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Automação de Processos: Entenda o que é e como começar na sua empresa

Sua empresa está perdendo muito tempo e dinheiro com atividades manuais e repetitivas? Veja como a automatização de processos pode ser a solução que você precisa para alavancar o crescimento do seu negócio!

Você já parou para fazer as contas do tempo gasto na sua empresa com atividades puramente repetitivas e burocráticas? Hoje, cada minuto que um de seus colaboradores gasta fazendo manualmente tarefas que um software poderia fazer, é um minuto de dinheiro desperdiçado para a sua empresa.

No fim do mês, qual será o tamanho do prejuízo?

Em um país com uma economia tão incerta quanto o Brasil, com crises frequentes, sua empresa pode ser dar ao luxo de perder dinheiro?

Se a resposta for negativa, a solução pode ser automatizar os seus processos internos.

 O QUE É AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS

Automação de processos consiste na utilização de ferramentas tecnológicas como máquinas e softwares para substituição de trabalhos manuais, aumentando o ganho em tempo, eficiência, qualidade e confiabilidade e reduzindo custos com atividades operacionais.

Com processos automatizados, seus colaboradores passam a gastar menos tempo com burocracias, dedicando mais tempo às atividades mais estratégicas para a empresa.

Hoje, o mercado oferece soluções para a automação das mais diversas atividades, voltadas aos mais diversos tipos de negócios. Por isso, para garantir todos os benefícios que a automação pode trazer, é necessário ter estratégia para realizar a mudança.

O PASSO A PASSO DA AUTOMAÇÃO

 A primeira coisa que você deve fazer é mapear todos os processos realizados na sua empresa, da forma como são hoje. Comece pelos mais repetitivos.

Em seguida, pense sobre quais processos seriam mais impactados pela automação, em quais setores os benefícios seriam maiores e trarão os maiores ganhos para a sua empresa.

O próximo passo é mostrar para a sua equipe de colaboradores os benefícios da mudança. Lembre-se de que, para que qualquer transformação seja efetiva, ela deve começar pelas pessoas.

Feito isso, chega a hora de escolher dentre as melhores opções disponíveis no mercado, aquelas que irão efetivamente te ajudar a alcançar os resultados desejados.

Por fim, após escolhidas e implementadas as ferramentas, é essencial investir no treinamento de todos os impactados pela mudança. Depois é só acompanhar as métricas e aproveitar os benefícios.  

Sabemos que a passagem da etapa de convencimento para a etapa de implementação não é tão fácil, mas os benefícios compensam. 

PORQUE AUTOMATIZAR

Dentre os principais benefícios, está a diminuição de custos por processo, uma vez que, com a automação, mais tarefas são realizadas em menos tempo, com menos exigência de recursos humanos.

Com processos automatizados, sobra mais tempo para seus colaboradores atuarem em atividades mais estratégicas, agregando mais valor aos negócios. 

Além disso, a automação traz menos chances de erros nos processos, em especial naqueles com grandes detalhamentos e repetições, aumentando a qualidade do produto final. 

Diversas soluções de automação fornecem relatórios de desempenho, que permitem uma melhor visão do todo e podem servir como base para análises de resultados gerais da empresa. 

Estes são apenas alguns dos benefícios que a automação de seus processos manuais pode trazer para a sua empresa, que podem ser ainda maiores, com boas ferramentas e boa adesão de seus colaboradores. 

FERRAMENTAS DE AUTOMAÇÃO

As opções de ferramentas para fazer a automação são diversas. 

Como vimos, automação de processos consiste na substituição do trabalho manual pelo uso de tecnologia na realização de um processo. 

Dessa forma, até mesmo uma planilha de Excel pode ser considerada uma forma de automatizar trabalho, se antes a sua empresa fazia cálculos e registros à mão. 

Das mais básicas às mais tecnológicas, como as soluções com uso de tecnologias de inteligência artificial e machine learning, o importante é escolher as que entreguem melhores resultados, sejam seguras e sustentáveis para o seu modelo de negócios e para a sua empresa em especial. 

