O Princípio de Pareto na gestão de projetos para obter estratégias e resultados eficientes

O Princípio de Pareto na gestão de projetos é uma ferramenta essencial para guiar a produtividade na busca de resultados. Se o termo parece estranho, talvez você já tenha ouvido como a Regra 80/20. O conceito estabelece uma relação estratégica entre causa e consequência.

A relação matemática criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto determinava como 80% da riqueza do país dele estavam concentrados nas mãos de apenas 20% das pessoas. A partir desse estudo, o gestor de qualidade Joseph Moses Juran posteriormente criou o princípio, homenageando Pareto no título.

Mas o que exatamente a regra determina? E como o Princípio de Pareto na gestão de negócios pode ser aplicado?

O que é a Regra 80/20

Oficialmente, a Regra 80/20 implica que 20% dos insumos ou esforços geram uma base de 80% dos resultados. Só que essa relação pode ser aplicada em vários contextos, como os 20% de erro que levam a 80% dos problemas ou os 20% de trabalho que ocupam 80% do tempo de execução.

No dia a dia, podemos aplicar a regra em muitas atividades e situações da vida, mesmo que generalizando as medidas. A proporção pode variar, mas é essa discrepância nas medidas que fazem o princípio tão coerente e relevante.

Como o Princípio de Pareto na gestão de projetos é aplicado?

Se os exemplos anteriores acenderam uma luz na forma como você gerencia os seus projetos, já entendeu como o Princípio de Pareto pode ajudar. Conforme você identifica as relações, pode trabalhar para equilibrá-las e melhorar os resultados dentro do contexto.

As diferenças nas proporções ajudam a ter insights para criar estratégias e planos de ação. Confira a seguir algumas métricas para repensar o modelo de gestão dos negócios.

1. Os 20% de clientes responsáveis por 80% da renda

Quando um alto valor da renda vem de clientes selecionados, vale reavaliar o relacionamento com o restante do portfólio. São clientes que podem ser mais bem trabalhados? Os resultados compensam os esforços concentrados neles?

Se possível, identifique estratégias para estreitar os laços e ampliar os negócios. Para equilibrar com os clientes de ponta, você pode verificar se há algo sendo feito para a carteira principal que não é feita para os demais. Prospectar novos clientes para liberar espaço de clientes sem potencial também é uma plano interessante.

2. Os 20% de tarefas que representam 80% das prioridades

Ao elencar as tarefas do dia, muitas delas podem estar relacionadas a projetos de baixa prioridade, enquanto um número reduzido costuma ter alta relevância. Vale a pena concentrar os esforços nas prioridades mesmo que tarefas menores possam ser executadas com mais agilidade.

3. Os 20% de riscos com 80% dos potenciais de danos

Todo projeto traz riscos para a realização, mas é comum que alguns desses perigos representem mais comprometimento ao processo. Nesse caso, é importante focar os esforços para resolver essas questões, mas sem deixar de dar atenção aos demais riscos.

4. Os 20% de razões para 80% dos erros de escrita nos materiais e sites de empresas

Cerca de 80% dos erros de escrita de uma empresa têm origem em causas similares. Muitas vezes, o autor reformula frases e acaba esquecendo palavras que ficam perdidas ou até tiram o sentido da sentença, bem como os problemas de grafia podem vir da desatenção na digitação.

Outro motivo comum acontece quando um superior decide mudar o conteúdo escrito pelo funcionário e comete erros que o responsável pelo texto não cometeria. Pode acontecer também de o texto estar em um papel, com a letra manuscrita de forma dificilmente legível, dando margem a erros.

5. Os 20% de itens do portfólio que recebem 80% do investimento

Toda empresa tem a sua extensão de produtos e serviços que precisam ser explorados para alcançar mercado. No entanto, apenas uma parte reduzida tende a receber mais investimento, de acordo com a prioridade.

É possível que a falta de investimento em outros itens do portfólio esteja fazendo a sua empresa perder oportunidades por falta de divulgação. O mercado muda constantemente e o público também.

Talvez aquele item esquecido tenha mais relevância do que quando foi colocado de escanteio. Esteja sempre atento a esses fatores e procure repartir melhor a renda para o investimento!

Gostou dos exemplos de como aplicar o Princípio de Pareto na gestão de projetos? Então coloque o conceito em prática, avalie as suas estratégias e veja em quais aspectos os resultados podem ser mais bem distribuídos!

E que tal adotar a Metodologia Ágil na sua equipe para gerar mais resultados? Descubra as vantagens do método e veja como aplicá-lo em grandes empresas!

Como introduzir a Metodologia Ágil em grandes empresas?

