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Como Aumentar a Produtividade do Meu Time Automatizando Processos Manuais

Descubra como a incorporação de tecnologias de automação na sua empresa pode ajudar seus colaboradores a produzirem mais, com ganhos em satisfação e qualidade nas entregas.

O mercado, cada vez mais exigente, cria a necessidade das empresas de se modernizarem e investirem em processos mais rápidos, eficientes e de melhor qualidade. Nesse cenário, automatizar processos manuais tem sido a escolha de muitas empresas, sejam elas do setor industrial, comercial ou de serviços.

Automação de processos é a otimização de tarefas através da substituição de trabalho manual pelo uso de máquinas e tecnologias da informação. Por sua vez, estas são capazes de entregar mais agilidade e melhor performance de resultados.

A necessidade de automação no setor industrial já é bem clara. Afinal, não há mais quem conteste o fato de que o modelo industrial depende de máquinas e robôs para ser capaz de suprir em escala as demandas do mercado.

Mas não é só para a indústria que a automação pode servir. Empresas dos setores de comércio e serviços têm se beneficiado muito dessas tecnologias e a tendência é que cada vez mais delas descubram os benefícios potenciais da automação de processos e iniciem também este processo. 

Um dos principais benefícios que as empresas podem conseguir com processos digitais é o aumento de sua produtividade.

Otimizando processos

Automatizar processos manuais permite otimização dos processos da sua empresa, trazendo mais eficiência e agilidade.

Com máquinas e softwares, os processos rotineiros são concluídos mais rapidamente, porque os sistemas são capazes de processar um volume maior de dados em menos tempo do que pessoas.

Além disso, os colaboradores ganham mais tempo para dedicarem-se à tarefas de maior valor agregado. Ficam mais satisfeitos e também produzem mais.

Essa otimização vem também com a padronização, já que a automação garante que os processos sejam realizados sempre da mesma forma e com a mesma qualidade, oferecendo mais segurança.

Por fim, softwares de automação são facilmente auditáveis, pois garantem ampla visão da execução dos processos. Permitem também análises mais assertivas e maior precisão na medida do tempo gasto para completar as tarefas, resultando em melhor previsibilidade e definição de prazos.

Começando a digitalização de processos

Não é novidade que fazer o controle de informações da sua empresa em papel, ou mesmo em Excel, já não é mais suficiente. 

Mas, quando a mera menção de inserção de tecnologia e digitalização de processos vira uma dor de cabeça ou um arrepio na espinha para alguns gestores, é preciso mostrar que não precisa ser assim.

Se a sua empresa ainda utiliza papel e caneta, não é necessário que, de uma hora para outra, passe a utilizar o que há de mais novo em inteligência artificial, por exemplo. 

A mudança deve ser estratégica e criteriosa, pensando no que faz sentido para a sua empresa e para os seus colaboradores. Os custos da mudança também devem ser avaliados.

O mercado de tecnologia oferece soluções das mais diversas, voltadas para setores e demandas específicas. Assim, basta pesquisar quais são as melhores opções para o momento atual do seu negócio.

 Como automatizar processos

Automatizar processos manuais não precisa ser um processo extremamente caro, que acaba assustando e inviabilizando a mudança.

Você pode descobrir, por exemplo, que uma solução em um software de ERP (Planejamento de Recursos da Empresa), para integrar e gerenciar todos os recursos da empresa, como compras, fluxo de caixa, estoque, faturamento diário e balanço contábil, já pode fazer uma diferença enorme para o seu negócio.

Outra ferramenta simples, de extrema importância para as áreas de marketing, vendas e suporte, são as soluções de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Elas permitem o cadastro e registro de informações sobre os clientes, trazendo uma integração e centralização de informações que torna mais fácil a gestão do relacionamento com os clientes da empresa. 

O atendimento ao cliente também tem muito a ganhar com a automação. Os consumidores, cada vez mais, exigem soluções rápidas para as suas dores. Por isso, destacam-se as empresas que conseguem dar as respostas mais ágeis e eficientes. 

Com atendimento automatizado por chatbots, as respostas chegam ao cliente quase que instantaneamente, aumentando a sua satisfação com a marca. Assim, sua equipe de suporte fica menos sobrecarregada, pois deixa de precisar atender às questões mais pontuais, podendo dedicar-se aos atendimentos que exijam mais atenção e cuidado humano.

Para o setor de serviços, soluções robustas de controle de agendas e escalas podem ter grande impacto na organização da rotina de trabalho. 

Relatórios, pagamentos, procedimentos financeiros, disparos de e-mails, banco de dados e até mesmo a produtividade são exemplos de processos que podem também ser automatizados.

Mas com tantas opções de soluções de diferentes funcionalidades e preços, é preciso fazer uma análise cuidadosa sobre quais farão mais sentido para o negócio.

Automatizando a produtividade

Além de softwares para gerenciamento de processos e projetos, é possível encontrar soluções para gerenciar também os recursos humanos da sua empresa. 

De gestão de férias, reuniões, projetos e tempo, a tecnologia está disponível para ajudar suas equipes a se organizarem melhor e produzirem mais e melhor.

Muito se tem a ganhar também com a adoção de metodologias ágeis como forma de organização de tarefas e entregas dos seus colaboradores.  

Automatizar processos manuais dá aos seus colaboradores mais tempo para se dedicarem ao que realmente importa. Assim, podem se engajar mais no cumprimento de suas metas, gerando valor para a empresa e fazendo os negócios prosperarem. 