Por isso é que uma análise cuidadosa sobre o momento atual dos seus negócios e processos é tão importante. O ideal é olhar para o grau de maturidade tecnológica da sua empresa e estabelecer uma meta para, só então, buscar as soluções que te ajudem a chegar lá. 

AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS E TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

A automação de processos pode trazer ainda mais benefícios se fizer parte de uma estratégia bem definida de Transformação Digital na sua empresa. 

Automatizar processos é um grande começo para a Transformação Digital da sua empresa, mas é importante não parar por aí.  

Para colher os melhores frutos, é essencial que, além de automatizar processos, haja também outras mudanças, que devem envolver a cultura da empresa, suas lideranças e colaboradores, os métodos de trabalho e a visão dos negócios. 

Com novas empresas 100% digitais surgindo todos os dias, lançando modelos de negócios disruptivos, apoiar sua estratégia de negócios em processos manuais é a receita certa para o fracasso da sua empresa. 

As empresas analógicas precisam adaptar seus modelos de negócios ao padrão digital para manterem-se competitivas no presente e no futuro e a automação de processos pode ser o primeiro passo para iniciar essa mudança. 

Para saber mais sobre como automatizar a sua empresa, acompanhe a RedFox em nossas redes sociais e não perca as novidades. 

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O que acontece em uma empresa sem processos operacionais
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O que acontece em uma empresa sem processos operacionais?

Quando uma empresa não tem procedimentos padronizados, ela corre o risco de perder o controle sobre a qualidade das atividades que são executadas. Sem os processos operacionais, uma série de problemas pode ocorrer, afetando diretamente os resultados.

Um dos instrumentos para resolver essa questão é o POP (Procedimento Operacional Padrão), documento com os métodos de execução das tarefas críticas dentro da organização. Ele contém a descrição e o passo a passo das atividades de cada processo, sendo muito usado em treinamentos e fluxos de produção.

O objetivo é padronizar as tarefas para garantir sempre os mesmos resultados na operação. Quando falta esse tipo de documentação em uma empresa, cada funcionário pode realizar as atividades de uma maneira diferente, contribuindo para fluxos desorganizados e resultados diferentes.

Pensando nisso, a RedFox desenvolveu o Smart Process, uma plataforma que ajuda a solucionar esses e outros problemas de uma empresa que não tem processos operacionais padronizados. Confira a seguir alguns problemas que ajudamos a resolver!

Desorganização dos processos

A ausência de um POP contribui para processos operacionais desorganizados na empresa. Cada funcionário executa as atividades de uma maneira diferente, podendo gerar ruídos de comunicação entre áreas, dificuldade em encontrar dados e problemas de continuidade nas tarefas.

Imagine ter que retomar o trabalho de outra pessoa e se deparar com dados desatualizados ou bagunçados. Só o fato de ter que se localizar no processo já toma bastante tempo, dificultando a produtividade.

No Smart Process, por exemplo, propomos regras de negócio que permitem realizar a padronização dos processo operacionais, ajudando a manter o fluxo adequado dos processos na sua organização. Dessa forma, é possível chegar a uma menor variabilidade na execução e maior previsibilidade de resultados.

Demora no aprendizado de tarefas

Quando um funcionário é promovido ou entra em uma empresa, ele precisa receber treinamentos para executar as funções do cargo em questão. No processo de adaptação, ele pode ficar perdido ou confuso sobre como executar as atividades, precisando recorrer aos colegas e superiores.

Uma empresa que opera com processos operacionais padronizados consegue gerar insumos para diminuir a curva de aprendizado e a pausa nas atividades no trabalho dos demais funcionários. 

Isso porque o colaborador conta com um documento de apoio apropriado para diminuir a dependência dos colegas. 

Essa é uma das propostas do Smart Process, que traz ferramentas de suporte digital para capacitações das atividades. Com a opção de vídeos tutoriais, há uma otimização nos processos e o colaborador pode se adaptar mais facilmente às novas tarefas.

