Transformação digital nas empresas: por onde começar?

transformação digital nas empresas

A transformação digital nas empresas deixou de ser tendência e se tornou fundamental para garantir uma vantagem competitiva. Porém, muitas organizações ficam perdidas na iniciativa. Afinal, como começar o processo de mudança nos ecossistemas?

Há uma série de estratégias que você pode seguir, mas, de forma geral, precisa pensar nos objetivos que devem ser conquistados durante a mudança. É importante também que eles fiquem bem claros para os colaboradores, deixando todos cientes das vantagens.

Tendo isso em mente, a RedFox lista a seguir alguns caminhos que vão te ajudar a seguir a trajetória de transformação digital nas empresas. Confira!

Entenda as necessidades do mercado

O primeiro passo para aplicar a transformação digital é entender as necessidades do negócio. De um lado, deve-se compreender o que pode melhorar a rotina interna no trabalho das equipes. De outro lado, há as necessidades do mercado, que vê a tecnologia como sinônimo de qualidade.

O cliente precisa enxergar valor no que a sua empresa tem a oferecer e, para isso, os novos modelos de relacionamento colocam os negócios a um patamar elevado. Já o colaborador pode entender e executar as tarefas a ele delegadas com mais praticidade, contando com plataformas de treinamento e de gestão.

Defina a estratégia digital  

Só depois de entender o que precisa ser melhorado que é possível determinar uma estratégia digital para os negócios. Desenhar o plano descritivo do projeto ajuda a alinhar todos os envolvidos e stakeholders no desenvolvimento e evolução de cada ação, bem como deixá-los cientes das variáveis do processo.

É importante definir as iniciativas, as ferramentas a serem implantadas, o processo de mudança de cultura, as estruturas de negócio, as metodologias, entre outros elementos relevantes.

Incentive a nova cultura

Não adianta começar o processo de transformação digital nas empresas sem que os colaboradores estejam engajados com a proposta. Eles podem estar resistentes e se mostrarem conformados com o modelo tradicional — alguns até temem perder o emprego para a tecnologia.

Só que os processos manuais estão cada vez mais obsoletos e seguram todo o potencial da organização. Para instigar a cooperação, você precisa incentivar uma nova mentalidade e mostrar as vantagens das mudanças. Essa estratégia precisa começar a partir dos líderes, apresentando os valores e as facilidades que a tecnologia propicia aos fluxos de trabalho.

Escolha as ferramentas ideais

A ideia da transformação digital nas empresas é utilizar a tecnologia de forma estratégica para solucionar problemas. Com isso, escolher as ferramentas adequadas para automatizar processos é mais uma etapa importante.

A criação de ativos digitais deve ser estruturada com segurança, transparência e viabilidade financeira. Algumas tecnologias que ajudam a digitalizar os processos seguindo essa lógica são o big data, cloud computing, blockchain, IoT e inteligência artificial.

Conheça a plataforma de gestão Smart Process

As dicas anteriores são algumas dicas para dar o pontapé inicial na sua transformação digital, mas, se você procura uma solução inteligente para a sua transformação digital, a RedFox pode ajudar. Desenvolvemos o Smart Process para auxiliar as empresas que buscam transformar os processos a partir da tecnologia, melhorando a visibilidade do trabalho e a comunicação entre os setores.

A partir da nossa solução, as equipes se inserem na integração das tarefas, conseguindo acompanhar todas as etapas e entender a continuidade de seus trabalhos. Ao enxergar os benefícios de uma plataforma digital, os colaboradores se percebem como atores da estratégia, o que facilita para que eles se abram para para a nova cultura.

Com o Smart Process e outras soluções, a RedFox ajuda a promover uma verdadeira transformação digital nas empresas. Visite os nossos canais de atendimento e conheça os produtos disponíveis!

Processo manual: Quais são os riscos de erro humano nas empresas?

processo manual

As tarefas com processo manual estão mais suscetíveis a erros de natureza humana, que interferem no desempenho dos resultados. Isso porque informações sem acuracidade atrapalham os líderes nas tomadas de decisão e podem levar a ações catastróficas.

Nós da RedFox enxergamos a automação como a melhor saída para conter esse contexto. Existem várias tarefas que podem ser executadas por soluções digitais, diminuindo riscos como o arquivamento e gestão de documentos.

Enquanto muitas empresas ainda trabalham com papéis, por exemplo, há sempre chances de perder informações no manuseio dos documentos. Já em uma empresa em transformação digital, os dados ficam protegidos na nuvem e em sistemas seguros.

Então, para evitar os prejuízos causados pela falha humana, é importante ter meios de identificar os gargalos e corrigi-los. É nesse contexto que desenvolvemos o SmartProcess, uma solução importante para aperfeiçoar os processos e dar visibilidade aos gestores.

Com a nossa solução, a sua empresa consegue corrigir problemas comuns ao processo manual e ainda automatizar tarefas de caráter repetitivo. Confira a seguir alguns tipos de erro humano que podem prejudicar a sua empresa e como a nossa solução pode ajudar!

Falta de atenção

Uma característica da natureza humana é que nós nunca estamos totalmente focados. Por diversos motivos, podemos nos distrair ao executar uma tarefa, causando erros que podem ser identificados tardiamente, quando já prejudicaram o andamento das atividades.

Assim, contar com um sistema de gerenciamento de processos é uma forma interessante de conter esses problemas. No SmartProcess, há algoritmos inteligentes que ajudam a identificar erros nas informações inseridas e solicitam a readequação, evitando que os dados sejam repassados de forma errada no fluxo do processo.

Fadiga ou cansaço

Seja pela complexidade de um trabalho, jornadas de trabalho extensas, excesso de pressão dos gestores, entre outros motivos, o colaborador pode fazer as atividades cansado ou esgotado.