Com tantos benefícios e tantas opções, para os mais diversos tamanhos e tipos de empresa, fica difícil continuar justificando a não incorporação de processos automatizados no dia a dia do seu negócio. 

O mundo hoje já é digital. Por isso, não é mais possível continuarmos nos apoiando em processos antigos e analógicos.

Para garantir a competitividade e a sobrevivência da sua empresa, é preciso começar uma grande mudança na qual a tecnologia, com certeza, deve fazer parte. 

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Automação de processos manuais
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7 Benefícios da Automação de Processos Manuais

Automatizar processos significa substituir processos manuais por tecnologias como sistemas e softwares capazes de executar as tarefas repetitivas e manuais que muitas vezes podem levar horas em poucos segundos. Os benefícios da automação de processos para as empresas vão muito além de economia de tempo de execução.

Com tecnologia, a empresa consegue ganhos em eficiência nos processos, maior satisfação e engajamento dos colaboradores, redução de custos e visão global de todas as etapas do negócio. 

Se a sua empresa anda sofrendo com processos lentos e ineficientes, a automação pode ser o melhor caminho. 

É importante ressaltar que o incremento de tecnologia na realização de tarefas manuais não significa necessariamente o fim do trabalho para as pessoas. Elas ainda são necessárias, mas a natureza do seu trabalho deve mudar. 

As ferramentas tecnológicas ajudam a reduzir a necessidade de trabalho humano em tarefas repetitivas e burocráticas. Assim, novas oportunidades se abrem para que as pessoas ocupem funções mais analíticas, de maior interesse aos negócios. 

Ainda tem dúvidas de que a automação de processos é o caminho certo para a sua empresa? Então confira os benefícios!

1. MAIS PRODUTIVIDADE, MENOS DE CUSTOS E OTIMIZAÇÃO DE TEMPO 

Uma das principais vantagens da automação de processos é a redução de custos. O uso de tecnologia permite que mais atividades sejam feitas em menos tempo, reduzindo o tempo final para a realização da tarefa.

Você também passará a precisar de menos pessoas para realizar um único processo, reduzindo custo com contratações para cargos operacionais.

Além disso, com menos tarefas manuais e repetitivas, mais tempo pode ser investido em atividades centrais para o negócio, como análises de resultados, inovação e foco no cliente, aumentando também a produtividade dos colaboradores. 

2. PADRONIZAÇÃO, QUALIDADE E EFICIÊNCIA NAS TAREFAS

 A automação de processos traz a segurança de que as atividades serão sempre realizadas da mesma forma. 

Enquanto processos manuais dependem de pessoas para sua realização, processos automatizados podem ser realizados com pouco ou nenhuma interferência humana.

Lembrando que, quanto mais precisas e manuais forem as tarefas, quando realizadas por pessoas, há mais chances de erros e distrações.

Atividades automatizadas são menos sujeitas a erros, mais rápidas e eficientes. Ferramentas automatizadas conseguem produzir maiores resultados em tempo menor do que pessoas.  

3. MÉTRICAS E RESULTADOS 

O terceiro benefício da automação de processos é o aumento na assertividade.

Sem interferência humana, os erros são menos frequentes ou mesmo deixam de acontecer. O resultado disso é uma maior confiabilidade dos dados e informações, permitindo uma análise melhor de métricas e indicadores.

Há até mesmo soluções que oferecem relatórios gerados automaticamente com base nas informações do sistema..  

Com relatórios e métricas mais confiáveis, fica muito mais fácil tomar decisões de negócios mais acertadas, com maiores chances de causarem impactos positivos para a sua empresa.

Dados já são um dos ativos mais valiosos para qualquer estratégia ou negócio. Por isso, mais confiabilidade nas informações é um grande benefício que você pode alcançar com a automação de processos.

4. CENTRALIZAÇÃO DE INFORMAÇÕES E COMUNICAÇÃO 

 A automatização possibilita que as informações sobre os processos sejam acessadas com mais facilidade por gestores e colaboradores.

Outros benefícios em automatizar processos são percebidos na facilitação da comunicação entre equipes e entre áreas e na visualização de resultados. 

Se quadros de avisos ou até mesmo canais de e-mail já não são mais suficientes para manter a boa comunicação entre os colaboradores, há ferramentas que podem garantir com mais eficiência o acesso e a circulação de informações. 

Além disso, com integração de multiplataformas de processos, é possível ter uma visão ampla do negócio como um todo, que favorece a análise do cenário geral de custos, mercado, concorrência e clientes.

5. DEFINIÇÃO DE PRAZOS 

Os softwares de automação mostram também o tempo de execução das tarefas. 

É possível saber com precisão em que projetos suas equipes estão alocadas, qual a disponibilidade de absorver novas demandas e qual a média de tempo gasto por projeto. 

Assim, fica fácil definir prazos mais assertivos e seguros para entrega de novos projetos aos seus clientes, diminuindo as chances de atrasos nas entregas. 

6. TRANSPARÊNCIA, CONTROLE E COMPLIANCE

Os benefícios em automatizar processos não param por aí. Com mais acesso à informação, ter o controle dos processos como um todo e de todo o fluxo de trabalho dos colaboradores é mais fácil.

Com mais transparência, o compliance fica garantido, uma vez que todas as ações realizadas nos sistemas ficam registradas em histórico, tornando possível controle e facilitando futuras auditorias dos processos. 

Dessa forma, é possível garantir que as condutas de seus colaboradores e todos os processos realizados estão dentro das normas e padrões de compliance da organização. 

