge frequentemente por conta da falta de pagamentos, tendo que realizar a cobrança do repasse dos convênios.

A glosa médica pode ser administrativa, técnica ou linear. O primeiro caso é o mais comum e ocorre quando há registros incorretos ou falhas nos processos da administração hospitalar, falta de guias de autorização ou má comunicação.

As glosas técnicas são identificadas por um auditor quando há procedimentos cobrados sem a devida atenção, entre situações como a falta de organização em relação a medicamentos, falta de prescrição médica, procedimento de enfermagem sem descrição no prontuário etc.

Por fim, uma glosa linear surge quando é preciso fazer auditoria para apurar gastos, indicadores operacionais, triagem, sistemas de faturamento, entre outras propriedades.

Buracos nos processos

Os buracos nos processos podem atrapalhar o faturamento de várias maneiras. Eles podem ser a origem das glosas, mas podem ser também motivos para a não fidelização do paciente. A qualidade do serviço é um fator muito importante para o ele sentir que está em boas mãos.

Por isso, as etapas do processo, desde o atendimento na recepção até o atendimento clínico e a realização de exames, precisam ser bem executadas, evitando a evasão do público. Nesse contexto, a instituição deve evitar problemas como a má gestão da disponibilidade de médicos, enfermeiros e equipamentos, por exemplo.

Nesse contexto, o alinhamento entre os setores é muito importante para proporcionar um atendimento de qualidade. Não só é importante garantir a quantidade adequada de profissionais para completar as agendas da instituição como eles devem prestar os serviços de forma alinhada, de acordo com o funil de encaminhamento clínico.

Gestão financeira desordenada

A gestão financeira também é fundamental para evitar a perda de faturamentos. Uma instituição sem planejamento contábil gera perda de receitas pela falta de controle de insumos, que podem ser desperdiçados ou faltarem na demanda.

A equipe responsável pelo faturamento precisa ficar atenta aos custos de produção dos médicos e às despesas de forma geral, como as taxas tributárias e os gastos administrativos. A gestão financeira tem o desafio de organizar os serviços para que eles sejam oferecidos com baixo custo operacional e qualidade máxima, conseguindo assim reduzir a perda de faturamento.

Tanto a glosa médica, como os buracos nos processos e os problemas de gestão financeira podem ser contornados pela implantação de soluções digitais que permitem melhorar o controle dos problemas relacionados. A gestão de escalas, por exemplo, é uma ferramenta que impacta positivamente na redução de absenteísmo e no preenchimento das agendas médicas, evitando os buracos no atendimento.

Saiba mais sobre como o mau gerenciamento das escalas médicas pode afetar o seu faturamento!

Saiba como o mau gerenciamento de escalas médicas pode afetar o faturamento hospitalar

faturamento hospitalar

O faturamento hospitalar depende de vários fatores, sendo o preenchimento adequado das vagas de consultas muito importante para gerar receitas.

A falta de controle nas agendas médicas pode causar uma série de problemas dentro do funcionamento padrão da instituição hospitalar, desde problemas na qualidade do serviço a buracos nos horários.

Confira a seguir por que você deve ficar atento contra o mau gerenciamento das escalas médicas para o faturamento hospitalar!

Cancelamentos de consultas

Se um médico não pode cumprir o atendimento de uma consulta agendada, seja por problemas pessoais ou qualquer outro imprevisto, o paciente precisa remarcar a consulta e o horário fica vago.

O pior é quando o paciente não é avisado e descobre a impossibilidade de ser atendido já no hospital, o que pode deixá-lo irritado o suficiente para procurar outra instituição de saúde. Nesses casos, busca-se uma solução para remediar o problema, como encaixe na agenda de outro médico, diminuindo a qualidade do atendimento pela correria.

O correto remanejamento a fim de evitar buracos na agenda precisa ser feito com o devido cuidado, evitando atrasos e cancelamentos de consultas. Dessa maneira, os riscos de perder receita pelos buracos nas agendas se tornam menores e é possível encontrar um médico substituto para o atendimento com mais facilidade.

Atendimento desqualificado

Não é só uma agenda apertada que pode diminuir a qualidade de uma consulta e impactar o faturamento hospitalar. Um grave erro na gestão hospitalar é o agendamento de consultas com médicos de pouco conhecimento sobre determinado sintoma ou doença.

A desqualificação no atendimento médico tende a frustar o paciente, que acaba por buscar outros centros clínicos para tratar o problema. A falta de fidelização dos clientes devido ao mau gerenciamento de escalas médicas, então, torna-se um dos problemas para aumentar o faturamento das receitas do hospital.

Indisponibilidade de exames

Outro problema para o quadro financeiro das instituições médicas é a indisponibilidade de profissionais para realizar exames. Quando um médico encaminha o paciente para os setores de exames, o correto é ter pessoal preparado para executar a tarefa. Mas nem sempre isso acontece.