Dessa forma, torna-se muito difícil realizar um trabalho com primazia e qualidade. Com a queda de desempenho, o funcionário fica suscetível a cometer erros e deslizes, prejudicando o andamento dos processos.

As tarefas executadas por meio de soluções digitais estão livres desse contexto, já que a máquina pode funcionar ininterruptamente sem ter a qualidade afetada.

Negligência a informações

Em meio a grandes volumes de dados, o processo manual dificulta a leitura das informações para as tomadas de decisão, principalmente quando as informações estão registradas em papel. Assim, muitos dados podem ser esquecidos ou deixados de lado nas análises.

Enquanto a atividade humana se torna mais complexa para lidar com tanto material, tecnologias como inteligência artificial, big data e analytics presentes no SmartProcess têm potencial para realizar o processamento com mais agilidade.

A ideia é incentivar a digitalização das informações, deixando o papel de lado. Assim, todos os dados ficam disponíveis no sistema para utilização dos algoritmos, gerando relatórios mais completos e consistentes.

Falta de capacitação

Nem todos os funcionários estão capacitados para lidar com o processo manual, tendo um desempenho limitado nas atividades delegadas. Isso pode acontecer devido à falta de cuidado na seleção, realocação indevida ou mal elaborada, acúmulo de função originada de outros cargos, entre outros motivos.

Ter mais atenção ao perfil dos profissionais ou mesmo capacitá-los é uma saída para o problema, mas os erros também podem ser corrigidos – de forma até mais confiável – a partir da automação do processo, utilizando sistemas e plataformas com algoritmos inteligentes para realizar atividades repetitivas e mecanizadas.

Se o SmartProcess tem meios de facilitar essa questão, também traz uma biblioteca digital que pode ser alimentada com materiais de treinamento. Assim, os gestores contam com uma ferramenta otimizada para desenvolver a capacitação da equipe a partir de treinamentos ágeis e com baixo custo.

Outra vantagem é a identificação dos funcionários que precisam atualizar o conhecimento. A partir do acompanhamento das atividades, a solução emite diagnósticos que sinalizam a falta de cumprimento dos padrões, avisando quando um colaborador precisa ser retreinado.

Falta de comprometimento

Outro problema no processo manual originado da má seleção é a escolha de profissionais sem comprometimento com a empresa. Eles tendem a executar as demandas sem o cuidado adequado, caindo em contextos já citados, como a falta de atenção e a negligência aos procedimentos e dados, ou mesmo atrasar as entregas.

A identificação desses profissionais nem sempre é possível na contratação, mas, quanto mais uma empresa automatiza seus processos, maiores são as chances de as entregas serem feitas de acordo com a demanda.

O SmartProcess tem uma funcionalidade que desenha o processo de forma que o usuário execute as tarefas dentro das regras especificadas, ou seja, o sistema garante que a execução de todas as etapas críticas sejam cumpridas, independente do comprometimento do colaborador.

Erros propositais e corrupção do processo

Quão confiáveis os seus profissionais são? Vemos com frequência empresas acusadas de corrupção e caixa dois nos noticiários. Enquanto isso pode de fato ocorrer nas altas gerências, também pode ser premeditado por líderes e gestores de cargos inferiores, com acesso aos processos financeiros.

Esse contexto é mais característico de empresas de grande porte, onde as etapas costumam ser longas e passam pelas mãos de várias pessoas. Ter uma ferramenta digital para rastrear todas as movimentações é uma forma de evitar a corrupção e ações ilegais dentro do seu negócio. No SmartProcess, esse acompanhamento é facilitado por um dashboard de fácil visualização que identifica os responsáveis pelas tarefas.

Se a sua empresa apresenta erros humanos com frequência por ter um processo manual, a nossa solução tem tudo para ajudar a aumentar os resultados do negócio. Entre em contato com a equipe RedFox e converse com um de nossos especialistas sobre o SmartProcess!

O que é big data e qual é a influência para os resultados de uma empresa?

O que é big data?

Em meio a tantos dados que chegam diariamente, muitas empresas procuram entender o que é big data para melhorar os negócios. Isso porque o conceito permite usar as informações como instrumento de valor para os processos.

Existem várias ferramentas usadas para coletar dados, tanto na gestão do ecossistema interno de uma empresa como no relacionamento com os clientes. Então, chega a ser um grande desafio assimilar e compreender tudo sem a ajuda de uma tecnologia apropriada como o big data.

Para entender como ele promove a fácil compreensão das informações, é preciso primeiro saber como funciona. Afinal, o que é o big data e qual é o seu impacto nas empresas? Descubra a seguir!

O que é big data?

O big data nada mais é do que um grande volume de dados estruturados (vindos de bancos de dados, sistema, arquivos de texto etc.) e não estruturados (oriundos de documentos do Word, páginas da internet, vídeos, audios etc.), sendo um facilitador nas tomadas de decisão.

A partir dele, é possível cruzar informações para gerar insights preciosos, o que leva a ações com melhores resultados na gestão dos negócios. A ideia é gerar valor com menos esforços e de forma mais rápida, já que a máquina tem capacidade de processamento muito superior à capacidade humana.