7. MAIOR COMPETITIVIDADE

Com processos mais rápidos e eficientes e pessoas mais produtivas e engajadas em atividades estratégicas, é muito provável que a sua empresa passe a oferecer um produto ou serviço de maior qualidade ao consumidor final.

Assim, sua empresa fica mais competitiva no mercado, seus clientes ficam mais satisfeitos e, além de deixar de perder dinheiro, você logo se verá lucrando mais. 

Os grandes players do mercado estão sempre buscando por novas formas de aumentar a qualidade e agilidade de seus processos internos. 

Conectadas às tendências, essas empresas têm encontrado em soluções com uso de machine learning e inteligência artificial importantes aliados para melhorar ainda mais os processos. 

Alinhada à uma estratégia de Transformação Digital, os benefícios da automação de processos podem ser ainda maiores.  

Agora que você já sabe os benefícios da automação de processos para a sua empresa, é hora de começar também a mudança!

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Como automatizar processos manuais
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Automação de Processos: saiba o que é e como começar na sua empresa

Sua empresa está perdendo muito tempo e dinheiro com atividades manuais e repetitivas? Veja como a automação de processos pode ser a solução que você precisa para alavancar o crescimento do seu negócio!

Você já parou para fazer as contas do tempo gasto na sua empresa com atividades puramente repetitivas e burocráticas? Já ouviu falar sobre automação de processos?

Hoje, cada minuto que seus colaboradores gastam fazendo manualmente tarefas que um software poderia fazer, é um minuto de dinheiro desperdiçado para sua empresa.

No fim do mês, qual será o tamanho do prejuízo?

Em um país com uma economia tão incerta quanto o Brasil, com crises frequentes, sua empresa pode ser dar ao luxo de perder dinheiro?

Se a resposta for negativa, a solução pode ser automatizar os seus processos internos.

 O QUE É AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS

Automação de processos é a utilização de ferramentas tecnológicas como máquinas e softwares para substituição de trabalhos manuais. Dentre os benefícios da automação, estão: o ganho em tempo, eficiência, qualidade e confiabilidade e a redução de custos com atividades operacionais.

Como resultado, seus colaboradores passam a gastar menos tempo com burocracias, dedicando mais tempo às atividades mais estratégicas para a empresa.

Hoje, o mercado oferece soluções para a automação das mais diversas atividades, voltadas aos mais diversos tipos de negócios. Por isso, para garantir todos os benefícios que a automação pode trazer, é necessário ter estratégia para realizar a mudança.

O PASSO A PASSO DA AUTOMAÇÃO

 A primeira coisa que você deve fazer é mapear todos os processos realizados na sua empresa, da forma como são hoje. Comece pelos mais repetitivos.

Em seguida, pense sobre quais processos seriam mais impactados pela automação, em quais setores os benefícios seriam maiores e trarão os maiores ganhos para a sua empresa.

O próximo passo é mostrar para a sua equipe de colaboradores os benefícios da mudança. Lembre-se de que, para que qualquer transformação seja efetiva, ela deve começar pelas pessoas.

Feito isso, chega a hora de escolher dentre as melhores opções disponíveis no mercado, aquelas que irão efetivamente te ajudar a alcançar os resultados desejados.

Por fim, após escolhidas e implementadas as ferramentas, é essencial investir no treinamento de todos os impactados pela mudança. Depois é só acompanhar as métricas e aproveitar os benefícios.  

Sabemos que a passagem da etapa de convencimento para a etapa de implementação não é tão fácil, mas os benefícios compensam. 

PORQUE AUTOMATIZAR

Dentre os principais benefícios, está a diminuição de custos por processo, uma vez que, com a automação, mais tarefas são realizadas em menos tempo, com menos exigência de recursos humanos.

Com processos automatizados, sobra mais tempo para seus colaboradores atuarem em atividades mais estratégicas, agregando mais valor aos negócios. 

Além disso, a automação traz menos chances de erros nos processos, em especial naqueles com grandes detalhamentos e repetições, aumentando a qualidade do produto final. 

Diversas soluções de automação fornecem relatórios de desempenho, que permitem uma melhor visão do todo e podem servir como base para análises de resultados gerais da empresa. 

Mas estes são apenas alguns dos benefícios que a automação de seus processos manuais pode trazer para a sua empresa, que podem ser ainda maiores se houver boas ferramentas e adesão de seus colaboradores. 

FERRAMENTAS DE AUTOMAÇÃO

As opções de ferramentas para fazer a automação são diversas. 

Como vimos, automatizar processos consiste na substituição do trabalho manual pelo uso de tecnologia na realização de um processo.

Dessa forma, até mesmo uma planilha de Excel pode ser considerada uma forma de automatizar trabalho, se antes a sua empresa fazia cálculos e registros à mão. 

Das mais básicas às mais tecnológicas, como as soluções com uso de tecnologias de inteligência artificial e machine learning, o importante é escolher as que entreguem melhores resultados, sejam seguras e sustentáveis para o seu modelo de negócios.

Por isso é que uma análise cuidadosa sobre o momento atual dos seus processos é tão importante. O ideal é olhar para o grau de maturidade tecnológica da sua empresa e estabelecer uma meta para, só então, buscar as soluções que te ajudem a chegar lá. 

AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS E TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

A automação de processos pode trazer ainda mais benefícios se fizer parte de uma estratégia bem definida de Transformação Digital na sua empresa. 

Automatizar processos é um grande começo para a Transformação Digital da sua empresa, mas é importante não parar por aí.  

Para colher os frutos, é essencial que, além de automatizar processos, haja também mudanças na cultura da empresa, nas lideranças e colaboradores, nos métodos de trabalho e na visão dos negócios.