Muitas vezes, o paciente precisa marcar um agendamento demorado, esperando até semanas para conseguir ser atendido. Com uma gestão de escalas eficiente, o hospital se assegura que conta com a quantidade adequada de profissionais, acelerando o processo com maior quantidade de agendas. Com isso, as finanças ganham um impulso e o fluxo de entrada de caixa da empresa sobe.

Falta de equipamentos disponíveis

Da mesma forma que o gerenciamento da quantidade de profissionais é importante, a disponibilidade de equipamentos também deve ser verificada. De nada adianta ter uma equipe preparada para realizar exames e consultas se o hospital não tiver equipamentos adequados para o atendimento.

Nesse caso, os custos do hospital são ainda maiores, porque não só provocam buracos nas agendas como também gera despesas adicionais com a equipe, que eventualmente fica ociosa. Ter um controle dos equipamentos, então, é outro fator de influência na gestão de escalas para um bom faturamento hospitalar.

O mau gerenciamento da gestão de escalas pode ocorrer por diversos fatores, mas pode ser evitado pelo uso de sistemas adequados de controle das equipes. O GoShift é uma solução digital específica para solucionar os problemas de agendas, identificando os gargalos para readequar horários.

Entre em contato com a RedFox e saiba mais sobre essa e outras soluções para a transformação digital da sua instituição de saúde!

Entenda como a transformação digital revoluciona a administração hospitalar

A transformação digital se tornou a base para os processos de qualquer empresa e a administração hospitalar também tem muito a ganhar com as aplicação de tecnologias.

Desde o aumento de qualidade no atendimento até o melhor aproveitamento de recursos e pessoal, as soluções digitais são ferramentas estratégicas para evoluir a gestão das instituições de saúde.

No Brasil, muitos pacientes sofrem com atendimentos precários e a falta de planejamento de hospitais, bem como carência de medicamentos e aparelhos. Esse problema estrutural faz parte dos desafios que os setores administrativos tanto lutam para corrigir.

O papel da transformação digital nesse cenário é trazer as ferramentas necessárias para evoluir a qualidade dos serviços, influenciando em todos os setores hospitalares. A revolução dos processos de gestão tem impacto direto na instituição como unidade, pois é o setor administrativo que cuida dos demais processos.

Entenda a seguir alguns desafios da administração hospitalar que a evolução tecnológica ajuda a superar!

Redução de custos

O setor administrativo deve trabalhar em conjunto com as demais áreas para melhorar as necessidades e garantir o melhor aproveitamento dos recursos do hospital. Trabalhar com planilhas e sistemas ultrapassados coloca empecilhos para acompanhar as informações devidamente, o que justifica uma evolução do processo de transformação digital.

Alguns problemas que sistemas e softwares podem resolver são a má administração dos medicamentos e a falta de controle dos equipamentos. Enquanto muitos remédios são desperdiçados nas instituições hospitalares, equipamentos antigos e com problemas geram altos custos de manutenção. Uma melhor administração de informações como essas pode ajudar a reduzir os custos internos.

Evolução da qualidade de serviço

O atendimento em um hospital é a atividade central da instituição, já que é o médico que precisa tratar o paciente. Só que, para que ele consiga realizar um trabalho de qualidade, precisa de uma série de ferramentas de apoio.

Acompanhar o fornecimento de equipamentos e tecnologias é responsabilidade da equipe administrativa. A gestão de escalas também se encaixa no desafio de melhorar a qualidade de atendimento, já que é fundamental garantir a presença dos profissionais nas consultas e exames.

Graças à transformação digital, hoje é possível encontrar soluções preparadas para ajudar no acompanhamento e controle das informações que elevam a qualidade dos atendimentos.

Integração de setores

Cada setor tem impacto em outras áreas da instituição e, assim como empresas podem se unir em projetos para o mercado, os setores internos também precisam trabalhar em conjunto. A integração das informações ajuda a acelerar o atendimento, desde a recepção até a realização de exames, e a transformação digital traz as soluções que alimentam os dados em um sistema integrado.

Existem plataformas próprias para criar um modelo de administração hospitalar bem alinhado, acompanhando os dados de entrada e saída de materiais, prontuários eletrônicos, exames e muito mais. Algumas tarefas, no entanto, são mais bem acompanhadas por um sistema específico, como a gestão de escalas.

Gestão de escalas

A gestão de escalas é um grande desafio nos hospitais e demais instituições de saúde.  Cada profissional tem a sua importância dentro das escalas de horários e preencher os plantões não é uma tarefa fácil.

Trabalhar com pessoas é um grande desafio, porque sempre podem ocorrer imprevistos. Os sistemas de gestão de escalas são uma das revoluções que a transformação digital trouxe para a administração hospitalar.