O conceito dos 5 V’s do big data

O valor do big data para as organizações está centrado no que se denomina conceito dos 5 V’s. Inicialmente, eram apenas 3 itens, mas o conjunto foi expandido com o tempo. São eles:

  • Volume: refere-se à quantidade de dados que são absorvidos pelo big data para a leitura. É o princípio do processo de análise, que precisa de um número razoável de informações para o cruzamento de informações.
  • Variedade: esse item é importante para que a análise apresente insights de qualidade, com informações úteis. Quanto mais dados e fontes são utilizados no processamento, melhores serão as chances de gerar informações relevantes e confiáveis.
  • Velocidade: a rapidez com que a máquina faz a leitura dos dados é uma das vantagens do big data para as empresas. O desafio é justamente gerar informações com mais agilidade para promover tomadas de decisão pontuais.
  • Veracidade: qualquer decisão precisa ser realizada a partir de informações concretas e verídicas. Ao processar diversos dados, o big data tem alto potencial de gerar insights com análise apropriada, porque consegue fazer a leitura com mais facilidade do que um humano.
  • Valor: o último V diz respeito à relevância dos resultados de análise para as tomadas de decisão. Nesse caso, é importante que os dados processados sejam capazes de gerar valor para o negócio, apresentado o que chamamos de informação útil.

Essas cinco características ajudam a entender melhor o que é big data. Mais do que isso, permitem que as empresas possam ter mais confiança na hora de usar dados e relatórios para fazer a tomada de decisões.

A RedFox reconhece a importância desse conceito para o mercado e, por isso, procura aplicar sempre as melhores ferramentas nas soluções que desenvolvemos. O big data especificamente pode ser encontrado no Smart Process, criado para evoluir os sistemas de gestão das empresas.

Agora que você já sabe o que é big data, que tal entender como o Smart Process funciona?


O que é transformação digital? Conhecendo os caminhos da Era Digital

O que é transformação digital?

A definição sobre o que é transformação digital vai além da simples adoção de tecnologia. Os softwares e hardwares são apenas as ferramentas para tornar real uma verdadeira mudança estrutural nos negócios, que engloba vários elementos com foco em melhorar o desempenho das empresas.

A CEO da RedFox, Isabela Abreu, define esse movimento como uma maneira de repensar os processos gerando valor para a organização e adequando-se às suas reais necessidades. Isso envolve, além de agregar soluções digitais,  a inclusão de pessoas, a revisão de estratégias operacionais e de negócio, bem como a constante análise de dados.  

Assim, é possível melhorar a vida das pessoas e estabelecer uma estrutura empresarial mais ágil, visando o equilíbrio entre qualidade e velocidade. Por isso a necessidade de promover uma mudança de comportamento nas equipes e a automatização dos processos, com ferramentas e sistemas inteligentes que facilitem as rotinas de trabalho. 

Em resumo, para entender o que é transformação digital é preciso ter em mente que o termo central desse conceito é mudança: de processos, de comportamento, de cultura e de estratégias. Mudanças que se completam em busca dos melhores resultados. Mudanças que mantêm as empresas vivas em um cenário de alta competitividade.

Da 1ª Revolução Industrial à Revolução Digital: a evolução dos processos

Para entender o que é transformação digital na sua essência, é interessante voltar às suas origens. Esse conceito  faz parte de um movimento maior chamado Revolução Digital ou 4ª Revolução Industrial.

Trilhamos um longo caminho até a chegada desse ciclo, que começou na 1ª Revolução Industrial. Foi um período que pavimentou as vias para o mundo tecnológico, com início no final do século XVIII.

Esse primeiro ciclo foi marcado pela chegada da máquina a vapor para substituir o homem e os animais em atividades rústicas. Foi a primeira vez em que os processos ganharam mais agilidade, ajudando na produtividade e também na criação de tecnologias de bens de consumo.

Então veio a 2ª Revolução Industrial, no início do século XX. Tivemos um avanço com a chegada da energia elétrica e petrolífera. Tecnologias já existentes foram aperfeiçoadas, enquanto outras surgiram. O destaque ficou pela invenção do telefone e do telégrafo, que facilitaram a propagação das informações e o surgimento da comunicação de massa.

Com a máquina fazendo o trabalho humano e a comunicação ganhando impulso, estava sacramento o que daria início à chegada do mundo digital. A tecnologia ganhou impulso no terceiro ciclo da Revolução Industrial, que ocorreu na década de 1970, após a 2ª Guerra Mundial.

Esse período ficou marcado como a Era da Informação, trazendo de vez os primeiros inventos digitais pela chegada da computação. Houve a transição das ferramentas mecânicas pelas digitais nos processos industriais e a facilidade para troca de informações cresceu bastante.

E eis que chegamos à fase atual: a Revolução Digital ou a quarta fase da Revolução Industrial. Vemos o impulsionamento de ferramentas e soluções digitais, com tecnologias mais avançadas para monitoramento e facilitação da gestão nas indústrias e empresas ou mesmo máquinas autônomas e inteligentes. É a fase da disrupção digital.

Os impactos da Era Digital para a transformação digital dos processos

No âmbito da nova Revolução Industrial, vivemos o ciclo da transformação digital. O avanço da internet e da telefonia ajudou a digitalizar a sociedade, com a democratização da informação.

Contamos com várias tecnologias que poderiam parecer ficção há menos de duas décadas, indo desde a Internet das Coisas, que conecta os dispositivos físicos à rede, até a existência de ciborgues – as pessoas já podem ter membros robóticos.

As ferramentas da Era Digital são um passo muito grande na expansão de possibilidades para a prestação de serviços e os processos das empresas, como a melhora do monitoramento e análise de atividades. Softwares e plataformas permitem avaliar dados para gerar insights em tomadas de decisão e entender melhor os processos das empresas.

Até a medicina ganhou um novo contexto. Não só os gestores contam com alicerces para evoluir os cuidados com o paciente como o atendimento já pode ser aplicado à distância, com as novas possibilidades da telemedicina. Os cuidados com a saúde ganharam um upgrade muito importante que tendem a melhorar cada vez mais.

A evolução tecnológica trouxe também um novo cenário de empreendedorismo, com o crescimento de startups que surgem já pautadas em negócios digitais. E esses novos mercados mostraram a real necessidade de empresas tradicionais se renovarem, aderindo ao movimento de o que é transformação digital.