Com novas empresas 100% digitais surgindo todos os dias, lançando modelos de negócios disruptivos, apoiar sua estratégia de negócios em processos manuais é a receita certa para o fracasso da sua empresa.

As empresas analógicas precisam adaptar seus modelos de negócios ao padrão digital para manterem-se competitivas e a automação de processos pode ser o primeiro passo para iniciar essa mudança.

Para saber mais sobre como automatizar a sua empresa, acompanhe a RedFox em nossas redes sociais e não perca as novidades. 

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O que acontece em uma empresa sem processos operacionais
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O que acontece em uma empresa sem processos operacionais?

Quando uma empresa não tem procedimentos padronizados, ela corre o risco de perder o controle sobre a qualidade das atividades que são executadas. Sem os processos operacionais, uma série de problemas pode ocorrer, afetando diretamente os resultados.

Um dos instrumentos para resolver essa questão é o POP (Procedimento Operacional Padrão), documento com os métodos de execução das tarefas críticas dentro da organização. Ele contém a descrição e o passo a passo das atividades de cada processo, sendo muito usado em treinamentos e fluxos de produção.

Assim, o objetivo é padronizar as tarefas para garantir sempre os mesmos resultados na operação. Isso porque, quando falta esse tipo de documentação em uma empresa, cada funcionário pode realizar as atividades de uma maneira diferente, contribuindo para fluxos desorganizados e resultados diferentes.

Pensando nisso, a RedFox desenvolveu o Smart Process, uma plataforma que ajuda a solucionar esses e outros problemas de uma empresa que não tem processos operacionais padronizados. Confira a seguir alguns problemas que ajudamos a resolver!

Desorganização dos processos

A ausência de um POP contribui para processos operacionais desorganizados na empresa. Cada funcionário executa as atividades de uma maneira diferente, podendo gerar ruídos de comunicação entre áreas, dificuldade em encontrar dados e problemas de continuidade nas tarefas.

Imagine ter que retomar o trabalho de outra pessoa e se deparar com dados desatualizados ou bagunçados. Só o fato de ter que se localizar no processo já toma bastante tempo, dificultando a produtividade.

No Smart Process, por exemplo, propomos regras de negócio que permitem realizar a padronização dos processo operacionais, ajudando a manter o fluxo adequado dos processos na sua organização. Dessa forma, é possível chegar a uma menor variabilidade na execução e maior previsibilidade de resultados.

Pensando em automatizar os processos da sua empresa? Saiba mais sobre os benefícios da automação de processos!

Demora no aprendizado de tarefas

Quando um funcionário é promovido ou entra em uma empresa, ele precisa receber treinamentos para executar as funções do cargo em questão. No processo de adaptação, ele pode ficar perdido ou confuso sobre como executar as atividades, precisando recorrer aos colegas e superiores.

Uma empresa que opera com processos operacionais padronizados consegue gerar insumos para diminuir a curva de aprendizado e a pausa nas atividades no trabalho dos demais funcionários. 

Isso porque o colaborador conta com um documento de apoio apropriado para diminuir a dependência dos colegas. 

Essa é uma das propostas do Smart Process, que traz ferramentas de suporte digital para capacitações das atividades. Com a opção de vídeos tutoriais, há uma otimização nos processos e o colaborador pode se adaptar mais facilmente às novas tarefas.

Falta de treinamentos e readequação de equipe

Quando uma tarefa é executada fora do padrão por diversas vezes, isso pode significar a necessidade de avaliar o desempenho do colaborador e aplicar um retreinamento. No entanto, não ter processos operacionais padronizados limita a visibilidade desse contexto.

O gestor fica sem clareza para identificar quando os funcionários estão fora da curva de excelência. Assim, perde a chance de alinhá-los no processo. Daí a importância de ferramentas para acompanhar e melhorar os procedimentos.

O Smart Process avalia a execução operacional e dispara notificações para alertar sobre a qualidade dos serviços, com gatilhos e insights para avaliar a importância de um retreinamento.

Isenção de responsabilidades

Quando há algum problema nos processos, é comum ver um cenário em que as pessoas fujam da culpa, acusando uns para os outros. A isenção de responsabilidade atrapalha na correção da questão, já que se torna difícil encontrar quem cometeu o deslize e como isso se sucedeu.

Porém, se a sua empresa tem um sistema para os processos operacionais, os gestores conseguem controlar melhor as atividades e atrelá-las a colaboradores específicos.

Dessa forma, eles conseguem encontrar onde ocorrem os gargalos que precisam ser corrigidos ou contornados para seguir com o fluxo dos processos. A atribuição de responsabilidades leva a melhores resultados para alcançar as metas traçadas.

No Smart Process, cada tarefa é registrada individualmente, armazenando em sistema informações como o momento de inclusão da atividade e o usuário responsável pelo input. Assim, a solução permite eliminar a isenção de responsabilidades nos processos.

Relatórios inconsistentes

Entre um processo e outro, os gestores precisam criar relatórios sobre as atividades da equipe. Porém, essa tarefa pode ser complicada quando não há uma formalização de processos operacionais para gerenciar o fluxo.

Nesse contexto, os colaboradores podem presumir que executam as tarefas adequadamente, quando na verdade deveriam realizá-las de outra maneira, por exemplo.

Isso pode levar a relatórios inconsistentes e com maior margem de erro. Logo, a aplicação dos POPs no processo se mostra essencial para garantir a qualidade dos dados apresentados e até a agilidade na produção desse material.