Falta de treinamentos e readequação de equipe

Quando uma tarefa é executada fora do padrão por diversas vezes, isso pode significar a necessidade de avaliar o desempenho do colaborador e aplicar um retreinamento. No entanto, não ter processos operacionais padronizados limita a visibilidade desse contexto.

O gestor fica sem clareza para identificar quando os funcionários estão fora da curva de excelência. Assim, perde a chance de alinhá-los no processo. Daí a importância de ferramentas para acompanhar e melhorar os procedimentos.

O Smart Process avalia a execução operacional e dispara notificações para alertar sobre a qualidade dos serviços, com gatilhos e insights para avaliar a importância de um retreinamento.

Isenção de responsabilidades

Quando há algum problema nos processos, é comum ver um cenário em que as pessoas fujam da culpa, acusando uns para os outros. A isenção de responsabilidade atrapalha na correção da questão, já que se torna difícil encontrar quem cometeu o deslize e como isso se sucedeu.

Porém, se a sua empresa tem um sistema para os processos operacionais, os gestores conseguem controlar melhor as atividades e atrelá-las a colaboradores específicos.

Dessa forma, eles conseguem encontrar onde ocorrem os gargalos que precisam ser corrigidos ou contornados para seguir com o fluxo dos processos. A atribuição de responsabilidades leva a melhores resultados para alcançar as metas traçadas.

No Smart Process, cada tarefa é registrada individualmente, armazenando em sistema informações como o momento de inclusão da atividade e o usuário responsável pelo input. Assim, a solução permite eliminar a isenção de responsabilidades nos processos.

Relatórios inconsistentes

Entre um processo e outro, os gestores precisam criar relatórios sobre as atividades da equipe. Porém, essa tarefa pode ser complicada quando não há uma formalização de processos operacionais para gerenciar o fluxo.

Nesse contexto, os colaboradores podem presumir que executam as tarefas adequadamente, quando na verdade deveriam realizá-las de outra maneira, por exemplo.

Isso pode levar a relatórios inconsistentes e com maior margem de erro. Logo, a aplicação dos POPs no processo se mostra essencial para garantir a qualidade dos dados apresentados e até a agilidade na produção desse material.

No dashboard gerencial do Smart Process, os gestores conseguem visualizar todas as ações executadas dentro do fluxo do sistema. Além disso, a solução gera relatórios automáticos a partir de gatilhos e ferramentas inteligentes, permitindo acesso em tempo real aos planos de ações e acompanhamento de metas.

Essas são só algumas das várias desvantagens no ecossistema de uma empresa sem formalização dos processos operacionais que podem ser contornadas pelo Smart Process. Para evitar os problemas causados por esse cenário, entre em contato com o team Red e descubra todas as facilidades que a nossa solução inteligente de gestão de processos pode fazer pelo seu negócio!

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Falta de visão de processos afeta regras de compliance nas empresas

Desde a criação das Leis Anticorrupção, as empresas passaram a ter mais cuidado com as regras de compliance, buscando aplicar uma série de normas para se adequarem às exigências. Nesse contexto, um dos principais desafios é combater a falta de visão de processos.

O papel do compliance é tornar transparentes as condutas éticas de atuação no mercado, garantindo que as etapas sejam executadas em conformidade. Essa necessidade sempre existiu, mas as leis fizeram com que as empresas procurassem mudar a postura frente às práticas. Assim, elas passaram a levar as regras mais a sério para melhorar os processos.

Para barrar ações e comportamentos duvidosos, os gestores precisam ter controle do fluxo das atividades, identificando as origens e os status das movimentações. Daí a necessidade de eliminar a falta de visão de processos.

Uma empresa precisa olhar para o que acontece dentro do ecossistema, ativando gatilhos e aplicando ferramentas que ajudem a ter controle. Do contrário, vai estar suscetível a riscos de compliance que podem trazer sérios problemas diante da lei.

Vários fatores influenciam nas ameaças para cada organização individualmente, como o setor de atuação, o formato de gestão ou até a concorrência. Porém, alguns são comuns a todo negócio. Confira a seguir quais são esses riscos relacionados à falta de visão de processos!