A linha do tempo da Revolução Industrial traz um direcionamento perfeito para compreender o conceito, mas há muito mais para aprender sobre a TD. Se você quer saber mais sobre como implantar essa mudança na cultura da sua empresa, entre em contato com os nossos consultores e acompanhe o blog para mais conteúdos como este!

A transformação digital na modelagem de processo

A modelagem de processo é uma prática que melhora resultados a partir de regras de negócios, permitindo a visualização dos caminhos que cada etapa pode seguir.

O modelo evoluiu bastante com o passar dos anos, saindo da total falta de atenção no acompanhamento para a atual disrupção, com soluções que facilitam a visibilidade das ações.

Na década de 1980, por exemplo, as empresas tinham um fluxo de trabalho extremamente manual e deixavam de olhar para os processos. Não havia uma preocupação em verificar o ciclo das tarefas ou os responsáveis pelos gargalos.

Conforme a tecnologia ganhou espaço no mercado, esse cenário passou por mudanças. Até o começo dos anos 2000, várias organizações já aplicavam técnicas de redesenho dos processos. Então, elas passaram a ver os processos de uma forma mais ampla, entendendo as tarefas executadas.

Mas como se deu essa mudança e como a transformação digital ajuda a evoluir a modelagem de processo? Vamos entender a seguir!

A influência da Administração Científica de Taylor nos processos

O avanço da tecnologia é um forte catalisador na evolução da forma de ver os processos, mas as teorias de vários autores também trazem a contribuição importância. Um dos grandes destaques é a proposta de Frederick W. Taylor, publicada em 1911.

Ele desenvolveu o conceito da Administração Científica, com uma série de métodos com o objetivo de gerar produção máxima com o mínimo custo. São 5 propostas centrais: planejamento, padronização, especialização, controle e remuneração.

As ideias apresentam um contexto que chegaria a beneficiar empresas em detrimento dos funcionários nas décadas seguintes, promovendo:

  • organização predefinida do trabalho, comparando-se a uma máquina;
  • subvalorização da qualificação dando lugar a tarefas repetitivas;
  • visão do salário como fator pouco relevante para a satisfação dos colaboradores;
  • administração fazendo a exploração dos funcionários em prol das empresas.

Apesar de prejudicial e alienador para a massa trabalhadora, o modelo de Taylor foi pioneiro para melhorar a organização da linha de produção. O interessante é que podemos enxergar parte dessas propostas no uso das tecnologias modernas nos processos, as quais são desenvolvidas para substituir o homem nas tarefas repetitivas.

O novo cenário da modelagem de processo

O avanço da tecnologia abriu espaço para o surgimento de soluções inovadoras de gestão, beneficiando a modelagem de processo. São ferramentas que mapeiam os processos dentro da empresa, gerando insights para entender o que funciona adequadamente e quais são os gargalos.

A metodologia do BPM é um exemplo para expandir a visão de negócios, mas já é possível apresentar algo mais complexo e completo. Ao pensar na criação de ferramentas para modelagem de processo, há necessidade de acompanhar mais de perto o que acontece em tempo real dentro do desenho do processo.

Para isso, o full-time equivalent (FTE) se mostra uma metodologia interessante. O método permite analisar o grau de envolvimento dos colaboradores nas ações e projetos do fluxo do processo, utilizando regras de negócio.

Assim, pode-se a entender a quantidade de pessoas necessárias para executar uma tarefa específica, permitindo organizar a demanda adequadamente. Esse tipo de solução proporciona um melhor desenho do processo para acompanhar as funções de cada funcionário e as necessidades de reestruturar os fluxos.

O FTE pode ser aplicado a novas plataformas inteligentes que permitem relacionar as atividades em execução no ecossistema às metas planejadas. A partir dos grandes volumes de dados gerados, a modelagem de processo moderna consegue então proporcionar insights mais precisos.

Smart Process: a solução para processos inteligentes

Ao observar as dores e dificuldades do mercado, a RedFox desenvolveu o Smart Process, uma plataforma avançada para a modelagem de processo. A solução traz ferramentas que ampliam a visão de negócios, facilitando a resolução de diversos problemas da gestão.

O desenho do processo proporciona uma visibilidade mais clara das metas e resultados, favorecendo a rastreabilidade. Isso porque gera transparência sobre quem inclui as informações no sistema e quando isso acontece.

A atualização pode ser acompanhada em tempo real, facilitando o controle das atividades. A partir do FTE, o usuário ganha acesso a insights para identificar as demandas de mão de obra e o esforço necessário na execução das tarefas.

Outro benefício é a integração de dados e sistemas, que ficam concentrados em um único lugar. Uma vez que todas as informações estão na plataforma, o gestor consegue estruturar o seu centro de controle operacional, executando uma gestão mais eficiente.

Essas são apenas algumas vantagens do Smart Process. Para saber mais sobre a solução e como ela pode evoluir a sua modelagem de processo, entre em contato com o team Red!

6 problemas causados pela falta de controle de processos

falta de controle de processos

De acordo com um relatório da KPMG de 2017, muitas empresas têm dificuldade para antecipar resultados . Segundo a pesquisa, apenas 21% dos projetos analisados entregavam benefícios consistentes. Aos demais, cabia problemas como a falta de controle de processos, uma característica que prejudica a identificação das falhas nas atividades do ecossistema corporativo.

Mesmo que cada setor tenha funções específicas, muitas vezes as tarefas se complementam, criando uma relação de interdependência entre as áreas. O trabalho de uma equipe, então impacta diretamente nos resultados da empresa como um todo.