No dashboard gerencial do Smart Process, os gestores conseguem visualizar todas as ações executadas dentro do fluxo do sistema. Além disso, a solução gera relatórios automáticos a partir de gatilhos e ferramentas inteligentes, permitindo acesso em tempo real aos planos de ações e acompanhamento de metas.

Conclusão

Essas são só algumas das várias desvantagens no ecossistema de uma empresa sem formalização dos processos operacionais que podem ser contornadas pelo Smart Process. Para evitar os problemas causados por esse cenário, entre em contato com o team Red e descubra todas as facilidades que a nossa solução inteligente de gestão de processos pode fazer pelo seu negócio!

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visão de processos
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Falta de visão de processos afeta regras de compliance nas empresas

Desde a criação das Leis Anticorrupção, as empresas passaram a ter mais cuidado com as regras de compliance, buscando aplicar uma série de normas para se adequarem às exigências. Nesse contexto, um dos principais desafios é combater a falta de visão de processos.

O papel do compliance é tornar transparentes as condutas éticas de atuação no mercado, garantindo que as etapas sejam executadas em conformidade. Essa necessidade sempre existiu, mas as leis fizeram com que as empresas procurassem mudar a postura frente às práticas. Assim, elas passaram a levar as regras mais a sério para melhorar os processos.

Para barrar ações e comportamentos duvidosos, os gestores precisam ter controle do fluxo das atividades, identificando as origens e os status das movimentações. Daí a necessidade de eliminar a falta de visão de processos.

Mas há formas eficientes de resolver estes problemas. Na era da Transformação Digital, uma boa alternativa pode ser investir na automação de processos manuais.

Uma empresa precisa olhar para o que acontece dentro do ecossistema, ativando gatilhos e aplicando ferramentas que ajudem a ter controle. Do contrário, vai estar suscetível a riscos de compliance que podem trazer sérios problemas diante da lei.

Vários fatores influenciam nas ameaças para cada organização individualmente, como o setor de atuação, o formato de gestão ou até a concorrência. Porém, alguns são comuns a todo negócio. Confira a seguir quais são esses riscos relacionados à falta de visão de processos!

Exposição de dados

A maior preocupação nas empresas é a violação à privacidade dos dados. Esse problema pode vir de várias frentes, como ataques externos, espionagem e até ação de funcionários mal intencionados.

Para solucionar o problema, o governo chegou à criação da Lei Geral de Proteção de Dados, que exige uma readequação das empresas que utilizam informações confidenciais de clientes e usuários.

As tecnologias de segurança de dados podem ajudar a aplicar o compliance, mas as políticas internas também são necessárias. A instrução e o treinamento adequado dos funcionários são pontos que fortalecem o uso consciente das tecnologias e dos dados.

Fraudes e corrupção

Entram nos riscos de compliance os problemas de fraudes e corrupção, como lavagens e desvios de dinheiro. Essas ações são mais comuns nas grandes empresas com falta de visão de processos, já que a verificação e a identificação das ocorrências são mais difíceis de serem realizadas.

As regras de compliance pedem que haja um controle da execução de processos, barrando qualquer ação mal intencionada. Um ecossistema com maior rastreabilidade das atividades permite perceber atividades suspeitas, diminuindo esse tipo de ocorrência.

Sem visão de processos, a sua empresa pode até se envolver em investigações causadas por parceiros que deixam a questão de lado, abrindo espaço para fraudes nos negócios. Por isso, muitas empresas já exigem aos fornecedores o código de ética para fechar acordo.

Evasão fiscal

O controle dos processos também dificulta a ocorrência de evasão fiscal nas empresas. Embora esse seja muitas vezes um ato premeditado, pode surgir por falta de conhecimento e erros que passam despercebidos.

Os investidores principalmente precisam ter acesso aos dados completos de tributação. Assim, eles conseguem verificar a efetividade dos cálculos e ter mais visibilidade sobre eles.

Para isso, é fundamental que o processo seja transparente, para que as informações sejam acompanhadas com mais facilidade e acessíveis para um cálculo apropriado.

Para evitar a evasão fiscal, é importante realizar vendas sempre com notas, fazer pagamentos de funcionários de acordo com as normas e recolher os impostos.

Falta de foco nas estratégias

Mais um problema da falta de visão de processos é que as estratégias se tornam bagunçadas, com cada pessoa traçando a sua maneira de executar as tarefas sem um objetivo comum. Isso interfere na identificação das etapas e localização das informações.

Quando não há uma integração dos processos, há um problema para acompanhar o que cada pessoa deve fazer no fluxo ou mesmo identificar o que foi feito. Com isso, as informações usadas nas atividades podem estar desatualizadas, devido à falta de rastreabilidade para localizar os dados mais recentes.

Como se pode ver, deixar de lado as boas práticas na visão de processos traz alto potencial de risco para a sua empresa. Por isso, você precisa contar com tecnologias específicas para rastrear o fluxo das atividades.

O SmartProcess é a solução ideal para esse objetivo, com ferramentas que permitem acompanhar as informações e tarefas executadas. Converse com nossos especialistas e saiba mais sobre a evolução da gestão para ampliar a sua visão de processos!

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6 problemas causados pela falta de controle de processos

A falta de controle de processos é uma característica que prejudica a identificação das falhas nas atividades do ecossistema corporativo.

Mesmo que cada setor tenha funções específicas, muitas vezes as tarefas se complementam, criando uma relação de interdependência entre as áreas. O trabalho de uma equipe, então impacta diretamente nos resultados da empresa como um todo.

Durante a nossa imersão no mercado, identificamos uma série de dificuldades comuns às empresas sem um modelo eficaz para melhorar o ecossistema de gestão das organizações.