Exposição de dados

A maior preocupação nas empresas é a violação à privacidade dos dados. Esse problema pode vir de várias frentes, como ataques externos, espionagem e até ação de funcionários mal intencionados.

Para solucionar o problema, o governo chegou à criação da Lei Geral de Proteção de Dados, que exige uma readequação das empresas que utilizam informações confidenciais de clientes e usuários.

As tecnologias de segurança de dados podem ajudar a aplicar o compliance, mas as políticas internas também são necessárias. A instrução e o treinamento adequado dos funcionários são pontos que fortalecem o uso consciente das tecnologias e dos dados.

Fraudes e corrupção

Entram nos riscos de compliance os problemas de fraudes e corrupção, como lavagens e desvios de dinheiro. Essas ações são mais comuns nas grandes empresas com falta de visão de processos, já que a verificação e a identificação das ocorrências são mais difíceis de serem realizadas.

As regras de compliance pedem que haja um controle da execução de processos, barrando qualquer ação mal intencionada. Um ecossistema com maior rastreabilidade das atividades permite perceber atividades suspeitas, diminuindo esse tipo de ocorrência.

Sem visão de processos, a sua empresa pode até se envolver em investigações causadas por parceiros que deixam a questão de lado, abrindo espaço para fraudes nos negócios. Por isso, muitas empresas já exigem aos fornecedores o código de ética para fechar acordo.

Evasão fiscal

O controle dos processos também dificulta a ocorrência de evasão fiscal nas empresas. Embora esse seja muitas vezes um ato premeditado, pode surgir por falta de conhecimento e erros que passam despercebidos.

Os investidores principalmente precisam ter acesso aos dados completos de tributação. Assim, eles conseguem verificar a efetividade dos cálculos e ter mais visibilidade sobre eles.

Para isso, é fundamental que o processo seja transparente, para que as informações sejam acompanhadas com mais facilidade e acessíveis para um cálculo apropriado.

Para evitar a evasão fiscal, é importante realizar vendas sempre com notas, fazer pagamentos de funcionários de acordo com as normas e recolher os impostos.

Falta de foco nas estratégias

Mais um problema da falta de visão de processos é que as estratégias se tornam bagunçadas, com cada pessoa traçando a sua maneira de executar as tarefas sem um objetivo comum. Isso interfere na identificação das etapas e localização das informações.

Quando não há uma integração dos processos, há um problema para acompanhar o que cada pessoa deve fazer no fluxo ou mesmo identificar o que foi feito. Com isso, as informações usadas nas atividades podem estar desatualizadas, devido à falta de rastreabilidade para localizar os dados mais recentes.

Como se pode ver, deixar de lado as boas práticas na visão de processos traz alto potencial de risco para a sua empresa. Por isso, você precisa contar com tecnologias específicas para rastrear o fluxo das atividades.

O SmartProcess é a solução ideal para esse objetivo, com ferramentas que permitem acompanhar as informações e tarefas executadas. Converse com nossos especialistas e saiba mais sobre a evolução da gestão para ampliar a sua visão de processos!

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6 problemas causados pela falta de controle de processos

A falta de controle de processos é uma característica que prejudica a identificação das falhas nas atividades do ecossistema corporativo.

Mesmo que cada setor tenha funções específicas, muitas vezes as tarefas se complementam, criando uma relação de interdependência entre as áreas. O trabalho de uma equipe, então impacta diretamente nos resultados da empresa como um todo.

Durante a nossa imersão no mercado, a RedFox identificou uma série de dificuldades comuns a empresas sem um modelo eficaz para melhorar o ecossistema de gestão das organizações.

A partir dessa expertise, selecionamos 6 problemas que podem ser resolvidos com uma solução apropriada para o controle de processos. Confira a seguir!

1. Falta de clareza nas atribuições das áreas

Quando os funcionários têm dificuldade de entender as tarefas, o processo pode travar ou atrasar, tomando mais tempo do que deveria. Esse problema ocorre com frequência em ambientes corporativos desordenados, onde as responsabilidades são confusas.