Durante a nossa imersão no mercado, a RedFox identificou uma série de dificuldades comuns a empresas sem um modelo eficaz para melhorar o ecossistema de gestão das organizações.

A partir dessa expertise, selecionamos 6 problemas que podem ser resolvidos com uma solução apropriada para o controle de processos. Confira a seguir!

1. Falta de clareza nas atribuições das áreas

Quando os funcionários têm dificuldade de entender as tarefas, o processo pode travar ou atrasar, tomando mais tempo do que deveria. Esse problema ocorre com frequência em ambientes corporativos desordenados, onde as responsabilidades são confusas.

A falta de clareza acarreta em pessoas fazendo as tarefas que deveriam ser delegadas a outros funcionários e, ainda pior, sem o cuidado próprio do responsável por desempenhar a função. No contexto geral, a empresa acaba por desvalorizar o real potencial dos funcionários, deixando de tê-los nas funções mais adequadas para cada perfil.

Como consequência, os resultados perdem qualidade e estão sujeitos a erros. Isso atrasa as demais etapas do processo e o resultado final.

2. Sobreposição e duplicidade de funções

Além de confusão na execução de tarefas, a falta de controle de processos também pode gerar duplicidade, fazendo com que mais de uma pessoa realize a mesma atividade. Há casos em que esse contexto sequer é identificado pelos gestores.

É comum também o acúmulo de tarefas para um funcionário, enquanto outros que poderiam se ocupar de algumas dessas atividades apresentam ociosidade na cadeia do processo. A sobreposição de funções ou até mesmo nomenclaturas erradas de cargos são resultados desse contexto.

Quando a visão do ecossistema é clara, evita-se a perda de tempo com esse tipo de situação. O tempo dos funcionários é otimizado e os materiais criados são utilizados de maneira inteligente dentro dos processos interconectados.

3. Inexistência de funções vitais para o funcionamento da organização

A falta de visão para a necessidade de funções ausentes no processo é mais um resultado da gestão sem controle. Com isso, caímos novamente na situação em que funcionários realizam tarefas impróprias para o cargo, refletindo na baixa qualidade do produto/serviço.

Identificar gargalos referentes a cargos ausentes ajuda a criar ciclos mais inteligentes e com melhores rendimentos, inserindo os profissionais adequados para a realização das atividades em questão.

Com as ferramentas adequadas, o gestor tem melhor visibilidade dos organogramas de trabalho e pode readequar os processos para que as tarefas estejam nas mãos certas.

4. Elevado número de níveis hierárquicos

Em empresas de grande porte, há um elevado número de níveis hierárquicos, abrindo espaço para vários problemas. Para começar, quanto mais pessoas envolvidas no processo, a tendência é deixá-lo mais demorado e difícil de identificar as falhas, bem como os responsáveis pelo erro.

O resultado é um forte desentendimento entre áreas, que se responsabilizam entre si. Em vez de resolver a questão, os colaboradores perdem tempo em uma discussão para definir de quem é a culpa.

As falhas podem ser resultados de uma quebra de comunicação no meio do caminho ou do famoso telefone sem fio, onde as informações se perdem ou são deturpadas no trajeto. Isso inclui o uso de meios ineficientes de contato, como e-mails que chegam ao destinatário, mas não são lidos.

Esse contexto de fácil perda de informações facilita ainda a ação de colaboradores mal intencionados, com brecha para práticas ilícitas e corrupção no sistema.

5. Falta de integração na estrutura

Sem a visão de processos, o trabalho das áreas correlacionadas é feito de maneira desconexa. A falta de integração na estrutura do processo é um problema sério de gestão, porque leva a retrabalhos, perda de tempo, falha de comunicação e atrasos em tarefas, bem como a perda de informações.

6. Estrutura inadequada aos padrões

Sem um controle de processos adequado, a empresa pode até ter padrões predefinidos, porém as chances de eles não serem cumpridos são grandes. Esse contexto apresenta colaboradores executando tarefas de forma aleatória, contribuindo para resultados inconsistentes e cheios de falha.

A gerência se torna incapaz de resolver os problemas e agir frente aos erros de processo, porque perde a visibilidade sobre as tarefas. Os padrões se tornam meramente triviais, existindo apenas por uma questão de formalidade. Logo, o fluxo dos processos se torna confuso.

Se você se identifica com pelo menos uma parte dessas falhas no ecossistema da sua empresa, é porque realmente precisa melhorar a gestão. Para isso, precisa de ferramentas inteligentes que podem ajudar a desenhar, entender e controlar os processos, garantindo um  melhor gerenciamento e uma maior visibilidade das tarefas e melhora na comunicação.

Que tal conhecer o que o Smart Process tem a oferecer para a sua organização?

Como a falta de visão de processos afeta as regras de compliance nas empresas

visão de processos

Desde a criação das Leis Anticorrupção, as empresas passaram a ter mais cuidado com as regras de compliance, buscando aplicar uma série de normas para se adequarem às exigências. Nesse contexto, um dos principais desafios é combater a falta de visão de processos.

O papel do compliance é tornar transparentes as condutas éticas de atuação no mercado, garantindo que as etapas sejam executadas em conformidade. Essa necessidade sempre existiu, mas as leis fizeram com que as empresas procurassem mudar a postura frente às práticas. Assim, elas passaram a levar as regras mais a sério para melhorar os processos.

Para barrar ações e comportamentos duvidosos, os gestores precisam ter controle do fluxo das atividades, identificando as origens e os status das movimentações. Daí a necessidade de eliminar a falta de visão de processos.

Uma empresa precisa olhar para o que acontece dentro do ecossistema, ativando gatilhos e aplicando ferramentas que ajudem a ter controle. Do contrário, vai estar suscetível a riscos de compliance que podem trazer sérios problemas diante da lei.