Por isso, selecionamos 6 problemas que podem ser resolvidos com uma solução apropriada para o controle de processos. Confira a seguir!

1. Falta de clareza nas atribuições das áreas

Quando os funcionários têm dificuldade de entender as tarefas, o processo pode travar ou atrasar, tomando mais tempo do que deveria. Esse problema ocorre com frequência em ambientes corporativos desordenados, onde as responsabilidades são confusas.

A falta de clareza nos processos acarreta em problemas de controle e pessoas fazendo as tarefas que deveriam ser delegadas a outros funcionários. Ou ainda pior, sem o cuidado próprio do responsável por desempenhar a função.

Dessa forma, a empresa acaba por desvalorizar o real potencial dos funcionários, deixando de tê-los nas funções mais adequadas para cada perfil.

Como resultado, os processos perdem qualidade e estão sujeitos a erros. Isso atrasa as demais etapas do processo e o resultado final. Na era da transformação digital, a realização dos processos precisa ser ágil e eficiente.

2. Sobreposição e duplicidade de funções

Além de confusão na execução de tarefas, a falta de controle de processos também pode gerar duplicidade, fazendo com que mais de uma pessoa realize a mesma atividade. Há casos em que esse contexto sequer é identificado pelos gestores.

É comum também o acúmulo de tarefas para um funcionário, enquanto outros que poderiam se ocupar de algumas dessas atividades apresentam ociosidade na cadeia do processo. A sobreposição de funções ou até mesmo nomenclaturas erradas de cargos são resultados desse contexto.

Quando a visão do ecossistema é clara, evita-se a perda de tempo com esse tipo de situação. O tempo dos funcionários é otimizado e os materiais criados são utilizados de maneira inteligente dentro dos processos interconectados.

3. Inexistência de funções vitais para o funcionamento da organização

A falta de visão para a necessidade de funções ausentes nos processos é mais um resultado da gestão sem controle. Com isso, caímos novamente na situação em que funcionários realizam tarefas impróprias para o cargo, refletindo na baixa qualidade do produto/serviço.

Identificar gargalos referentes a cargos ausentes ajuda a criar ciclos mais inteligentes e com melhores rendimentos, inserindo os profissionais adequados para a realização das atividades em questão.

Com as ferramentas adequadas, o gestor tem melhor visibilidade dos organogramas de trabalho e pode readequar os processos para que as tarefas estejam nas mãos certas.

4. Elevado número de níveis hierárquicos

Em empresas de grande porte, há um elevado número de níveis hierárquicos, abrindo espaço para vários problemas. Para começar, quanto mais pessoas envolvidas nos processos, a tendência é deixá-lo mais demorado e burocrático, dificultando o controle, a identificação de erros e a identificação de responsáveis pelos erros.

O resultado é um forte desentendimento entre áreas, que se responsabilizam entre si. Em vez de resolver a questão, os colaboradores perdem tempo em uma discussão para definir de quem é a culpa.

As falhas podem ser resultados de uma quebra de comunicação no meio do caminho ou do famoso telefone sem fio, onde as informações se perdem ou são deturpadas no trajeto. Isso inclui o uso de meios ineficientes de contato, como e-mails que chegam ao destinatário, mas não são lidos.

Esse contexto de fácil perda de informações facilita ainda a ação de colaboradores mal intencionados, com brecha para práticas ilícitas e corrupção no sistema.

5. Falta de integração na estrutura

Sem a visão de processos, o trabalho das áreas correlacionadas é feito de maneira desconexa. A falta de integração na estrutura do processo é um problema sério de gestão, porque leva a retrabalhos, perda de tempo, falha de comunicação e atrasos em tarefas, bem como a perda de informações.

6. Estrutura inadequada aos padrões

Sem um controle de processos adequado, a empresa pode até ter padrões predefinidos, porém as chances de eles não serem cumpridos são grandes. Esse contexto apresenta colaboradores executando tarefas de forma aleatória, contribuindo para resultados inconsistentes e cheios de falha.

A gerência se torna incapaz de resolver os problemas e agir frente aos erros de processo, porque perde a visibilidade sobre as tarefas. Os padrões se tornam meramente triviais, existindo apenas por uma questão de formalidade. Logo, o fluxo dos processos se torna confuso.

Se você se identifica com pelo menos uma parte dessas falhas no ecossistema da sua empresa, é porque realmente precisa melhorar a gestão. Para isso, precisa de ferramentas inteligentes que podem ajudar a desenhar, entender e controlar os processos, garantindo um  melhor gerenciamento e uma maior visibilidade das tarefas e melhora na comunicação.

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Como a digitalização do processo manual contribui para os resultados da empresa
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Como a digitalização dos processos manuais contribui para os resultados da empresa

As tarefas com processos manuais estão mais suscetíveis a erros de natureza humana, que interferem no desempenho dos resultados. Isso porque informações sem acuracidade atrapalham os líderes nas tomadas de decisão e podem levar a ações catastróficas.

Neste contexto, a automação de processos pode ser a melhor saída. Existem várias tarefas que podem ser executadas por soluções digitais, diminuindo riscos como o arquivamento e gestão de documentos.

Enquanto muitas empresas ainda trabalham com papéis, por exemplo, há sempre chances de perder informações no manuseio dos documentos. Já em uma empresa em transformação digital, os dados ficam protegidos na nuvem e em sistemas seguros.

Então, para evitar os prejuízos causados pela falha humana, é importante ter meios de identificar os gargalos e corrigi-los. Por isso desenvolvemos o SmartProcess, uma solução importante para aperfeiçoar os processos e dar visibilidade aos gestores.