A falta de clareza acarreta em pessoas fazendo as tarefas que deveriam ser delegadas a outros funcionários e, ainda pior, sem o cuidado próprio do responsável por desempenhar a função. No contexto geral, a empresa acaba por desvalorizar o real potencial dos funcionários, deixando de tê-los nas funções mais adequadas para cada perfil.

Como consequência, os resultados perdem qualidade e estão sujeitos a erros. Isso atrasa as demais etapas do processo e o resultado final.

2. Sobreposição e duplicidade de funções

Além de confusão na execução de tarefas, a falta de controle de processos também pode gerar duplicidade, fazendo com que mais de uma pessoa realize a mesma atividade. Há casos em que esse contexto sequer é identificado pelos gestores.

É comum também o acúmulo de tarefas para um funcionário, enquanto outros que poderiam se ocupar de algumas dessas atividades apresentam ociosidade na cadeia do processo. A sobreposição de funções ou até mesmo nomenclaturas erradas de cargos são resultados desse contexto.

Quando a visão do ecossistema é clara, evita-se a perda de tempo com esse tipo de situação. O tempo dos funcionários é otimizado e os materiais criados são utilizados de maneira inteligente dentro dos processos interconectados.

3. Inexistência de funções vitais para o funcionamento da organização

A falta de visão para a necessidade de funções ausentes no processo é mais um resultado da gestão sem controle. Com isso, caímos novamente na situação em que funcionários realizam tarefas impróprias para o cargo, refletindo na baixa qualidade do produto/serviço.

Identificar gargalos referentes a cargos ausentes ajuda a criar ciclos mais inteligentes e com melhores rendimentos, inserindo os profissionais adequados para a realização das atividades em questão.

Com as ferramentas adequadas, o gestor tem melhor visibilidade dos organogramas de trabalho e pode readequar os processos para que as tarefas estejam nas mãos certas.

4. Elevado número de níveis hierárquicos

Em empresas de grande porte, há um elevado número de níveis hierárquicos, abrindo espaço para vários problemas. Para começar, quanto mais pessoas envolvidas no processo, a tendência é deixá-lo mais demorado e difícil de identificar as falhas, bem como os responsáveis pelo erro.

O resultado é um forte desentendimento entre áreas, que se responsabilizam entre si. Em vez de resolver a questão, os colaboradores perdem tempo em uma discussão para definir de quem é a culpa.

As falhas podem ser resultados de uma quebra de comunicação no meio do caminho ou do famoso telefone sem fio, onde as informações se perdem ou são deturpadas no trajeto. Isso inclui o uso de meios ineficientes de contato, como e-mails que chegam ao destinatário, mas não são lidos.

Esse contexto de fácil perda de informações facilita ainda a ação de colaboradores mal intencionados, com brecha para práticas ilícitas e corrupção no sistema.

5. Falta de integração na estrutura

Sem a visão de processos, o trabalho das áreas correlacionadas é feito de maneira desconexa. A falta de integração na estrutura do processo é um problema sério de gestão, porque leva a retrabalhos, perda de tempo, falha de comunicação e atrasos em tarefas, bem como a perda de informações.

6. Estrutura inadequada aos padrões

Sem um controle de processos adequado, a empresa pode até ter padrões predefinidos, porém as chances de eles não serem cumpridos são grandes. Esse contexto apresenta colaboradores executando tarefas de forma aleatória, contribuindo para resultados inconsistentes e cheios de falha.

A gerência se torna incapaz de resolver os problemas e agir frente aos erros de processo, porque perde a visibilidade sobre as tarefas. Os padrões se tornam meramente triviais, existindo apenas por uma questão de formalidade. Logo, o fluxo dos processos se torna confuso.

Se você se identifica com pelo menos uma parte dessas falhas no ecossistema da sua empresa, é porque realmente precisa melhorar a gestão. Para isso, precisa de ferramentas inteligentes que podem ajudar a desenhar, entender e controlar os processos, garantindo um  melhor gerenciamento e uma maior visibilidade das tarefas e melhora na comunicação.