Vários fatores influenciam nas ameaças para cada organização individualmente, como o setor de atuação, o formato de gestão ou até a concorrência. Porém, alguns são comuns a todo negócio. Confira a seguir quais são esses riscos relacionados à falta de visão de processos!

Exposição de dados

A maior preocupação nas empresas é a violação à privacidade dos dados. Esse problema pode vir de várias frentes, como ataques externos, espionagem e até ação de funcionários mal intencionados.

Para solucionar o problema, o governo chegou à criação da Lei Geral de Proteção de Dados, que exige uma readequação das empresas que utilizam informações confidenciais de clientes e usuários.

As tecnologias de segurança de dados podem ajudar a aplicar o compliance, mas as políticas internas também são necessárias. A instrução e o treinamento adequado dos funcionários são pontos que fortalecem o uso consciente das tecnologias e dos dados.

Fraudes e corrupção

Entram nos riscos de compliance os problemas de fraudes e corrupção, como lavagens e desvios de dinheiro. Essas ações são mais comuns nas grandes empresas com falta de visão de processos, já que a verificação e a identificação das ocorrências são mais difíceis de serem realizadas.

As regras de compliance pedem que haja um controle da execução de processos, barrando qualquer ação mal intencionada. Um ecossistema com maior rastreabilidade das atividades permite perceber atividades suspeitas, diminuindo esse tipo de ocorrência.

Sem visão de processos, a sua empresa pode até se envolver em investigações causadas por parceiros que deixam a questão de lado, abrindo espaço para fraudes nos negócios. Por isso, muitas empresas já exigem aos fornecedores o código de ética para fechar acordo.

Evasão fiscal

O controle dos processos também dificulta a ocorrência de evasão fiscal nas empresas. Embora esse seja muitas vezes um ato premeditado, pode surgir por falta de conhecimento e erros que passam despercebidos.

Os investidores principalmente precisam ter acesso aos dados completos de tributação. Assim, eles conseguem verificar a efetividade dos cálculos e ter mais visibilidade sobre eles.

Para isso, é fundamental que o processo seja transparente, para que as informações sejam acompanhadas com mais facilidade e acessíveis para um cálculo apropriado.

Para evitar a evasão fiscal, é importante realizar vendas sempre com notas, fazer pagamentos de funcionários de acordo com as normas e recolher os impostos.

Falta de foco nas estratégias

Mais um problema da falta de visão de processos é que as estratégias se tornam bagunçadas, com cada pessoa traçando a sua maneira de executar as tarefas sem um objetivo comum. Isso interfere na identificação das etapas e localização das informações.

Quando não há uma integração dos processos, há um problema para acompanhar o que cada pessoa deve fazer no fluxo ou mesmo identificar o que foi feito. Com isso, as informações usadas nas atividades podem estar desatualizadas, devido à falta de rastreabilidade para localizar os dados mais recentes.

Como se pode ver, deixar de lado as boas práticas na visão de processos traz alto potencial de risco para a sua empresa. Por isso, você precisa contar com tecnologias específicas para rastrear o fluxo das atividades.

O SmartProcess é a solução ideal para esse objetivo, com ferramentas que permitem acompanhar as informações e tarefas executadas. Converse com nossos especialistas e saiba mais sobre a evolução da gestão para ampliar a sua visão de processos!

Por que devo ter procedimentos operacionais na minha empresa?

Quando uma empresa não tem processos padronizados, ela perde o controle sobre as atividades que são executadas.Sem os procedimentos operacionais, uma série de problemas pode ocorrer, afetando diretamente os resultados.

Um dos instrumentos para resolver essa questão é o POP (Procedimento Operacional Padrão), documento com os métodos de execução das tarefas críticas dentro da organização. Ele contém a descrição e o passo a passo das atividades de cada processo, sendo muito usado em treinamentos e fluxos de produção.

O objetivo é padronizar as tarefas para garantir sempre os mesmos resultados na operação. Quando falta esse tipo de documentação em uma empresa, cada funcionário pode realizar as atividades de uma maneira diferente, contribuindo para fluxos desorganizados e resultados diferentes.

Pensando nisso, a RedFox desenvolveu o Smart Process, uma plataforma que ajuda a solucionar esses e outros problemas de uma empresa que não tem procedimentos operacionais padrões. Confira a seguir alguns problemas que ajudamos a resolver!

Desorganização dos processos

A ausência de um POP contribui para processos desorganizados na empresa. Cada funcionário executa as atividades de uma maneira diferente, podendo gerar ruídos de comunicação entre áreas, dificuldade em encontrar dados e problemas de continuidade nas tarefas.

Imagine ter que retomar o trabalho de outra pessoa e se deparar com dados desatualizados ou bagunçados. Só o fato de ter que se localizar no processo já toma bastante tempo, dificultando a produtividade.

No Smart Process, por exemplo, propomos regras de negócio que permitem realizar a padronização dos procedimentos operacionais, ajudando a manter o fluxo adequado dos processos na sua organização. Dessa forma, é possível chegar a uma menor variabilidade na execução e maior previsibilidade de resultados.

Demora no aprendizado de tarefas

Quando um funcionário é promovido ou entra em uma empresa, ele precisa receber treinamentos para executar as funções do cargo em questão. No processo de adaptação, ele pode ficar perdido ou confuso sobre como executar as atividades, precisando recorrer aos colegas e superiores.

Uma empresa que opera com procedimentos operacionais padronizados consegue gerar insumos para diminuir a curva de aprendizado e a pausa nas atividades no trabalho dos demais funcionários. 

Isso porque o colaborador conta com um documento de apoio apropriado para diminuir a dependência dos colegas. 