Com a nossa solução, a sua empresa consegue corrigir problemas comuns aos processos manuais e ainda automatizar tarefas de caráter repetitivo. Confira a seguir alguns tipos de erro humano que podem prejudicar a sua empresa e como a nossa solução pode ajudar!

Falta de atenção

Uma característica natural do homem é que nós nunca estamos totalmente focados. Por diversos motivos, podemos nos distrair ao executar uma tarefa, causando erros que podem ser identificados tardiamente, quando já prejudicaram o andamento das atividades.

Assim, contar com um sistema de gerenciamento de processos é uma forma interessante de conter esses problemas. No SmartProcess, há algoritmos inteligentes que ajudam a identificar erros nas informações inseridas e solicitam a readequação, evitando que os dados sejam repassados de forma errada no fluxo do processo.

Fadiga ou cansaço

Seja pela complexidade de um trabalho, jornadas de trabalho extensas, excesso de pressão dos gestores, entre outros motivos, o colaborador pode fazer as atividades cansado ou esgotado.

Dessa forma, torna-se muito difícil realizar um trabalho com primazia e qualidade. Com a queda de desempenho, o funcionário fica suscetível a cometer erros e deslizes, prejudicando o andamento dos processos.

As tarefas executadas por meio de soluções digitais estão livres desse contexto, já que a máquina pode funcionar ininterruptamente sem ter a qualidade afetada.

Negligência a informações

Em meio a grandes volumes de dados, os processos manuais dificultam a leitura das informações para as tomadas de decisão, principalmente quando as informações estão registradas em papel. Assim, muitos dados podem ser esquecidos ou deixados de lado nas análises.

Enquanto a atividade humana se torna mais complexa para lidar com tanto material, tecnologias como inteligência artificial, big data e analytics presentes no SmartProcess têm potencial para realizar o processamento com mais agilidade.

A ideia é incentivar a digitalização das informações, deixando o papel de lado. Assim, todos os dados ficam disponíveis no sistema para utilização dos algoritmos, gerando relatórios mais completos e consistentes.

Falta de capacitação

Nem todos os funcionários estão capacitados para lidar com processos manuais, tendo um desempenho limitado nas atividades delegadas. Isso pode acontecer devido à falta de cuidado na seleção, realocação indevida ou mal elaborada, acúmulo de função originada de outros cargos, entre outros motivos.

Ter mais atenção ao perfil dos profissionais ou mesmo capacitá-los é uma saída para o problema, mas os erros também podem ser corrigidos – de forma até mais confiável – a partir da automação do processo, utilizando sistemas e plataformas com algoritmos inteligentes para realizar atividades repetitivas e mecanizadas.

Se o SmartProcess tem meios de facilitar essa questão, também traz uma biblioteca digital que pode ser alimentada com materiais de treinamento. Assim, os gestores contam com uma ferramenta otimizada para desenvolver a capacitação da equipe a partir de treinamentos ágeis e com baixo custo.

Outra vantagem é a identificação dos funcionários que precisam atualizar o conhecimento. A partir do acompanhamento das atividades, a solução emite diagnósticos que sinalizam a falta de cumprimento dos padrões, avisando quando um colaborador precisa ser retreinado.

Falta de comprometimento

Outro problema nos processos manuais originado da má seleção, é a escolha de profissionais sem comprometimento com a empresa. Eles tendem a executar as demandas sem o cuidado adequado, caindo em contextos já citados, como a falta de atenção e a negligência aos procedimentos e dados, ou mesmo atrasar as entregas.

A identificação desses profissionais nem sempre é possível na contratação, mas, quanto mais uma empresa automatiza seus processos, maiores são as chances de as entregas serem feitas de acordo com a demanda.

O SmartProcess tem uma funcionalidade que desenha o processo de forma que o usuário execute as tarefas dentro das regras especificadas, ou seja, o sistema garante que a execução de todas as etapas críticas sejam cumpridas, independente do comprometimento do colaborador.

Erros propositais e corrupção do processo

Quão confiáveis os seus profissionais são? Vemos com frequência empresas acusadas de corrupção e caixa dois nos noticiários. Enquanto isso pode de fato ocorrer nas altas gerências, também pode ser premeditado por líderes e gestores de cargos inferiores, com acesso aos processos financeiros.

Esse contexto é mais característico de empresas de grande porte, onde as etapas costumam ser longas e passam pelas mãos de várias pessoas. Ter uma ferramenta digital para rastrear todas as movimentações é uma forma de evitar a corrupção e ações ilegais dentro do seu negócio.

No SmartProcess, esse acompanhamento é facilitado por um dashboard de fácil visualização que identifica os responsáveis pelas tarefas. Se a sua empresa apresenta erros humanos com frequência por ter processos manuais, a nossa solução tem tudo para ajudar a aumentar os resultados do negócio. Entre em contato com a equipe RedFox e converse com um de nossos especialistas sobre o SmartProcess!

Para continuar aprendendo sobre as mais novas tendências em tecnologia para acelerar os seus negócios, não deixe de acompanhar nossos canais nas redes sociais! Linkedin | Instagram

processo manual
Estratégias de Negócios SmartProcess

Processo manual: Quais são os riscos de erro humano nas empresas?

As tarefas com processo manual estão mais suscetíveis a erros de natureza humana, que interferem no desempenho dos resultados. Isso porque informações sem acuracidade atrapalham os líderes nas tomadas de decisão e podem levar a ações catastróficas.

