A falta de controle de processos é uma característica que prejudica a identificação das falhas nas atividades do ecossistema corporativo.

Mesmo que cada setor tenha funções específicas, muitas vezes as tarefas se complementam, criando uma relação de interdependência entre as áreas. O trabalho de uma equipe, então impacta diretamente nos resultados da empresa como um todo.

Durante a nossa imersão no mercado, identificamos uma série de dificuldades comuns às empresas sem um modelo eficaz para melhorar o ecossistema de gestão das organizações.

Por isso, selecionamos 6 problemas que podem ser resolvidos com uma solução apropriada para o controle de processos. Confira a seguir!

1. Falta de clareza nas atribuições das áreas

Quando os funcionários têm dificuldade de entender as tarefas, o processo pode travar ou atrasar, tomando mais tempo do que deveria. Esse problema ocorre com frequência em ambientes corporativos desordenados, onde as responsabilidades são confusas.

A falta de clareza nos processos acarreta em problemas de controle e pessoas fazendo as tarefas que deveriam ser delegadas a outros funcionários. Ou ainda pior, sem o cuidado próprio do responsável por desempenhar a função.

Dessa forma, a empresa acaba por desvalorizar o real potencial dos funcionários, deixando de tê-los nas funções mais adequadas para cada perfil.

Como resultado, os processos perdem qualidade e estão sujeitos a erros. Isso atrasa as demais etapas do processo e o resultado final. Na era da transformação digital, a realização dos processos precisa ser ágil e eficiente.

2. Sobreposição e duplicidade de funções

Além de confusão na execução de tarefas, a falta de controle de processos também pode gerar duplicidade, fazendo com que mais de uma pessoa realize a mesma atividade. Há casos em que esse contexto sequer é identificado pelos gestores.

É comum também o acúmulo de tarefas para um funcionário, enquanto outros que poderiam se ocupar de algumas dessas atividades apresentam ociosidade na cadeia do processo. A sobreposição de funções ou até mesmo nomenclaturas erradas de cargos são resultados desse contexto.

Quando a visão do ecossistema é clara, evita-se a perda de tempo com esse tipo de situação. O tempo dos funcionários é otimizado e os materiais criados são utilizados de maneira inteligente dentro dos processos interconectados.

 

3. Inexistência de funções vitais para o funcionamento da organização

A falta de visão para a necessidade de funções ausentes nos processos é mais um resultado da gestão sem controle. Com isso, caímos novamente na situação em que funcionários realizam tarefas impróprias para o cargo, refletindo na baixa qualidade do produto/serviço.

Identificar gargalos referentes a cargos ausentes ajuda a criar ciclos mais inteligentes e com melhores rendimentos, inserindo os profissionais adequados para a realização das atividades em questão.

Com as ferramentas adequadas, o gestor tem melhor visibilidade dos organogramas de trabalho e pode readequar os processos para que as tarefas estejam nas mãos certas.

4. Elevado número de níveis hierárquicos

Em empresas de grande porte, há um elevado número de níveis hierárquicos, abrindo espaço para vários problemas. Para começar, quanto mais pessoas envolvidas nos processos, a tendência é deixá-lo mais demorado e burocrático, dificultando o controle, a identificação de erros e a identificação de responsáveis pelos erros.

O resultado é um forte desentendimento entre áreas, que se responsabilizam entre si. Em vez de resolver a questão, os colaboradores perdem tempo em uma discussão para definir de quem é a culpa.

As falhas podem ser resultados de uma quebra de comunicação no meio do caminho ou do famoso telefone sem fio, onde as informações se perdem ou são deturpadas no trajeto. Isso inclui o uso de meios ineficientes de contato, como e-mails que chegam ao destinatário, mas não são lidos.

Esse contexto de fácil perda de informações facilita ainda a ação de colaboradores mal intencionados, com brecha para práticas ilícitas e corrupção no sistema.

5. Falta de integração na estrutura

Sem a visão de processos, o trabalho das áreas correlacionadas é feito de maneira desconexa. A falta de integração na estrutura do processo é um problema sério de gestão, porque leva a retrabalhos, perda de tempo, falha de comunicação e atrasos em tarefas, bem como a perda de informações.

6. Estrutura inadequada aos padrões

Sem um controle de processos adequado, a empresa pode até ter padrões predefinidos, porém as chances de eles não serem cumpridos são grandes. Esse contexto apresenta colaboradores executando tarefas de forma aleatória, contribuindo para resultados inconsistentes e cheios de falha.

A gerência se torna incapaz de resolver os problemas e agir frente aos erros de processo, porque perde a visibilidade sobre as tarefas. Os padrões se tornam meramente triviais, existindo apenas por uma questão de formalidade. Logo, o fluxo dos processos se torna confuso.

Se você se identifica com pelo menos uma parte dessas falhas no ecossistema da sua empresa, é porque realmente precisa melhorar a gestão. Para isso, precisa de ferramentas inteligentes que podem ajudar a desenhar, entender e controlar os processos, garantindo um  melhor gerenciamento e uma maior visibilidade das tarefas e melhora na comunicação.

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