Essa é uma das propostas do Smart Process, que traz ferramentas de suporte digital para capacitações das atividades. Com a opção de vídeos tutoriais, há uma otimização nos processos e o colaborador pode se adaptar mais facilmente às novas tarefas.

Falta de treinamentos e readequação de equipe

Quando uma tarefa é executada fora do padrão por diversas vezes, isso pode significar a necessidade de avaliar o desempenho do colaborador e aplicar um retreinamento. No entanto, não ter procedimentos operacionais padronizados limita a visibilidade desse contexto.

O gestor fica sem clareza para identificar quando os funcionários estão fora da curva de excelência. Assim, perde a chance de alinhá-los no processo. Daí a importância de ferramentas para acompanhar e melhorar os procedimentos.

O Smart Process avalia a execução operacional e dispara notificações para alertar sobre a qualidade dos serviços, com gatilhos e insights para avaliar a importância de um retreinamento.

Isenção de responsabilidades

Quando há algum problema nos processos, é comum ver um cenário em que as pessoas fujam da culpa, acusando uns para os outros. A isenção de responsabilidade atrapalha na correção da questão, já que se torna difícil encontrar quem cometeu o deslize e como isso se sucedeu.

Porém, se a sua empresa tem um sistema para os procedimentos operacionais, os gestores conseguem controlar melhor as atividades e atrelá-las a colaboradores específicos.

Dessa forma, eles conseguem encontrar onde ocorrem os gargalos que precisam ser corrigidos ou contornados para seguir com o fluxo dos processos. A atribuição de responsabilidades leva a melhores resultados para alcançar as metas traçadas.

No Smart Process, cada tarefa é registrada individualmente, armazenando em sistema informações como o momento de inclusão da atividade e o usuário responsável pelo input. Assim, a solução permite eliminar a isenção de responsabilidades nos processos.

Relatórios inconsistentes

Entre um processo e outro, os gestores precisam criar relatórios sobre as atividades da equipe. Porém, essa tarefa pode ser complicada quando não há uma formalização de procedimentos operacionais para gerenciar o fluxo.

Nesse contexto, os colaboradores podem presumir que executam as tarefas adequadamente, quando na verdade deveriam realizá-las de outra maneira, por exemplo.

Isso pode levar a relatórios inconsistentes e com maior margem de erro. Logo, a aplicação dos POPs no processo se mostra essencial para garantir a qualidade dos dados apresentados e até a agilidade na produção desse material.

No dashboard gerencial do Smart Process, os gestores conseguem visualizar todas as ações executadas dentro do fluxo do sistema. Além disso, a solução gera relatórios automáticos a partir de gatilhos e ferramentas inteligentes, permitindo acesso em tempo real aos planos de ações e acompanhamento de metas.

Essas são só algumas das várias desvantagens no ecossistema de uma empresa sem formalização dos procedimentos operacionais que podem ser contornadas pelo Smart Process. Para evitar os problemas causados por esse cenário, entre em contato com o team Red e descubra todas as facilidades que a nossa solução inteligente de gestão de processos pode fazer pelo seu negócio!

O que é transformação digital e qual o impacto no seu negócio?

O que é transformação digital?

Você sabe o que é transformação digital? Muitas pessoas acreditam que ela é um bicho de 7 cabeças e tendem a confundi-la com digitalização. Na minha jornada como empreendedora, vejo que muito disso se deve à falta de compreensão sobre o termo.

A transformação digital é o processo pelo qual as empresas passam a resolver problemas complexos por meio da tecnologia. Nesse contexto, apesar da relevância da implantação de ferramentas digitais para alcançar resultados mais sustentáveis, é impossível atingir esse objetivo só com isso.

Ou seja: mais do que simplesmente aplicar tecnologia, acredito que transformação digital se trata de uma maneira de repensar os processos gerando valor para a organização, adequando-se às reais necessidades.

Se as soluções digitais não forem aplicadas com um objetivo de resolução de problemas, a transformação digital pode fracassar, já que deixa de suprir uma demanda específica. Por isso, saber com clareza o que é transformação digital e os benefícios dela é o primeiro passo para obter sucesso nas mudanças.

Quais vantagens a transformação digital traz para uma empresa?

A transformação digital se tornou sinônimo de diferenciação e vantagem competitiva. Com a melhoria dos processos a partir de tecnologia, uma empresa pode se destacar na oferta de melhores serviços, reforçando a imagem no mercado.

Mas os benefícios vão além. Tornar os processos ágeis, com foco no cliente, proporciona melhorias significativas, como:

1) impacto direto nas vendas – a melhor experiência para o cliente normalmente traz uma maior satisfação e este sentimento pode ser percebido diretamente no aumento das vendas, pois essa experiência tende a se tornar um diferencial competitivo diante dos demais concorrentes.

2) aumento da produtividade – a redução de processos operacionais manuais simplifica as atividades e trazem mais resultados, promovendo uma evolução do modelo de negócios;

3) redução de custos – a automação das atividades diminui a necessidade de pessoas nos processos, bem como traz a própria aceleração da produtividade, levando à economia de recursos.

Qual é o impacto da transformação digital na sua empresa?

A transformação digital precisa ser aplicada com objetivos muito claros e alinhada à estratégia da organização. Além disso, um fator de sucesso de extrema importância e que muitas vezes é negligenciado durante um processo de TD são as pessoas e a cultura da empresa.

Eu entendo que a cultura precisa estar muito alinhada com a estratégia da organização para que a TD funcione de maneira efetiva. Vemos muitas empresas fracassarem justamente por isso.

A melhor forma de incentivo é fazer com que as pessoas se tornem parte do processo de transformação e tenham voz ativa na sugestão para resolver problemas. Digo isso porque, muitas vezes, os executivos se esquecem de envolver o time operacional no desenho de uma nova solução.