Nós da RedFox enxergamos a automação de processos como a melhor saída para conter esse contexto. Existem várias tarefas que podem ser executadas por soluções digitais, diminuindo riscos como o arquivamento e gestão de documentos.

Enquanto muitas empresas ainda trabalham com papéis, por exemplo, há sempre chances de perder informações no manuseio dos documentos. Já em uma empresa em transformação digital, os dados ficam protegidos na nuvem e em sistemas seguros.

Então, para evitar os prejuízos causados pela falha humana, é importante ter meios de identificar os gargalos e corrigi-los. É nesse contexto que desenvolvemos o SmartProcess, uma solução importante para aperfeiçoar os processos e dar visibilidade aos gestores.

Com a nossa solução, a sua empresa consegue corrigir problemas comuns ao processo manual e ainda automatizar tarefas de caráter repetitivo. Confira a seguir alguns tipos de erro humano que podem prejudicar a sua empresa e como a nossa solução pode ajudar!

Falta de atenção

Uma característica natural do homem é que nós nunca estamos totalmente focados. Por diversos motivos, podemos nos distrair ao executar uma tarefa, causando erros que podem ser identificados tardiamente, quando já prejudicaram o andamento das atividades.

Assim, contar com um sistema de gerenciamento de processos é uma forma interessante de conter esses problemas. No SmartProcess, há algoritmos inteligentes que ajudam a identificar erros nas informações inseridas e solicitam a readequação, evitando que os dados sejam repassados de forma errada no fluxo do processo.

Fadiga ou cansaço

Seja pela complexidade de um trabalho, jornadas de trabalho extensas, excesso de pressão dos gestores, entre outros motivos, o colaborador pode fazer as atividades cansado ou esgotado.

Dessa forma, torna-se muito difícil realizar um trabalho com primazia e qualidade. Com a queda de desempenho, o funcionário fica suscetível a cometer erros e deslizes,prejudicando o andamento dos processos.

As tarefas executadas por meio de soluções digitais estão livres desse contexto, já que a máquina pode funcionar ininterruptamente sem ter a qualidade afetada.

Negligência a informações

Em meio a grandes volumes de dados, o processo manual dificulta a leitura das informações para as tomadas de decisão, principalmente quando as informações estão registradas em papel. Assim, muitos dados podem ser esquecidos ou deixados de lado nas análises.

Enquanto a atividade humana se torna mais complexa para lidar com tanto material, tecnologias como inteligência artificial, big data e analytics presentes no SmartProcess têm potencial para realizar o processamento com mais agilidade.

A ideia é incentivar a digitalização das informações, deixando o papel de lado. Assim, todos os dados ficam disponíveis no sistema para utilização dos algoritmos, gerando relatórios mais completos e consistentes.

Falta de capacitação

Nem todos os funcionários estão capacitados para lidar com o processo manual, tendo um desempenho limitado nas atividades delegadas. Isso pode acontecer devido à falta de cuidado na seleção, realocação indevida ou mal elaborada, acúmulo de função originada de outros cargos, entre outros motivos.

Ter mais atenção ao perfil dos profissionais ou mesmo capacitá-los é uma saída para o problema, mas os erros também podem ser corrigidos – de forma até mais confiável – a partir da automação do processo, utilizando sistemas e plataformas com algoritmos inteligentes para realizar atividades repetitivas e mecanizadas.

Se o SmartProcess tem meios de facilitar essa questão, também traz uma biblioteca digital que pode ser alimentada com materiais de treinamento. Assim, os gestores contam com uma ferramenta otimizada para desenvolver a capacitação da equipe a partir de treinamentos ágeis e com baixo custo.

Outra vantagem é a identificação dos funcionários que precisam atualizar o conhecimento. A partir do acompanhamento das atividades, a solução emite diagnósticos que sinalizam a falta de cumprimento dos padrões, avisando quando um colaborador precisa ser retreinado.

Falta de comprometimento

Outro problema no processo manual originado da má seleção é a escolha de profissionais sem comprometimento com a empresa. Eles tendem a executar as demandas sem o cuidado adequado, caindo em contextos já citados, como a falta de atenção e a negligência aos procedimentos e dados, ou mesmo atrasar as entregas.

A identificação desses profissionais nem sempre é possível na contratação, mas, quanto mais uma empresa automatiza seus processos, maiores são as chances de as entregas serem feitas de acordo com a demanda.

O SmartProcess tem uma funcionalidade que desenha o processo de forma que o usuário execute as tarefas dentro das regras especificadas, ou seja, o sistema garante que a execução de todas as etapas críticas sejam cumpridas, independente do comprometimento do colaborador.

Erros propositais e corrupção do processo

Quão confiáveis os seus profissionais são? Vemos com frequência empresas acusadas de corrupção e caixa dois nos noticiários. Enquanto isso pode de fato ocorrer nas altas gerências, também pode ser premeditado por líderes e gestores de cargos inferiores, com acesso aos processos financeiros.

Esse contexto é mais característico de empresas de grande porte, onde as etapas costumam ser longas e passam pelas mãos de várias pessoas. Ter uma ferramenta digital para rastrear todas as movimentações é uma forma de evitar a corrupção e ações ilegais dentro do seu negócio. No SmartProcess, esse acompanhamento é facilitado por um dashboard de fácil visualização que identifica os responsáveis pelas tarefas.

Se a sua empresa apresenta erros humanos com frequência por ter um processo manual, a nossa solução tem tudo para ajudar a aumentar os resultados do negócio. Entre em contato com a equipe RedFox e converse com um de nossos especialistas sobre o SmartProcess!

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