Além de facilitar a tarefa de remanejamento dos horários, eles permitem que os próprios profissionais tenham melhor controle das escalas pessoais. Assim, a administração hospitalar preenche os buracos tão comuns nos atendimentos e pode deslocar parte dos esforços para outras atividades.

Na RedFox, um exemplo sólido desse tipo de plataforma é o GoShift. O software traz várias funcionalidades para a gestão de escala, como alertas de oportunidades, sincronia entre calendários pessoais e profissionais dos médicos, panorama completo das escalas etc.

Siga a RedFox nas redes sociais para receber mais conteúdos relevantes sobre transformação digital e tecnologia:

FacebookInstagramLinkedIn

O que é gestão hospitalar e quais são as atividades do setor?

o que é gestão hospitalar

Você sabe o que é gestão hospitalar? É a área responsável pela administração de um hospital em sua totalidade.

O profissional desse segmento atua para garantir tanto o bem-estar dos pacientes como a qualidade infraestrutural da instituição, exercendo influência em questões como a organização de processos, controle de agendas, pessoas e equipamentos.

Isso envolve desde a administração de finanças, até a transferência de pacientes entre salas, alterações de funcionários nos postos de trabalho, realização de exames etc.

Essa diversidade de atribuições torna os desafios da gestão hospitalar muito variados, exigindo profissionais altamente capacitados para identificar demandas ao passo que organizam as questões mais técnicas. Confira a seguir o que faz um gestor hospitalar nas instituições de saúde!

Atribuições da gestão hospitalar

Um bom profissional da área precisa estar apto a planejar, organizar e gerenciar os diferentes tipos de instituições médicas, que podem ser clínicas, hospitais e até casas de repouso.

Cabe à gestão hospitalar avaliar o potencial da equipe e atribuir tarefas de maneira organizada para que as necessidades sejam supridas adequadamente.

Uma das atividades do gestor hospitalar é escalar a quantidade de funcionários nos turnos, incluindo médicos, enfermeiros, recepcionistas e pessoal de limpeza. A equipe é essencial no funcionamento do hospital e precisa estar a postos o tempo todo.

Além de prezar pelo atendimento adequado dos pacientes, o ecossistema precisa estar em dia com os medicamentos, produtos e manutenção correta dos equipamentos. O investimento em novas tecnologias, como os dispositivos wearables, também entra em uma demanda crescente nos hospitais.

Ao setor, então, cabe gerenciar os estoques de materiais e medicamentos, para que não falte nada, e se certificar da organização e higienização do ambiente, organizando, por exemplo, o fluxo de descarte dos resíduos.

No geral, a gestão hospitalar precisa controlar de forma holística e horizontal todas as atividades ligadas à segurança e bem-estar dos pacientes, evitando qualquer tipo de transtorno comum ao setor da saúde nos pontos de vista técnico, administrativo e assistencial.

O profissional deve ter conhecimento em empreendedorismo e administração, finanças, organização estrutural, planejamento estratégico e outros fatores que possam afetar o bom funcionamento de hospitais.

Os desafios na gestão de escalas

Dentre todas as atividades da definição de o que é gestão hospitalar, a gestão de escalas ganha um destaque especial, porque é a atuação dos profissionais da saúde que permite aos pacientes receberem os devidos cuidados e atenções nos centros emergenciais.

Os hospitais e centros médicos têm uma equipe bem diversificada que precisa atuar por 24 horas em várias frentes, desde o atendimento de check-in e chek-out, acompanhamento clínico e cirúrgico, equipe de finanças, limpeza etc. Com uma demanda complexa, é natural surgirem faltas ou indisponibilidades, sendo o gestor o responsável por contornar as situações.

Ter alguém que controle os turnos é importante para não sobrecarregar os trabalhos ou deixar furos nas demandas de um setor que trabalha com urgências. O gestor precisa ficar atento a qualquer situação inesperada para remanejar os quadros de funcionários e garantir que todos executem a jornada devidamente.

A legislação determina horários específicos para cada atividade, ficando tudo registrado nas contratações. Esse fator e as regras sindicais também influenciam na hora de estabelecer as escalas dos médicos, enfermeiros e demais funcionários.

Existem várias ferramentas que facilitam o acompanhamento da gestão de escalas. Hospitais que trabalham com planilhas podem ter dificuldade para organizar os plantões e, por isso, plataformas e sistemas automatizados agregam um diferencial às equipes responsáveis.

A organização dos horários é fundamental para gerir a produtividade de um hospital, certificando-se do bom atendimento aos pacientes e do cuidado primordial com a vida. Como parte da gestão hospitalar, a gestão de escalas confere aos profissionais do setor um papel de suma importância dentro das instituições de saúde!

Deu para entender o que é gestão hospitalar? Siga nas redes sociais e fique atento aos nossos conteúdos para entender mais sobre as ferramentas que facilitam o trabalho dos gestores em hospitais!