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Como Aumentar a Produtividade do Meu Time Automatizando Processos Manuais

Descubra como a incorporação de tecnologias de automação na sua empresa pode ajudar seus colaboradores a produzirem mais, com ganhos em satisfação e qualidade nas entregas.

Mercados cada vez mais exigentes e concorrências cada vez maiores e mais acirradas criam a necessidade das empresas se modernizarem e investirem em processos mais rápidos, eficientes e de melhor qualidade. 

Nesse cenário, a automação de processos é a escolha de muitas empresas, sejam elas do setor industrial, comercial ou de serviços. 

Automatizar processos consiste na otimização através da substituição de trabalho manual pelo uso de máquinas e tecnologias da informação, capazes de entregar mais agilidade e melhor performance de resultados. 

A necessidade de automação no setor industrial já é bem clara. Não há mais quem conteste o fato de que o modelo industrial depende de máquinas e robôs para ser capaz de suprir em escala as demandas do mercado. 

Mas não é só para a indústria que a automação pode servir. Empresas dos setores de comércio e serviços têm se beneficiado muito dessas tecnologias e a tendência é que cada vez mais delas descubram os benefícios potenciais da automação de processos e iniciem também este processo. 

Um dos principais benefícios que as empresas podem conseguir com processos digitais é o aumento de sua produtividade. 

Otimizando processos

A automação permite otimização dos processos da sua empresa, trazendo mais eficiência e agilidade. 

Com o uso de máquinas e softwares para realizar tarefas do dia a dia, os processos são concluídos de forma mais rápida, porque os sistemas são capazes de processar um volume maior de dados em menos tempo do que pessoas. 

Além disso, os colaboradores, livres de tarefas repetitivas e burocráticas, ganham mais tempo para dedicarem-se à tarefas de maior valor agregado. Ficam mais satisfeitos e também produzem mais. 

Essa otimização vem também com a padronização proporcionada pelas ferramentas, que garantem que os processos serão realizados sempre da mesma forma e com a mesma qualidade todas as vezes, oferecendo mais segurança. 

Softwares de automação são facilmente auditáveis, pois garantem ampla visão da execução dos processos. Permitem também análises mais assertivas e maior precisão na medida do tempo gasto para completar as tarefas, resultando em melhor previsibilidade e definição de prazos. 

Começando a mudança

Não é novidade que fazer o controle de informações da sua empresa em papel, ou mesmo em Excel, já não é mais suficiente. 

Mas, quando a mera menção de inserção de tecnologia, digitalização e automação de processos vira uma dor de cabeça ou um arrepio na espinha para alguns gestores, é preciso mostrar que não precisa ser assim. 

Se a sua empresa ainda utiliza papel e caneta, não é necessário que, de uma hora para outra, passe a utilizar o que há de mais novo em inteligência artificial, por exemplo. 

A mudança deve ser estratégica e criteriosa, pensando no que faz sentido para a sua empresa e para os seus colaboradores. Os custos da mudança também devem ser avaliados. 

A automação não precisa ser um processo extremamente caro, que acaba assustando e inviabilizando a mudança. 

O mercado de tecnologia oferece soluções das mais diversas, voltadas para setores e demandas específicas. Basta pesquisar quais são as melhores opções para o momento atual do seu negócio. 

 Exemplo de automação

Você pode descobrir, por exemplo, que uma solução em um software de ERP (Planejamento de Recursos da Empresa), para integrar e gerenciar todos os recursos da empresa, como compras, fluxo de caixa, estoque, faturamento diário e balanço contábil, já pode fazer uma diferença enorme para o seu negócio. 

Outra ferramenta simples, de extrema importância para as áreas de marketing, vendas e suporte, são as soluções de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Elas permitem o cadastro e registro de informações sobre os clientes, trazendo uma integração e centralização de informações que torna mais fácil a gestão do relacionamento com os clientes da empresa. 

O atendimento ao cliente também tem muito a ganhar com a automação. Os consumidores, cada vez mais, exigem soluções rápidas para as suas dores. Por isso, destacam-se as empresas que conseguem dar as respostas mais ágeis e eficientes. 

Com atendimento automatizado por chatbots, as respostas chegam ao cliente quase que instantaneamente, aumentando a sua satisfação com a marca. Sua equipe de suporte fica menos sobrecarregada, pois deixa de precisar atender às questões mais pontuais, podendo dedicar-se aos atendimentos que exijam mais atenção e cuidado humano.  

Para o setor de serviços, soluções robustas de controle de agendas e escalas podem ter grande impacto na organização da rotina de trabalho. 

Relatórios, pagamentos, procedimentos financeiros, disparos de e-mails, banco de dados e até mesmo a produtividade são exemplos de processos que podem também ser automatizados.

Com tantas possibilidades, cada uma delas com diversas opções de soluções de diferentes alcances, funcionalidades e preços, é preciso fazer uma análise cuidadosa sobre quais farão mais sentido e quais trarão maior valor ao negócio. 

Automatizando a produtividade

Além de softwares para gerenciamento de processos e projetos, é possível encontrar soluções para gerenciar também os recursos humanos da sua empresa. 

De gestão de férias e horários à gestão de reuniões, projetos e tempo, a tecnologia está disponível para ajudar as suas equipes a se organizarem melhor e produzirem mais e com melhor qualidade. 

Muito se tem a ganhar também com a adoção de metodologias ágeis como forma de organização de tarefas e entregas dos seus colaboradores.  

Automatizar processos permite dar aos seus colaboradores mais tempo para se dedicarem às atividades que realmente importam. Assim, podem se engajar mais no cumprimento de suas metas, gerando valor para a empresa e fazendo os negócios prosperarem. 

Com tantos benefícios e tantas opções, para os mais diversos tamanhos e tipos de empresa, fica difícil continuar justificando a não incorporação de processos automatizados no dia a dia do seu negócio. 

Cada vez fica mais claro que o mundo já é digital e que não é mais possível continuarmos nos apoiando em processos antigos e analógicos. 

Para garantir a competitividade e a sobrevivência da sua empresa, é preciso começar uma grande mudança na qual a tecnologia, com certeza, deve fazer parte. 

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