A Metodologia Ágil em grandes empresas promove uma verdadeira revolução nos processos de produção. Se você ainda não conhece esse modelo de trabalho, está perdendo tempo. Com origem no setor de desenvolvimento digital, o termo faz referência a um manifesto para gerar eficiência nos resultados das equipes.

Hoje, é muito comum a necessidade de aplicar novos modelos de negócios em alta velocidade, testando erros e acertos dos produtos e serviços. O mercado exige que as empresas tenham mais produtividade e foquem no cliente. É nesse contexto que uma palavrinha mágica faz toda a diferença: agilidade.

A Metodologia Ágil veio para suprir essa demanda, mas não adianta você querer aplicá-la sem conhecer os conceitos. Vamos entender melhor o assunto?

O que é a Metodologia Ágil?

Criada no início dos anos 2000 por um grupo de desenvolvedores, a Metodologia Ágil prega alguns preceitos referentes ao desenvolvimento de softwares. Entre eles:

  • Os indivíduos e as interações são mais importantes do que processos e ferramentas;
  • O funcionamento do software vale mais do que a documentação;
  • A participação dos clientes deve ir além das negociações, chegando ao desenvolvimento;
  • O projeto deve estar aberto a mudanças, sem seguir um plano rigidamente.

Embora o conteúdo tenha sido pensado para o setor de desenvolvimento web, o manifesto gradualmente passou a ser integrado em outras áreas, levando mais resultados às empresas que trabalham com ele.

Enquanto as startups já nascem com a premissa de agilidade, quem já está na ativa há mais tempo precisa se ajustar às novas exigências do mercado. Incorporar a agilidade é uma das melhores formas para essa adaptação.

A Metodologia Ágil em grandes empresas promove uma mudança cultural para elevar a experiência do cliente e a usabilidade de um produto ou serviço, como vemos na pesquisa State of Agile de 2018. O resultado destaca três pontos centrais:

  • A cultura organizacional: a agilidade na melhora do trabalho em treinamentos, em processos e práticas consistentes das equipes e na implementação de ferramentas;
  • A expansão da metodologia em conjunto com a empresa: 25% dos entrevistados afirma que todas ou quase todas as equipes da organização são ágeis, vendo crescimento principalmente nos setores de Mapeamento de Produto e Planejamento de Portfólio Ágil;
  • Foco na satisfação do cliente: esse aspecto lidera as análises de sucesso, mostrando como o cliente se tornou importante nas iniciativas de transformação digital.

Quais são as vantagens?

É comprovado que o método ágil leva vários benefícios para os negócios. A pesquisa State of Agile apontou os que mais se destacam nas empresas consultadas:

  • Administração de mudança de prioridades (71% das respostas);
  • Visibilidade de acompanhamento do projeto (66%);
  • Alinhamento de Negócios / IT
  • Velocidade de entrega e lançamento para o mercado (62%);
  • Produtividade da equipe (61%).

A Metodologia Ágil leva mais satisfação para a equipe, identifica talentos, evita reuniões desnecessárias e improdutivas e planejamentos descontrolados, permite o desenvolvimento de produtos e serviços realmente pertinentes ao momento do mercado e apresenta métricas satisfatórias nos resultados.

Por fim, como aplicar a Metodologia Ágil em grandes empresas?

Ter conhecimento básico da metodologia é o ponto de partida para aplicá-la em uma empresa. Agora que você já sabe como ela funciona e como pode beneficiar o seu negócio, podemos passar para os próximos passos!

Líder ágil

o início da aplicação da agilidade deve começar nos cargos de liderança. Os líderes precisam ver as equipes como se fossem os clientes e mostrar desempenho rápido na atuação, mas também deve atuar como coaches para que todos possam entendera a metodologia.

Adaptação e identificação de talentos

É preciso treinar as equipes para desenvolver as habilidades de um sistema ágil. Um sistema de recompensas ajuda nesse processo e ajuda a identificar quem está apto para realmente se adaptar aos métodos ágeis. Além disso, buscar novos talentos já aptos ao novo sistema ajuda a alinhar o time.

Processo inteligente e gradual de adoção

Você não pode querer aplicar a Metodologia Ágil de uma só vez. É importante selecionar as equipes por etapas, identificando o momento certo de cada time. Verifique pontos como o objetivo de implantação, riscos, estratégias e necessidades de cada grupo para definir por onde começar!

Bônus: Erros a evitar

Há alguns contextos que impedem a boa aplicação da Metodologia Ágil. É importante evitar:

  • Excesso de projetos paralelos ou acumulados nas equipes;
  • Excesso de reuniões;
  • Complexidade ignorada das ações;
  • Processos de aprovação demorados ou com muitas etapas;
  • Chefes que subestimam decisões tomadas em equipe.

Agora você já se sente preparado para aplicar a Metodologia Ágil em grandes empresas? Conte para nós como foi o seu processo de implantação nos comentários!