Isso gera problemas enormes, desde a baixa adesão entre a equipe até uma falta de entendimento correto dos gargalos, o que leva à implantação de uma ferramenta que não elimina de fato as dores da empresa.

As áreas devem funcionar juntas para que todos os processos funcionem da maneira correta. Então, se você inserir uma tecnologia de maneira isolada em um departamento sem olhar o impacto que aquilo pode gerar nos demais, vai dar um tiro no pé.

Há muitos casos que buscam aplicar a tecnologia em cima dos processos atuais, sem olhar como eles podem ser melhorados. Nesse caso, a empresa não está fazendo TD, mas sim digitalização. Este é um erro muito comum nas grandes organizações.

Então como aplicar a transformação digital corretamente?

Se você considerar o cenário que eu desenhei até aqui sobre o que é transformação digital, já tem uma boa margem para aplicá-la na sua empresa. Mas eu enxergo 3 alavancas fundamentais para as ações:

1) melhoria da experiência do cliente – as ferramentas de UX ajudam a proporcionar mais conforto e qualidade na forma como o público interage com um produto;

2) desenvolvimento de soluções – elas precisam ser criadas de forma que realmente gerem novas linhas de receitas, tendo um propósito dentro da organização ;

3) e melhoria de processos – as mudanças devem fazer sentido para a evolução do trabalho e da produtividade, resolvendo problemas que a equipe tem dificuldade em lidar.

Ao atuar nessas frentes, uma empresa tem mais chances de aumentar o potencial de competitividade e aplicar uma transformação digital com sucesso. Agora que você já sabe o que é transformação digital, vamos conversar sobre as necessidades da sua empresa?

*Artigo originalmente escrito para o Linkedin por Isabela Abreu.t

Conheça os usos e aplicações do big data na saúde

big data na saúde

O big data na saúde apresenta um grande impacto na precisão das tomadas de decisão dos centros médicos. Isso porque contribui no diagnóstico, na prevenção e no tratamento de doenças, além de viabilizar a redução de custos para o hospital.

O cruzamento de informações melhora, por exemplo, o acompanhamento e monitoramento do paciente. A razão disso é a oportunidade de oferecer serviços mais dinâmicos, ágeis e de qualidade partindo de insights na execução das atividades. Com isso, os resultados das instituições médicas são potencializados.

Para entender melhor o uso do big data na saúde, separamos uma lista com as principais aplicações e exemplos práticos no mercado. Confira a seguir!

Análise preditiva

O big data abre caminho para melhorar a precisão de ações dentro da área médica a partir de uma análise preditiva. O cruzamento de informações gera insights que direcionam várias previsões: custos, necessidade de equipamentos e medicamentos, prescrições clínicas, taxa de ocupação dos leitos etc.

Com dados para identificar as necessidades internas, os gestores conseguem definir as prioridades na instituição e no cuidado dos pacientes, realizando tomadas de decisão mais assertivas e eficazes.

Essa aplicação do big data na saúde já é vista no mercado, como no caso da Optum Labs. O centro de pesquisas americano aposta na solução para desenvolver uma medicina mais personalizada e analisar padrões nas informações demográficas.

Precisão de diagnósticos

O big data aumenta muito a precisão dos diagnósticos clínicos e laboratoriais. O cruzamento dos dados permite chegar a conclusões mais eficientes em relação ao estado do paciente, ainda nos estágios iniciais das doenças.

A partir das informações, o paciente recebe tratamentos mais eficazes, com maiores chances de cura. Um exemplo surpreendente é o serviço realizado pela chinesa Ping An Good Doctor. A empresa começou a implementar clínicas totalmente automatizadas – literalmente sem funcionários – que usa inteligência artificial para investigar sintomas e realizar diagnósticos em apenas 1 minuto.

Pesquisas e estudos médicos

Os dados capturados pelo big data ampliam a efetividade de pesquisas e análises sobre o comportamento de doenças no organismo. Eles ajudam a encontrar soluções para tratar pacientes, aumentando as chances de cura.

É o que tem acontecido com o câncer, já que vários projetos começaram a usar a tecnologia para analisar diferentes tipos do problema. A combinação de registros de pacientes com amostras de biópsias ajuda a analisar o comportamento das mutações em resposta aos tratamentos, revelando tendências para os melhores resultados.

Um exemplo interessante é o incentivo do National Cancer Instituite (NCI), nos Estados Unidos, para programas de aceleramento das pesquisas que usam a tecnologia.

Pesquisas de satisfação

A avaliação do atendimento é muito importante para clínicas, laboratórios e hospitais entenderem a percepção dos pacientes sobre os serviços prestados. A partir das respostas inseridas em formulários de pesquisas, o big data pode cruzar os dados para identificar formas de melhorias no sistema.

Dessa maneira, é possível identificar as estratégias mais eficazes para suprir a demanda e, novamente, entender as melhores tomadas de decisão para aperfeiçoar a gestão.

Redução de custos

O cruzamento de dados impacta diretamente na redução de custos em qualquer processo, tomando como base a análise preditiva. Ao entender os gargalos e problemas que interferem nas finanças da instituição, é possível tomar medidas para economizar ou fazer melhores investimentos.

Um case aqui na RedFox é o Simulador Comercial, produto que desenvolvemos para o Grupo Dasa para aperfeiçoamento de contratos. O big data aparece no uso de algoritmos inteligentes que ajudam a corrigir erros aplicados nas negociações e reduzir glosas.

Essas são algumas das aplicações mais comuns do big data na saúde, mas essa tecnologia pode fazer muito mais, como parte de um contexto maior da inteligência artificial. Confira também o poder da IA na elaboração dos diagnósticos.