Como a digitalização do processo manual contribui para os resultados da empresa
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Como a digitalização do processo manual contribui para os resultados da empresa

As tarefas com processo manual estão mais suscetíveis a erros de natureza humana, que interferem no desempenho dos resultados. Isso porque informações sem acuracidade atrapalham os líderes nas tomadas de decisão e podem levar a ações catastróficas.

Nós da RedFox enxergamos a automação como a melhor saída para conter esse contexto. Existem várias tarefas que podem ser executadas por soluções digitais, diminuindo riscos como o arquivamento e gestão de documentos.

Enquanto muitas empresas ainda trabalham com papéis, por exemplo, há sempre chances de perder informações no manuseio dos documentos. Já em uma empresa em transformação digital, os dados ficam protegidos na nuvem e em sistemas seguros.

Então, para evitar os prejuízos causados pela falha humana, é importante ter meios de identificar os gargalos e corrigi-los. É nesse contexto que desenvolvemos o SmartProcess, uma solução importante para aperfeiçoar os processos e dar visibilidade aos gestores.

Com a nossa solução, a sua empresa consegue corrigir problemas comuns ao processo manual e ainda automatizar tarefas de caráter repetitivo. Confira a seguir alguns tipos de erro humano que podem prejudicar a sua empresa e como a nossa solução pode ajudar!

Falta de atenção

Uma característica natural do homem é que nós nunca estamos totalmente focados. Por diversos motivos, podemos nos distrair ao executar uma tarefa, causando erros que podem ser identificados tardiamente, quando já prejudicaram o andamento das atividades.

Assim, contar com um sistema de gerenciamento de processos é uma forma interessante de conter esses problemas. No SmartProcess, há algoritmos inteligentes que ajudam a identificar erros nas informações inseridas e solicitam a readequação, evitando que os dados sejam repassados de forma errada no fluxo do processo.

Fadiga ou cansaço

Seja pela complexidade de um trabalho, jornadas de trabalho extensas, excesso de pressão dos gestores, entre outros motivos, o colaborador pode fazer as atividades cansado ou esgotado.

Dessa forma, torna-se muito difícil realizar um trabalho com primazia e qualidade. Com a queda de desempenho, o funcionário fica suscetível a cometer erros e deslizes,prejudicando o andamento dos processos.

As tarefas executadas por meio de soluções digitais estão livres desse contexto, já que a máquina pode funcionar ininterruptamente sem ter a qualidade afetada.

Negligência a informações

Em meio a grandes volumes de dados, o processo manual dificulta a leitura das informações para as tomadas de decisão, principalmente quando as informações estão registradas em papel. Assim, muitos dados podem ser esquecidos ou deixados de lado nas análises.

Enquanto a atividade humana se torna mais complexa para lidar com tanto material, tecnologias como inteligência artificial, big data e analytics presentes no SmartProcess têm potencial para realizar o processamento com mais agilidade.

A ideia é incentivar a digitalização das informações, deixando o papel de lado. Assim, todos os dados ficam disponíveis no sistema para utilização dos algoritmos, gerando relatórios mais completos e consistentes.

Falta de capacitação

Nem todos os funcionários estão capacitados para lidar com o processo manual, tendo um desempenho limitado nas atividades delegadas. Isso pode acontecer devido à falta de cuidado na seleção, realocação indevida ou mal elaborada, acúmulo de função originada de outros cargos, entre outros motivos.

Ter mais atenção ao perfil dos profissionais ou mesmo capacitá-los é uma saída para o problema, mas os erros também podem ser corrigidos – de forma até mais confiável – a partir da automação do processo, utilizando sistemas e plataformas com algoritmos inteligentes para realizar atividades repetitivas e mecanizadas.

Se o SmartProcess tem meios de facilitar essa questão, também traz uma biblioteca digital que pode ser alimentada com materiais de treinamento. Assim, os gestores contam com uma ferramenta otimizada para desenvolver a capacitação da equipe a partir de treinamentos ágeis e com baixo custo.

Outra vantagem é a identificação dos funcionários que precisam atualizar o conhecimento. A partir do acompanhamento das atividades, a solução emite diagnósticos que sinalizam a falta de cumprimento dos padrões, avisando quando um colaborador precisa ser retreinado.

Falta de comprometimento

Outro problema no processo manual originado da má seleção é a escolha de profissionais sem comprometimento com a empresa. Eles tendem a executar as demandas sem o cuidado adequado, caindo em contextos já citados, como a falta de atenção e a negligência aos procedimentos e dados, ou mesmo atrasar as entregas.

A identificação desses profissionais nem sempre é possível na contratação, mas, quanto mais uma empresa automatiza seus processos, maiores são as chances de as entregas serem feitas de acordo com a demanda.

O SmartProcess tem uma funcionalidade que desenha o processo de forma que o usuário execute as tarefas dentro das regras especificadas, ou seja, o sistema garante que a execução de todas as etapas críticas sejam cumpridas, independente do comprometimento do colaborador.

Erros propositais e corrupção do processo

Quão confiáveis os seus profissionais são? Vemos com frequência empresas acusadas de corrupção e caixa dois nos noticiários. Enquanto isso pode de fato ocorrer nas altas gerências, também pode ser premeditado por líderes e gestores de cargos inferiores, com acesso aos processos financeiros.

Esse contexto é mais característico de empresas de grande porte, onde as etapas costumam ser longas e passam pelas mãos de várias pessoas. Ter uma ferramenta digital para rastrear todas as movimentações é uma forma de evitar a corrupção e ações ilegais dentro do seu negócio. No SmartProcess, esse acompanhamento é facilitado por um dashboard de fácil visualização que identifica os responsáveis pelas tarefas.Se a sua empresa apresenta erros humanos com frequência por ter um processo manual, a nossa solução tem tudo para ajudar a aumentar os resultados do negócio. Entre em contato com a equipe RedFox e converse com um de nossos especialistas sobre o SmartProcess!

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Processo manual: Quais são os riscos de erro humano nas empresas?

As tarefas com processo manual estão mais suscetíveis a erros de natureza humana, que interferem no desempenho dos resultados. Isso porque informações sem acuracidade atrapalham os líderes nas tomadas de decisão e podem levar a ações catastróficas.

Nós da RedFox enxergamos a automação como a melhor saída para conter esse contexto. Existem várias tarefas que podem ser executadas por soluções digitais, diminuindo riscos como o arquivamento e gestão de documentos.

Enquanto muitas empresas ainda trabalham com papéis, por exemplo, há sempre chances de perder informações no manuseio dos documentos. Já em uma empresa em transformação digital, os dados ficam protegidos na nuvem e em sistemas seguros.

Então, para evitar os prejuízos causados pela falha humana, é importante ter meios de identificar os gargalos e corrigi-los. É nesse contexto que desenvolvemos o SmartProcess, uma solução importante para aperfeiçoar os processos e dar visibilidade aos gestores.

Com a nossa solução, a sua empresa consegue corrigir problemas comuns ao processo manual e ainda automatizar tarefas de caráter repetitivo. Confira a seguir alguns tipos de erro humano que podem prejudicar a sua empresa e como a nossa solução pode ajudar!

Falta de atenção

Uma característica natural do homem é que nós nunca estamos totalmente focados. Por diversos motivos, podemos nos distrair ao executar uma tarefa, causando erros que podem ser identificados tardiamente, quando já prejudicaram o andamento das atividades.

Assim, contar com um sistema de gerenciamento de processos é uma forma interessante de conter esses problemas. No SmartProcess, há algoritmos inteligentes que ajudam a identificar erros nas informações inseridas e solicitam a readequação, evitando que os dados sejam repassados de forma errada no fluxo do processo.

Fadiga ou cansaço

Seja pela complexidade de um trabalho, jornadas de trabalho extensas, excesso de pressão dos gestores, entre outros motivos, o colaborador pode fazer as atividades cansado ou esgotado.

Dessa forma, torna-se muito difícil realizar um trabalho com primazia e qualidade. Com a queda de desempenho, o funcionário fica suscetível a cometer erros e deslizes,prejudicando o andamento dos processos.

As tarefas executadas por meio de soluções digitais estão livres desse contexto, já que a máquina pode funcionar ininterruptamente sem ter a qualidade afetada.

Negligência a informações

Em meio a grandes volumes de dados, o processo manual dificulta a leitura das informações para as tomadas de decisão, principalmente quando as informações estão registradas em papel. Assim, muitos dados podem ser esquecidos ou deixados de lado nas análises.

Enquanto a atividade humana se torna mais complexa para lidar com tanto material, tecnologias como inteligência artificial, big data e analytics presentes no SmartProcess têm potencial para realizar o processamento com mais agilidade.

A ideia é incentivar a digitalização das informações, deixando o papel de lado. Assim, todos os dados ficam disponíveis no sistema para utilização dos algoritmos, gerando relatórios mais completos e consistentes.

Falta de capacitação

Nem todos os funcionários estão capacitados para lidar com o processo manual, tendo um desempenho limitado nas atividades delegadas. Isso pode acontecer devido à falta de cuidado na seleção, realocação indevida ou mal elaborada, acúmulo de função originada de outros cargos, entre outros motivos.

Ter mais atenção ao perfil dos profissionais ou mesmo capacitá-los é uma saída para o problema, mas os erros também podem ser corrigidos – de forma até mais confiável – a partir da automação do processo, utilizando sistemas e plataformas com algoritmos inteligentes para realizar atividades repetitivas e mecanizadas.

Se o SmartProcess tem meios de facilitar essa questão, também traz uma biblioteca digital que pode ser alimentada com materiais de treinamento. Assim, os gestores contam com uma ferramenta otimizada para desenvolver a capacitação da equipe a partir de treinamentos ágeis e com baixo custo.

Outra vantagem é a identificação dos funcionários que precisam atualizar o conhecimento. A partir do acompanhamento das atividades, a solução emite diagnósticos que sinalizam a falta de cumprimento dos padrões, avisando quando um colaborador precisa ser retreinado.

Falta de comprometimento

Outro problema no processo manual originado da má seleção é a escolha de profissionais sem comprometimento com a empresa. Eles tendem a executar as demandas sem o cuidado adequado, caindo em contextos já citados, como a falta de atenção e a negligência aos procedimentos e dados, ou mesmo atrasar as entregas.

A identificação desses profissionais nem sempre é possível na contratação, mas, quanto mais uma empresa automatiza seus processos, maiores são as chances de as entregas serem feitas de acordo com a demanda.

O SmartProcess tem uma funcionalidade que desenha o processo de forma que o usuário execute as tarefas dentro das regras especificadas, ou seja, o sistema garante que a execução de todas as etapas críticas sejam cumpridas, independente do comprometimento do colaborador.

Erros propositais e corrupção do processo

Quão confiáveis os seus profissionais são? Vemos com frequência empresas acusadas de corrupção e caixa dois nos noticiários. Enquanto isso pode de fato ocorrer nas altas gerências, também pode ser premeditado por líderes e gestores de cargos inferiores, com acesso aos processos financeiros.

Esse contexto é mais característico de empresas de grande porte, onde as etapas costumam ser longas e passam pelas mãos de várias pessoas. Ter uma ferramenta digital para rastrear todas as movimentações é uma forma de evitar a corrupção e ações ilegais dentro do seu negócio. No SmartProcess, esse acompanhamento é facilitado por um dashboard de fácil visualização que identifica os responsáveis pelas tarefas.

Se a sua empresa apresenta erros humanos com frequência por ter um processo manual, a nossa solução tem tudo para ajudar a aumentar os resultados do negócio. Entre em contato com a equipe RedFox e converse com um de nossos especialistas sobre o SmartProcess!